La gestión de equipos es uno de los pilares de una adecuada administración de empresa. Todas las compañías están formadas por personas, que al final son la identidad de la misma. Si los equipos de trabajo no funcionan bien, la empresa tampoco. Así de siempre de entender y así de difícil de alcanzar una gestión de equipos de alto rendimiento.
Gran parte del liderazgo se fundamente en el poder de la psicología y en la influencia para extraer lo mejor de cada grupo de trabajo. Así, los líderes exitosos utilizan técnicas de dirección de equipos de trabajo orientadas en ser un apoyo y una guía para las personas que lidera. Coopera, da ejemplo y aprender de las soluciones que su equipo de trabajo aplica en cada problema. Así es la actual gestión de equipos auto-responsables, conscientes de que son ellos la pieza más importante de las empresas más exitosas de nuestros días.
Para entender más sobre la gestión y creación de equipos de alto rendimiento, así como los pasos para entablar una adecuada comunicación, y las claves para mantener la motivación en tu grupo de trabajo, te invitamos a que sigas leyendo.
Índice
Concepto de equipo
Un equipo es un grupo organizado y unido de personas que realiza unas determinadas acciones persiguiendo siempre uno o varios objetivos en común. El interés del equipo será el mismo. Todas las personas buscarán que se consigan unos determinados resultados, para lo que debe existir cooperación y colaboración entre todos. Algo que dicho así suena muy bien, pero que tan difícil es de aplicar —más, si hablamos de grandes equipos de trabajo con unas costumbres aplicadas desde hace tiempo. Una pista, es el uso de herramientas de gestión y planificación del trabajo que involucran a todas las personas necesarias. Sinnaps.
Antes de saber cómo crear equipos de trabajo de alto rendimiento, es importante repasar de un vistazo las características que lo definen, así como las habilidades de un equipo de trabajo.
- Persiguen un objetivo o conjunto de objetivos en común.
- Son un grupo organizado de personas.
- Cada persona que forma parte del equipo es una pieza clave para que todo funcione
- La comunicación es la herramienta más importante en el grupo.
- Cada persona tiene una responsabilidad asociada en el equipo.
- Existe colaboración y cooperación entre los integrantes del equipo.
- Un equipo de trabajo tiene un líder que servirá a sus colaboradores en todo lo que sea necesario, para que cada uno pueda cumplir con sus funciones.
- Los miembros del equipo ofrecen soluciones a problemas que ponen en riesgo su objetivo.
A partir de aquí, podremos realizar una adecuada gestión de equipos de trabajo.
¿Qué se entiende por dirección de equipos?
La dirección de equipos es el conjunto de acciones y estrategias para apoyar y liderar a un grupo de personas que persiguen un bien común. Al final, estamos hablando de liderazgo. Los actuales directivos de equipos de trabajo deben considerarse líderes, capaces de extraer lo mejor de cada persona para alcanzar un equipo de alto rendimiento.
Y es que la dirección de equipos de alto rendimiento siempre lleva consigo una correcta influencia en el equipo…
¿Cómo influenciar a tu equipo?
Antes de saber cómo podemos influenciar a nuestro equipo de trabajo, debemos ser conscientes de una consideración importante:
«No tienes que tener una posición de altura para poder ser un líder». —Henry Ford, industrial estadounidense.
Y es que muchos grandes líderes influencian en un grupo a través de los influencers del equipo. Éstos son mandos intermedios con grandes retos profesionales. Suelen ser jóvenes con alto potencial o personas con varios años de experiencia pero sin posiciones ligadas a una supervisión continua. Sin el rótulo de ‘jefe’. Más bien, posee el poder e influencia en el liderazgo, sin serlo formalmente. Y es que existen diferentes tipos de líderes.
No se trata de que el influencer del equipo de trabajo sea dominante, controlador y dictatorial. Si no más bien, todo lo contrario. Será un pequeño líder, que trabaje en la misma línea que el resto de sus compañeros. Dominará el liderazgo de influencia, la capacidad de construir buenos equipos, de negociación y resolución de conflictos, la gestión del cambio, y la respuesta constante o feedback.
