- Pérdida de información, seguridad, flexibilidad, historial y tres inconvenientes de seguir utilizando hojas de cálculo para gestionar proyectos.
- La herramienta que utilicemos para gestionar nuestra planificación es determinante en el éxito o fracaso del mismo
Porque el cambio es importante y más cuando estamos hablando de nuestro trabajo. Por eso a veces, hay momentos en los que replantearse ciertos hábitos que quizás estén perjudicando la salud de nuestro proyecto. ¿Durante cuánto tiempo llevamos utilizando hojas de cálculo para gestionar proyectos? Algunos podrían decir que nunca las han usado para gestionar las actividades de su trabajo porque precisamente son idóneas para fórmulas numéricas que por eso se denominan de cálculo, pero muchos otros sí que estarán de acuerdo en que la mayor parte de sus proyectos los han gestionado con ellas.
Este tipo de herramientas son perfectas para el procesamiento de cifras, estadísticas o cálculos matemáticos más complejos, pero son incapaces de adaptarse de la misma manera a un flujo de trabajo complicado, con numerosos recursos repartidos en multitud de actividades adversas, cuya cualidad más amable es la improvisación. Y es que utilizar hojas de cálculo para gestionar proyectos es cosa del pasado. Si queremos competir en este mercado tan saturado, tendremos que hacerlo con las mismas herramientas que las de nuestros rivales más feroces. Sólo así aspiraremos a mirarles desde el retrovisor.
Es oportuno y justo que antes intentemos comprender el porqué de su masiva utilización. Por ello, nos pondremos los zapatos del responsable que utiliza hojas de cálculo para gestionar proyectos . Existen populares software incorporados en la mayoría de ordenadores de los colaboradores. Cierto. Y quizás sea esa una de las razones por las que tantas empresas siguen haciendo uso de ellos: por su amplia compatibilidad con varios sistemas operativos. Otra razón podría ser el desconocimiento de nuevas herramientas diseñadas especialmente para este tipo de gestión. Sin embargo, ¿se puede llegar a considerar realmente que estas dos explicaciones tienen el peso suficiente como para volver a ponernos la venda en los ojos y seguir utilizando hojas de cálculo? Las consecuencias de su uso pueden ser devastadoras, y más cuando nos damos cuenta de todo lo que estamos perdiendo.
Como una de las responsabilidades más importantes de todo gestor es estar al tanto de los costes de oportunidad, veremos cada uno de los costes que perjudican seriamente la salud de nuestros proyectos cuando utilizamos hojas de cálculo para gestionar proyectos.
- Coste de información. Cuando se combina información con cálculos o fórmulas complejas, el riesgo de perder datos importantes para el funcionamiento del proyecto es grande. Por este motivo, las hojas de cálculo ponen el riesgo, no sólo la planificación del project manager, sino el trabajo de todo el equipo realizado hasta el momento. Las probabilidades de fracaso aumentan si además el análisis del mismo depende del documento donde también diseñamos nuestro flujo de trabajo.
- Coste de seguridad. No todas las personas deberían acceder a todas las áreas del proyecto. Los miembros del equipo son factor humano, humanos que cometen errores de humanos e inevitables. Por ello, es esencial para la seguridad de clientes, proveedores, proyectos, empresa y personal implicado, que la información esté ligada al responsable y especialista en gestionarla. Y eso se puede lograr con gestores de proyecto como Sinnaps, donde queda claro cuáles son los permisos y roles de cada uno de los miembros. Si aun así, el gestor considera oportuno habilitar a una persona podrá hacerlo de manera sencilla e intuitiva.
