Las empresas cada vez más utilizan aplicaciones online fáciles de usar, prácticas, completas y sobre todo colaborativas. Sin embargo, también cada vez más el mercado se colapsa. Esto provoca que nos cueste elegir qué herramienta de gestión puede ser la ideal para nuestra empresa. ¿Es tú caso?
A continuación veremos por qué elegir Trello, y por qué no, qué cosas nos pueden interesar de Jira y el descubrimiento de Sinnaps, un innovador y fácil de usar software de gestión de proyectos.
Índice
Trello vs Jira vs Sinnaps: primera consideración
Antes de empezar, conviene tener en cuenta que Trello es más un gestor de tareas, mientras que Jira se usa como gestor de incidencias y Sinnaps es una herramienta para gestionar proyectos de todo tipo.
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Trello Agile: mucha personalización pero poca sustancia
Cosas buenas…
Trello tiene una característica útil que es la personalización del tablero. El usuario puede configurar sus listados de tareas y compartirlos fácilmente con su equipo. Es flexible y muy ágil. Cada tarea se puede asignar a un grupo de personas. Y en cuanto a coste, puede ser bastante asequible para cualquier empresa o equipo de trabajo: $12,50 al mes por usuario.
Además, si trabajas con varios equipos al mismo tiempo y en varios proyectos, te puede dar una visión general de la evolución de las tardeas. Y es que Trello team con su tablero, al igual que otras herramientas, clasifica en listados personalizados. El origen de Kanban es separar cada actividad en Por hacer, Tarde y Hecho. Son las tres divisiones que caracterizan un tablero productivo. Gracias a esta división se puede aplicar la metodología efectiva, la cual tiene en cuenta visualizar el flujo de trabajo, dividir el trabajo, hacer seguimiento e identificar puntos de mejora.
Esta división se puede hacer en Trello agile. Aunque también se pueden hacer listas con lo títulos más útiles para nosotros. Sin embargo, como verás a continuación la diferencia entre un tablero ágil y uno de Trello team es mínima.
Tablero convencional
Trello agile
En él podemos ver que el usuario ha listado las columnas por semanas, sin embargo en este caso no podemos ver con exactitud a simple vista qué día exacto está planificada una actividad.
Cosas negativas….
En su momento, cuando se lanzó en 2011, Trello tuvo mucho éxito. No existían aún herramientas fáciles de usar que permitieran una gestión de tareas fáciles y de manera ágil y en el cloud. De ahí que muchos equipos comenzaron a utilizar Trello software. Sin embargo, muchas otras apps han adelantado a esta herramienta tanto en posibilidades de mejorar la gestión como en facilidad e intuición.
Trello software no permite, por ejemplo, una gestión de recursos adecuada. Su gestión se limita a las personas o colaboradores dentro de las actividades. La gestión en este sentido se queda un poco ‘coja’. Si nuestros proyectos nos cuestan tiempo y dinero, Trello no nos permite realmente un adecuado control de los recursos.
Con Trello agile, nosotros somos los que planificamos, la herramienta no nos va a ayudar a calcular rutas efectivas de trabajo, ni nos va a detectar caminos críticos. Esto significa que nosotros priorizamos y sabemos que resulta una de las tareas más difíciles a la hora de planificar. Se trata de los mayores fracasos en la mayoría de los proyectos: no saber qué actividad hacer primero para llegar a tiempo a nuestros plazos.
Esto nos lleva a que con Trello tampoco podemos relacionar actividades. Muchas veces no sabemos cuándo podremos empezar una actividad, antes tenemos que terminar otras y esto nos puede llevar retrasos. Estas dependencias entre actividades es algo que Trello no nos puede dar. Y en la mayoría de proyectos, existe este vínculo entre actividades.
Además, otra de las ausencia es la gestión de riesgos. No podemos planificar distintos escenarios y ver cómo afectaría cada cambio en el resto de la planificación. Es flexible, pero no podemos testear posibles riesgos que pueden poner en peligro la finalización exitosa de nuestros proyectos.
Jira Kanban
Si comparamos Trello vs Jira se trata más de un gestor de incidencias especializado en el sector del desarrollo de software. Está especializada en la gestión ágil, precisamente de este tipo de equipos de trabajo.
En su inicio, Jira nació como gestor de proyectos, pero poco a poco se ha ido desplazando al lado de la gestión de incidencias. De modo que al estar orientado más al desarrollo de software, utiliza conceptos como backlogs, historias de usuario, incidencias, etc.