El arma que mejor maneja el influencer del equipo es la empatía. Con ella, aplicará la influencia del liderazgo en el trabajo en equipo. Al trabajar mano a mano con los demás miembros, conoce en primera persona cuáles son los inconvenientes, problemas, necesidades y esfuerzos empleados para la ejecución de cada una de las tareas.
La comunicación con el resto es fluida y constante, así como la confianza. Destaca por sus buenas habilidades sociales. Lo que le hace una persona a la que suelen recurrir muchos de sus compañeros. El influencers del equipo es honesto y siempre responde ante los inconvenientes que surjan dentro del grupo.
Al igual que es cercano a sus compañeros, también lo es al jefe o líder del equipo. Por lo que éste puede apoyarse en él para gestionar mejor a su grupo. No se trata de canalizar acciones a través del influencers del equipo, sino de conocer mejor y aproximarnos a las necesidades que se puedan estar dando en el frente, desde una posición de retaguardia.
«Un líder es mejor cuando la gente apenas sabe que existe, cuando su trabajo está hecho y su meta cumplida, ellos dirán: Lo hicimos nosotros», Lao Tzu, filósofo chino.
Las estructuras de los actuales equipos de trabajo ya utilizan la técnica del influencers del equipo. Hasta podríamos decir, que es una de las maneras de gestionar personas más primitivas del ser humano. Y es que muchas empresas lo llevan utilizan desde sus inicios, sin ser realmente conscientes de su poder.
En definitiva, el buen líder se apoya en el influencer del grupo para promover el trabajo en equipo, la autonomía en la toma de decisiones y lo que actualmente se denomina empowerment, la acción de delegar y confiar en los empleados para que sientan propio su trabajo. Todo ello, en búsqueda de una productividad óptima.
¿Cómo gestionar equipos de alto rendimiento?
Para crear y gestionar equipos de alto rendimientos es necesarios saber que:
- Existen unas metas se concretas. Todo el grupo sabe qué hacer, cuándo hacerlo y por qué hacerlo.
- Son equipos multidisciplinares.
- El líder de un equipo de alto rendimiento es un ejemplo y existe una confianza mutua en las dos direcciones.
- Tienen capacidad para auto-gestionarse, decidir por sí mismos y sentir auto-responsabilidad por el trabajo que desarrollan.
- Hay un reconocimiento cuando se alcanzan objetivos. Esto motiva y une al grupo.
- La transparencia y honestidad son los ingredientes perfectos para crean confianza entre todos.
Una adecuada creación de equipos de alto rendimiento siempre lleva detrás una adecuada herramienta de gestión. En la actualidad, existe un amplio abanico de aplicaciones web para gestionar equipos y su trabajo. Sin embargo, pocas pueden realizar una verdadera gestión de proyectos complejos unida a una correcta gestión de equipos. Sinnaps integra e involucra a todas las personas para fomentar la cooperación en proyecto colaborativos.
Además de utilizar nuestro calendario de actividades para equipos de alto rendimiento, como la mejor herramienta de comunicación con el equipo, todos deben participar activamente en el desarrollo de cada tarea. Esto significa que el Project Manager planifica tareas estableciendo plazos, asignando responsabilidades y delimitando recursos, mientras que el colaborador valida actividades y objetivos, además de entablar comunicación con las personas con las que trabaja cada día.
Trabajo en equipo: la motivación
La motivación en el trabajo significa productividad, buen clima laboral, satisfacción, reconocimiento, sentimiento de pertenencia a una organización que es capaz de mantener a sus empleados contentos con el trabajo que realizan.
Para motivar a un equipo, es importante tener en cuenta dos aspectos: la confianza depositada en cada persona es clave, y la comunicación con nuestros colaboradores será el motor para formar equipo.
La confianza se gana poco a poco y con acciones. Es conocida la frase del inversor y empresario estadounidense Warren Buffett: «se necesitan 20 años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla». Pues con esto mismo es la es la confianza depositada en el trabajo de cada uno. Si logramos que fluya en ambas direcciones, se incrementará la productividad del equipo de trabajo de alto rendimiento.