- Coste de comunicación, cooperación y, en definitiva, trabajo en equipo. Al usar hojas de cálculo damos de lado uno de los pilares más importantes de todo proyecto en común: la participación y colaboración de todas las personas implicadas. Este tipo de cooperación laboral se puede extender hasta varios años, dependiendo la longevidad del proyecto. Por eso, durante este tiempo es normal que se modifiquen recursos, se cambien objetivos, se combinen factores, etc. Todos estos cambios evolucionan satisfactoriamente gracias a una comunicación libre pero organizada. La comodidad del equipo humano es importante. Sin embargo, lo que más puede llegar a justificar el uso de una adecuada comunicación es que ponemos en juego el éxito de nuestro proyecto.
- Coste de flexibilidad. A colación con el anterior punto, cuando trabajamos inmersos en un proyecto, éste cobra vida. Y como tal, crece, se transforma, se complica y se resuelve en muchos de los casos. Es lo que llamamos evolución, una transformación que se da para y por el bien del trabajo realizado y del esfuerzo que queda por hacer. Los esquemas estáticos de las hojas de cálculo no disponen de mecanismos apropiados para darle forma y moldearlo para lograr un resultado verdaderamente eficiente.
Una planificación incorrecta, que no atienda a los imprevistos, puede llevar el proyecto al fracaso. Más cuando se trata de proyectos complejos, donde el project manager no es consciente —ni tiene por qué serlo— de todas las interdependencias entre las actividades. De hecho, los errores humanos relativos a planificar los imprevistos son los que mayores estragos. Las herramientas diseñadas para gestionar proyectos hacen que el trabajo valga la pena. De esta manera, los colaboradores podrán dedicarse a trabajar en las áreas que más requieran de sus esfuerzos, mientras tienen la planificación segura.
- Coste de historial de movimientos. ¿Qué ocurre con los cambios provocados por esos imprevistos? ¿Cómo podremos revisar aquella primera versión de nuestra planificación? ¿Nos tocará guardar y guardar tantos borradores como pequeñas modificaciones haya? Lo más fácil es que perdamos por el camino información que podría ser crucial para el buen funcionamiento del proyecto.
Además, el histórico del proyecto es crucial para aprender de los errores y éxitos. Con él, implementaremos una cultura de mejora continua de nuestros procesos. Sin un histórico no podemos optimizar nuestros procesos para reutilizarlos. Se trata del know-how de la empresa, básico para evolucionar y mejorar cada día.
- Coste de rastreo de documentos. Un proyecto está formado por multitud de ramificaciones que a su vez están formadas por una amplia información, muy compleja de gestionar a través de una hoja de cálculo. Las características de un sólo recurso son de por sí especiales, si además se utiliza este elemento en diversas actividades y proyectos al mismo tiempo —circunstancia, por cierto, bastante común. ¿Cómo rastreamos en este caso su uso? Podemos hacerlo con las hojas de cálculo, pero el índice de error y el tiempo perdido pueden dañar gravemente nuestro trabajo.
- Coste de tiempo. Lo que nos lleva a hablar de tiempo. Y es que no hay mucho más qué decir de él. Se trata del recurso por excelencia que nadie puede modificar, pero sí gestionar y optimizar. Sinnaps, por ejemplo, dispone de una herramienta muy adecuada para calcular automáticamente —gracias a las técnicas PERT y CPM— un flujo de trabajo realista, en el que podremos ver fácilmente si el recurso asignado a una actividad será capaz de ser eficiente o no. Se puede compensar su trabajo y programar el transcurso de esa actividad en otro momento con menos volumen de trabajo. El tiempo se aprovecha, se optimiza y se gestiona de una manera inteligente y automática. ¿Puede hacerlo la hoja de cálculo?
Las hojas de cálculo disponen de una amplia gama de posibilidades para trabajar con cuadros de mando, cálculo de estadísticas o como procesadores de datos. Pero cuando utilizamos hojas de cálculo para gestionar proyectos estamos conjugando factores humanos y materiales y las probabilidades de fracaso aumentan considerablemente. Por el contrario esto no ocurre con un gestor de proyectos, diseñado para ser flexible gestionar la incertidumbre. Capaz de gestionar datos y también personas.
