Si eres de los que utiliza el calendario de Google o está pensando en empezar a organizar su trabajo a través de él, puede gestionar mucho más utilizando al mismo tiempo su herramienta de gestión de proyectos.
La gestión del trabajo online es uno de los requisitos para muchos equipos de trabajo que comparten el calendario de tareas o que simplemente necesitan llevar un control de cada uno de sus proyectos. Una de las mejores soluciones es utilizar gestores online que permitan compartir planificaciones.
Y es que aunque las empresas más competitivas utilizan estas herramientas online diseñadas para planificar y gestionar proyectos y recursos, todavía se sigue utilizando mucho el calendario de Google.
Además, muchos colabores de los equipos de trabajo aún tiene organizado su día a día a través del calendario de Google.
Por ello, vamos a ver a continuación, cómo utilizar el calendario Gmail, cómo sincronizar la planificación de nuestros proyectos con este calendario, y al mismo tiempo compartirla con el resto del equipo.
Índice
14 trucos para aprovechar el calendario Google
A menudo, cada persona utiliza el calendario Google Drive para recordar y organizar su tiempo, ya sea para el plan de trabajo como todo lo relacionado con las actividades del resto del día.
Reuniones, visitas a clientes, eventos, viajes, presentaciones, etc. Todo queda organizado y sincronizado con nuestros contactos. A través, del calendario que Google podemos invitar y compartir eventos con nuestro equipo.
1/ Crea diferentes calendarios según el contexto de tus eventos: personal, trabajo, académico, festivos, etc. De manera que estén separado del día a día. Siempre puedes incluir los que necesites para verlos también juntos.
2/ Recibe una notificación al email con las cosas que tienes esa semana.
3/ Comparte tus calendarios con los contactos que necesites.
4/ Organiza reuniones y sincroniza cada una con la plataforma que también ofrece Google para hacer vídeo llamadas, Meet.
5/ Comparte eventos e invita a reuniones a tu equipo a través del calendario compartido de Google.
6/ Encuentra el hueco para celebrar esa reunión. Google tiene la opción de ver la disponibilidad del equipo para proponer el mejor día, siempre y cuando todos tengan activados los determinados permisos.
7/ Añade cumpleaños y festivos automáticamente.
8/ Dale una duración predeterminada a tus eventos.
9/ Establece objetivos.
10/ Duplica eventos con un sólo clic.
11/ Añade respuestas rápidas en eventos compartidos. De esta manera, todos tendrán a mano posibles dudas.
12/ ¿Sabías que puedes adjuntar archivos?
13/ Reorganiza la zona horaria de tus eventos.
14/ Explora los calendarios interesantes para Google calendar. Puede que necesites saber los festivos de otros países, eventos culturales o laborales determinados, etc.
15/ Posibilidad de visualizar el calendario a través de la agenda virtual de Google.
¿Por qué utilizar un gestor de proyectos en lugar del calendario Gmail?
El calendario de Google ofrece muchas funcionalidades muy útiles para nuestro día a día. Sin embargo, si queremos organizar y gestionar proyectos de manera profesional, existen muchas otras herramientas que nos ayudarán además, a controlar el progreso de los mismos, al mismo tiempo que podemos gestionar costes, gastos y demás recursos. ¿Lo mejor? Es que son igual de intuitivas, accesibles y fáciles de usar como lo es el calendario de Google.
Así pues, ¿qué puedes hacer con una herramienta de gestión de proyectos online, como Sinnaps, por ejemplo, y no con el calendario de Google?
- Puedes crear un plan de actividades relacionadas y dependientes entre sí
- Identifica rutas de trabajo optimizadas
- Prioriza las actividades según su verdadera importancia en el proyecto
- Haz estimaciones de planificación para ver el impacto de los cambios
- Gestiona recursos: planifica y gasta los recursos para ver los balances.
- Controla la evolución del proyecto a tiempo real, sincronizada con todo lo que va haciendo tu equipo.
- Obtén informes de proyectos y recursos en un sólo clic.
- Exporta en Excel tus proyectos.
- Sincroniza también las actividades con el calendario de Google.
- Chat y comunicación organizada dentro y fuera de cada actividad.
- Tablero ágil basado en Kanban con las actividades priorizadas y conectadas a la planificación de cada proyecto.
- Indispensable para una adecuada planeación agregada, donde controlar resultados con recursos disponibles.
Ejemplo de tablero ágil de Sinnaps, con las actividades priorizadas según su importancia en el proyecto.
Ejemplo de planificación con las actividades relacionadas y priorizadas de forma vertical.
¿Cómo Sinnaps prioriza tus actividades?
La mayoría de las herramientas online y profesionales de gestión de proyectos proporcionan planificaciones basadas en diagramas de Gantt. Ahora bien, no suelen priorizar las tareas más determinantes para el proyecto, lo que genera rutas de trabajo que no están optimizadas.
Para aprovechar nuestro tiempo y el del equipo, es importante que sepamos que lo que estamos haciendo es lo mejor para terminar el proyecto a tiempo y bajo el presupuesto estimado.
Plataformas online de gestión de proyectos como Sinnaps, nos ayudan a identificar estas actividades tan críticas. Y lo hace calculando la duración de las actividades, las fechas fijas de las mismas y su dependencia con otras tareas.
Por ejemplo, no podemos empezar una actividad hasta que no termine otra. No sabemos exactamente cuándo terminará esa primera, pero sí cuándo las dos deberían estar completadas.
En concreto, Sinnaps nos dice cuándo deberíamos hacer esas actividades para cumplir con el plazo fijado. Esas actividades, serán por tanto más críticas e importantes que otras, así que la herramientas las ordena según su importancia en el proyecto.
Sincroniza el calendario de Google con el gestor de proyectos online
Utilizar el calendario de Google no es incompatible con usar una herramientas especializada en gestionar nuestro trabajo y el del equipo. Por eso, puedes sincronizar las actividades de tus proyectos con tu calendario de Google.
Exporta tus actividades con un sólo clic. Así también las verás en tu calendario de Gmail.
Alternativa más eficaz de calendario compartido de Google con el resto del equipo
La comunicación y coordinación con el equipo es de las tareas más importantes de un director de proyectos. Además, de las más difíciles. Por eso, este tipo de herramientas especializadas nos lo ponen así de fácil:
- Actualizaciones instantáneas de cambios en el proyecto.
- Visibilidad de la disponibilidad del equipo en todos sus proyectos, para evitar sobre cargas de trabajo o repartir el trabajo de manera más realista.
- Chat directo con los participantes de cada actividad y comunicación también con nuestro equipo.
- Conversaciones organizadas por actividad. Encontraremos todo lo que necesitemos, ahorrando minutos innecesarios buscando en la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico.
- Informes de proyecto, para comunicar el avance del mismo en cada momento.
- Promueve la comunicación abierta con el equipo.
Además, el tablero ágil Kanban y la gestión del día a día a través del tablero ágil, es la mejor comunicación que podemos dar a nuestro equipo. Con ello, el objetivo es llegar al menos número de emails en nuestra bandeja de entrada.
