«La rapidez, que es una virtud, engendra un vicio, que es la prisa»—Gregorio Marañón.
Uno de los grandes de rompecabezas. Priorizar las tareas de un proyecto no suele ser un camino fácil, y más si consideramos que cada cual interpreta de una forma distinta los métodos más sencillos.
Priorizar tareas: ¿existe la verdadera solución cuando todo es importane?
Separa lo importante de lo urgente, divide los proyectos en pequeñas metas, aléjate de la multitarea, sé realista con los tiempos de duración de las actividades, ten en cuenta el esfuerzo de los colaboradores, etc. Circulan por la red multitud de consejos para ser lo más eficiente y productivo posible. Los leemos, los apuntamos pero llega el momento de aplicarlos y el mecanismo falla por algún motivo que desconocemos. ¿Hay solución o se trata de una enfermedad crónica? Por suerte sí, hay solución.
Existe un secreto a voces para priorizar con éxito tus tareas: pon fecha límite de entrega, teniendo en cuenta la oficial como la personal, un margen de tiempo que permitirá realizar las correcciones pertinentes y rematar tareas imperfectas. Sin embargo, puede ocurrir que esto ya lo estemos haciendo y no nos del resultado que nos gustaría. Al fin y al cabo somos seres de costumbres. La mente funciona así, se adapta rápidamente a los trucos, que dejan de ser útiles. No la podemos engañar fácilmente.
Para ello, concurren en el mercado herramientas de gestión inteligentes que verdaderamente encaminan el proyecto hacia el éxito. Un ejemplo de ello es Sinnaps, que tiene en cuenta estos fallos humanos. Están diseñadas para que no sólo se planifique, sino que se cumpla con los plazos de la planificación. Y es que muchos Project Manager sufren el síndrome de la ‘planificación ignorada’. Lo que da lugar a múltiples modificaciones para procrastinar tareas.
En el caso de nuestra aplicación gratuita de gestión de proyectos, son varios los servicios que ofrece para paliar el clásico problema de la priorización efectiva. Planificación automática, flexible y optimizada para aprovechar todo el tiempo posible nuestra inversión, sistema interno para una fluida comunicación, sistema de alertas que tiene en cuenta cada modificación y usuario, visualización de compensación del esfuerzo empleado por cada colaborador y recurso utilizado, evaluación y asesoramiento continúo, etc. Vayamos por partes.
Gracias a la tecnología innovadora de software que combinan técnicas PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method), y lo muestran fácilmente en un diagrama de Gantt, podemos solucionar nuestra enfermedad que creíamos crónica. En concreto, con Sinnaps priorizamos con…
…una planificación flexible y objetiva. Cuando planificamos un proyecto, lo que estamos haciendo en realidad es dar solución a una responsabilidad planteada: la entrega con éxito de un objetivo marcado. El cómo será nuestra tarea y sólo nosotros sabremos llevarla a cabo. Como en muchos aspectos de nuestra vida tanto laboral como personal, diseñamos una estrategia para conseguir lo que queremos.
En el inicio de un proceso, podemos dar prioridad a una tarea que más adelante descartamos como prioritaria, lo que significa que el proyecto está vivo. El cambio es bueno si es para mejor. Por ello, resulta fundamental trabajar con una planificación que tenga en cuenta cada imprevisto y modificación durante su ejecución.
Con herramientas como Sinnaps, se pueden obtener soluciones o flujos de trabajo, en este caso, óptimos. Se podría decir que prioriza automáticamente, gracias a la interrelación de tareas, los recursos empleados en ellas y la duración que estimemos adecuada para cada actividad. Con ello, conseguiremos el flujo más optimizado y objetivo posible. Y esto se consigue a través de un potente motor de renderizado, diseñado exclusivamente por tecnología propia, creada por el equipo de ingenieros de Sinnaps. De este modo, priorizamos con:
… un sistema de comunicación fluida. Cada vez es más frecuente encontrarnos con equipos de trabajo multiculturales y dispersos geográficamente. La primera característica nos lleva a establecer un servicio que permita el fácil entendimiento entre los miembros que comparten un mismo proyecto. No hace falta educarse en culturas distintas, en una misma ciudad, cada persona aplica su interpretación personal a las cosas. Lo que hace imprescindible trabajar con una comunicación continua y fluida entre los colaboradores.
A través al muro de conversación de Sinnaps, cada usuario podrá comentar, proponer o preguntas todo lo relacionado a la actividad que está desempeñando. Se trata de un sistema sencillo y universal para todo el que utilice la herramienta. ¿Qué se consigue? Aceleración del ritmo de trabajo, ejecución real del plan, incremento de la tasa de productividad del proyecto y conversión de nuestra priorización en efectiva.
…un sistema de alertas a tiempo real. De la misma manera que utilizamos una comunicación fluida, los avisos de las modificaciones realizadas a lo largo del proyecto deben ser igual de ágiles y precisos. Para ello, existe un sistema de alertas personalizado que dará aviso a cada usuario en el mismo momento en el que se hayan efectuado los cambios. Se trata de otro canal y medio para que todo el equipo permanezca conectado e informado, al mismo tiempo que dificulta que los colaboradores se salgan de la priorización marcada por el Project Manager.
…una visualización de la compensación del esfuerzo invertido. Como todo recurso, el capital humano también tiene un límite. Calcularlo es una de las tareas que más dificultan la responsabilidad de un jefe de proyecto. En este caso, la herramienta de gestión también piensa en ello y se pone de su parte. Sinnaps proporciona unas gráficas en las que se visualizan de manera sencilla el esfuerzo invertido por cada recurso, ya sea éste humano, material o económico. Y es que conocer el alcance que nos llevará realizar una determinada actividad es clave para priorizar unas tareas u otras.
…simulaciones. ¿Cómo sería el resultado si doy prioridad a esta tarea y no a la otra? La solución está en crear diferentes simulaciones para controlar la repercusión de nuestras decisiones. Por eso, decimos que Sinnaps te ayuda y asesora en el diseño de tu estrategia como Project Manager.
Son sólo algunas ventajas de utilizar herramientas que nos permiten priorizar las tareas adecuadamente, manteniendo el control global y siendo productivos con nuestro trabajo. Todo ello, sin descuidar al mismo tiempo consejos tan útiles como separar lo importante de lo urgente, dividir los proyectos en pequeñas metas, alejarse de la multitarea, ser realistas con los tiempos de duración de las actividades, tener en cuenta el esfuerzo de los colaboradores, etc.
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