Dependiendo de la complejidad de tus proyectos, puede pasar que las actividades sean por sí solas tan complicadas que tengas que gestionarlas como proyectos independientes.
Sinnaps permite gestionar proyectos dependientes entre sí como si fueran actividades de un mismo proyecto. Así podemos gestionar proyectos a un nivel estratégico y a la vez, gestionar cada una de esas actividades a un nivel más detallado, como proyectos independientes.
Y es que, son muchos los Project Managers que gestionan varios proyectos dependientes entre sí. Con esta funcionalidad, puedes vincular actividades a proyectos. Lo que quiere decir que el proyecto vinculado se iniciará y terminará dentro del plazo de la actividad. Además, los costes del proyecto se sumarán automáticamente al total de la actividad, ya que funcionan como un recurso más de la misma.
¿Dónde hacerlo en la app? Muy fácil, en el panel de actividad:
Esta acción debe ser realizada por el responsable del proyecto en el que esté planificada la actividad. Sin embargo, no hace falta que sea también responsable de los demás proyectos a los que quiere vincular su actividad.
De modo que, es importante que sepas que cuando vinculas una actividad a un proyecto:
— La duración del proyecto vinculado debe ser igual o menor al de la actividad.
— Las fechas de inicio y fin del proyecto vinculado tienen que estar dentro del periodo en el que esté planificada la actividad.
— Si alguno de estos dos primeros requisitos no cumple, Sinnaps te avisará con el siguiente mensaje:
— Los costes totales del proyecto vinculado, ya sean planificados como imputados, se sumarán automáticamente a los costes totales de la actividad.
— El proyecto vinculado funcionará como un recurso más de la actividad. De hecho, al vincular un proyecto, Sinnaps creará un nuevo recurso con el nombre y el valor total del proyecto vinculado. De ésta manera, podremos repercutir en el coste del proyecto vinculado.
— Es importante que sepas estas dos últimas características del funcionamiento de esta posibilidad, ya que puede ocurrir que no conozcas por qué el balance de esa actividad sale en negativo. Quizás sea porque hay un proyecto vinculado en ella, con unos costes. Para que esto no ocurra, Sinnaps informa en el panel de la actividad que un proyecto está enlazado con ella.
Ahora, ¿cuándo convertir una actividad en un proyecto? Exponemos 3 casos en los que podrías hacerlo, por si te sientes reflejado. 😉
1. Cuando el proyecto al que vincula la actividad tenga un presupuesto cerrado y unos objetivos muy definidos. Ya que las modificaciones que realices en el proyecto, repercuten directamente a la actividad planificado en el otro.
Aun así, cada cambio que realices en el proyecto vinculado, Sinnaps te avisará de que modificará también especificaciones de la actividad.
2. Cuando gestiones una empresa con distintos departamentos. Es un ejemplo, en el que podrías convertir actividades en proyectos. El gerente de la empresa tiene controlado todos los departamentos en un sólo proyecto, si cada una de las actividades es un proyecto por sí mismo con varios equipos de trabajo. Pero, ¡cuidado! es aconsejable que sea una empresa pequeña, con sólo dos niveles jerárquicos. Si la empresa es mayor, es mejor que cada departamento tenga su propio proyecto.
3. Cuando planifiques actividades con muchas sub-tareas y tengas que asignar a personas de tu equipo en cada una de ellas. En este caso, tendrás una planificación más completa si vinculas proyectos a esa actividad, ya que podrás subdividirla mejor.