Esto lo conseguiremos con una adecuada comunicación, entre otras cosas como reconocimientos salariales o relativos a incentivos no económicos. Estos últimos, cada vez más demandados por los empleados de muchas empresas, podrían corresponder a facilitar la conciliación con la vida familiar, lo que ayudaría a adecuar los horarios de la jornada laboral o fomentar el teletrabajo.
Aplicaciones como Sinnaps promueven este tipo de trabajo a distancia y permite a muchos equipos a trabajar de manera remota, llevando a cabo una misma planificación del trabajo.
Comunicación efectiva en equipos online
¿Si nuestro equipo está disperso, cómo establecer una estrategia de comunicación adecuada?
Entre las responsabilidades asignadas al Director de Proyectos está la de encontrar una estrategia adecuada de comunicación en la gestión de equipos. Se trata de una de las tareas más importantes del conjunto de sus competencias como profesional. Sin una correcta recepción del mensaje, los interesados del proyecto estarán perdidos, o peor aún, ejecutarán actividades inapropiadas para lo que al final espera el cliente o interesado final.
De modo que, antes de empezar a planificar y ejecutar un proyecto, es conveniente seguir una serie de pasos para definir una adecuada estrategia de comunicación que permita un trabajo fluido. Es uno de los requisitos imprescindibles de las metodologías ágiles.
- Identificar a todos los interesados de un proyecto. Volumen y tipo de perfiles. Dentro de la estrategia de comunicación, nos topamos con un primer paso que es clave. No siempre es fácil y lleva su tiempo. No debemos olvidarnos del partner del proyecto.
- Asignar adecuadamente las responsabilidades asignadas a cada miembro. Delimitar las tareas de cada colaborador o interesado, es vital para dirigirnos a él con propiedad y sin que nada nos sorprenda.
- Invitarles en la aplicación cloud. Existen herramientas online como Sinnaps que van más allá de aquella aplicación que gestionan listados de tareas. En nuestra web puedes invitar de manera sencilla y rápida a todos los miembros de tu equipo, con el fin de empezar a estudiar y ejecutar cuanto antes la planificación del proyecto.
- Permisos adecuados. Cada persona tiene asignadas unas tareas que traen con ellas unos permisos concretos. En muchas ocasiones, al dueño del proyecto no le interesa que ciertos colaboradores puedan acceder a los costes de algunas de sus actividades. Esto supone que necesariamente el Director del Proyecto delimite unos permisos concretos para cada uno.
- Reunión general antes de ejecutar el proyecto. Es requisito imprescindible en la estrategia de comunicación convocara todos los miembros del equipo, para exponer los objetivos generales que se buscan en el desarrollo del proyecto. Sin entrar en concreciones sobre el trabajo de cada persona y gracias a la elaboración de la documentación adecuada, podremos preparar mejor la reunión. Enviaremos estos informes previos a cada miembro para tratar de manera efectiva cada punto y permitir una ronda de preguntas final.
- Rutina efectiva en la estrategia de comunicación. La gestión de equipos online, lleva aparejada una adecua rutina comunicativa que permita controlar el propio control de cada persona. Y no sólo estaremos evaluando de manera continua el funcionamiento del proyecto en base a la planificación marcada, sino que daremos la oportunidad a nuestro equipo de consultar, sugerir o demandar con el fin de cubrir sus necesidades concretas.
- Una metodología ágil se genera en un entorno de chat rápido y efectivo, desde la propia herramienta de gestión. Es algo que muchos Directores de Proyectos conocen desde hace tiempo: la estrategia de comunicación no puede apoyase en el correo electrónico. Si por un lado planificamos el proyecto para optimizar nuestro tiempo de trabajo, y luego perdemos la mitad de la tarde en buscar uno de los requisitos de uno de nuestros clientes.
- Utilizar un sistema de notificaciones inmediato. Si la app de gestión avisa a cada persona de los cambios realizados a tiempo real, estaremos yendo un paso por delante. Muchas aplicaciones ya tienen instalado este servicio, que hoy día resulta impensable no utilizar en nuestra herramienta.
Sinnaps fomenta un trabajo colaborativo
Todo Project Manager que valore estas acciones principales, reducirá enormemente el riesgo de fracaso de su proyecto. Algo que podrá gestionar correctamente utilizando una aplicación cuyo diseño tenga en cuenta una adecuada gestión de equipos.
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