Sí dispone de una planificación que relaciona actividades y crea flujos de trabajo, con lo que resulta más completa que Trello. Además, muchos equipos de trabajo en este tipo de sectores trabajan más que ninguno alrededor del mundo. Jira Kanban dispone de una comunicación transparente y fluida en todos sus proyectos.
Otro de los inconvenientes de Jira es que para la gestión de recursos, entre otras opciones, hay que incorporar extensiones de la app o plugins, añadiéndolas a la base. No viene todo integrado. Lo que resulta más complicado para muchas empresas.
Jira Kanban
Desde aquí podemos ver la planificación y el Gantt de Jira. Si tu equipo no está acostumbrado a utilizar herramientas de gestión ágil, especializadas en el sector del software, este tipo de calendario podría resultar un tanto complicado. Y es que otra de los aspectos a tener en cuenta cuando elegimos una app de gestión de proyectos es una fácil implementación en el equipo. Resulta muy frustrante, dedicar más tiempo a aprender a usar una herramienta que ha trabajar y conseguir resultados. Sobre todo si al final descubrimos que no cubre nuestras necesidades.
Así pues, podríamos decir que Jira es perfecta si nuestro equipo se dedica a detectar incidencias en equipos de desarrollo de software. Entonces, sí conviene dedicar tiempo en aprender a usar el Jira Kanban y su opciones de plugins.
Sinnaps: una app entremedias de Trello vs Jira que optimiza el trabajo
Para aquellos usuarios que no estén del todo seguros con las opciones que ofrece Trello y Jira, tenemos Sinnaps. Muy fácil de entender, intuitivo y a la vez muy completo. Esta aplicación web está pensada para equipos de todo tipo y empresas de todos los tamaños, con especial atención a pequeñas y medianas, pues si precio es accesible: 9 euros al mes por usuario el Plan Professional. Dispone también de un plan gratuito para siempre, para empezar a probar y gestionar con funcionalidades básicas.
Además de esta facilidad de uso y simplificación, uno de sus fuertes es la priorización automática según los plazos que hemos planificado. Podemos relacionar actividades y en menos de un segundo Sinnaps detecta qué actividades son más críticas, y por tanto debemos empezar pronto a realizarlas, si queremos llegar a tiempo.
La primera línea horizontal será nuestro camino crítico, es decir, debemos hacer primero esas actividades para cumplir con los plazos. Así pues, el orden de realización de tareas es vertical, cada día que nos toque trabajar en estas actividades.
Empezar a planificar ahora
Su tablero ágil está conectado con la planificación, lo que significa que las actividades también están priorizadas en él de arriba hacia abajo. De modo, que mientras que el jefe de equipo se encarga de planificar y repartir el trabajo, automáticamente cada cambio queda reflejado en el tablero ágil para que el equipo pueda hacer seguimiento diario de sus actividades.
Dentro de este panel, donde encontramos las actividades en las que participamos de todos los proyectos a los que estamos vinculados, podemos comentar y reaccionar a cada cambio para mejorar la motivación, comunicación, visibilidad y transparencia del equipo.
Empezar a planificar ahora
Sinnaps dispone también de Modo de pruebas para gestionar riesgos y hacer simulaciones de escenarios. Si Trello no cubría esta parte, Sinnaps sí lo hace y de manera muy sencilla. Porque todos los proyectos sufren continuas modificaciones, esta herramienta permite hacer cambios sin que nadie del equipo los vea, y así detectar cómo afectan éstos a la totalidad de la planificación.
La única pega que se podría poner a esta app es la integración con otras apps. Si estás utilizando otra herramienta y te gustaría pasar tus proyecto en un sólo clic, aún no dispone de ello. Sin embargo, compensa la facilidad de crear un nuevo proyecto en unos 10 minutos, gracias a un interfaz intuitivo y visualmente muy útil y atractivo para el usuario.
Trello vs Jira vs Sinnaps: valoración final
Teniendo en cuenta estas consideraciones, si trabajar con un equipo y estáis buscando una herramienta de gestión y control del trabajo en el cloud, Trello podría quedar un tanto incompleta y básica.
Mientras que Jira está más orientada a equipos de desarrollo de software que buscan ágilmente incidencias y bugs. Así pues, la tecnología avanza y surgen apps online como Sinnaps, cada vez más usadas por muchos equipos de trabajo repartidas por todo el mundo.
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