10 trucos para tener reuniones eficaces

¿Son tus reuniones efectivas? Una delgada línea separa la pérdida de tiempo de la productividad del equipo.

Gestión incorrecta del correo electrónico, desplazamientos innecesarios, redes sociales, planificación irreal de trabajo superfluo, teléfono, demasiado ruido, multitarea, etc. Los agentes que irrumpen en nuestra productividad diaria son múltiples y de todos los colores y tamaños. Tardamos diez minutos en recuperar la concentración tras una interrupción.

Luego están las reuniones. Aquellos espacios temporales que nos hacen perder tanto tiempo. ¿Será porque nos encanta hablar? Por un motivo u otro, no sabríamos decir exactamente cuánto tiempo no previsto gastamos en nuestras reuniones. Mejor, ni calcularlo.

Y es que las reuniones son uno de los focos infecciosos en el que más enfermedades atraen a la productividad. Sin embargo, si se hace bien puede ser la medicina más efectiva para la efectividad. Por eso, conviene tener en cuenta algunos de estos trucos para llevar a cabo reuniones efectivas.

1. Hábito y regularidad. La periodicidad de ciertas reuniones es fundamental para crear una cultura de reunión sana.

2. Agenda de temas y puntos a tratar en la reunión. Se parte de un objetivo claro para conseguir y de ahí se establecen prioridades. Serán los puntos que debamos ir tratando con respecto a una prioridad definida, y siguiendo siempre una dirección a nuestro objetivo principal.

3. Convocatoria precisa y útil de asistentes. La organización de una persona o moderador que lleve un control en la reunión es clave. Si no, la responsabilidad de la misma se disipa.

4. Inculcar la puntualidad. ¿Cuántas veces hemos pensado: «voy a llegar un poco más tarde porque siempre me toca esperar»?

5. Acta para llevar un control de lo acordado en reuniones anteriores y evitar así el efecto marmota.

6. Evaluación del equipo de trabajo. Normalmente este tipo de evaluaciones las organizan personas externas a la organización, como pueda ser un coach o mentor.

7. Promover la participación. Existen técnicas para fomentar que todo el equipo se involucre.

8. Terminar a la hora acordada. Sólo así se fomentará el respeto y la puntualidad de todos. No es fácil, pero si seguimos una planificación propia con los puntos bien ordenador a tratar, estaremos más cerca de lograrlo.

9. Programar reuniones breves y directas, con el fin de mantener el capital intelectual de los asistentes despierto y en forma.

10. No convocar reuniones innecesarias. Se debe realizar una evaluación previa realista de si hace falta o no llevar a cabo una reunión. Tenemos que tener en cuenta, que si el objetivo a conseguir se puede tratar a través de otras maneras, podría ser conveniente seguirlas. De esta manera logramos dos cosas importantes: primero, no tener parada a personas poco influyentes en la decisión a trabajar; y segundo, no conseguir que las propuestas de los involucrados sean más efectivas y estudiadas si se hace por ejemplo gracias a herramientas de gestión online, que incorporan chats en sus actividades planificadas.

Además, si trabajamos en entornos online con equipos de trabajo dispersos, conviene seguir otras consideraciones. Una situación cada vez más frecuente.

Aun así, debemos considerar que si lo que queremos es fomentar la creatividad, la reunión se convierte en un utensilio magnífico para establecer una sinergia estupenda entre todas las mentes pensantes de la sala.