Píldora #1 – Los secretos de las metodologías

 

La metodología combinada está revolucionando la gestión de proyectos. Pero, ¿cómo y cuándo usarla?

 

Identificar los tipos de metodología de un proyecto, según en el que vas a trabajar es clave para poder definir el tipo de planificación que debes hacer. Básicamente, siempre han existido tres: las metodologías ágiles, las predictivas, y el caos. Ahora, surge una cuarta: la combinación de ágiles y predictivas.

En esta primera píldora no vamos a aprender cómo planificar en cada método, dado que ya existe abundante literatura al respecto. Sin embargo, de lo que no hay mucho, es de información sobre cómo identificar cuándo debes planificar de una manera u otra.

 

 

 

 

 

A pesar de que las metodologías ágiles están muy de moda y hay un montón de abanderados, la realidad es que no son la solución a todo. En mi experiencia trabajando en Sinnaps y después de hablar con muchas empresas, he aprendido que existen diferentes tipos de proyectos con necesidades de planificación distintas. Pero antes, te explicaré por encima las características básicas de los tipos de metodologías de un proyecto.

 

Las metodologías predictivas

 

Estas son las de toda la vida. Las primeras en aparecer, en los años 50, cuando las organizaciones comenzaron a aplicar en forma sistemática herramientas y técnicas de administración de proyectos a proyectos de ingeniería muy complejos.

Las metodologías predictivas son aquellas que intentan predecir las necesidades de tu proyecto para que puedas gestionarlo en base a esas predicciones.

Funcionan bastante bien, pero el problema es que resultan demasiado rígidas para muchos tipos de proyectos. Es el caso de proyectos con una cierta complejidad o con un alto nivel de incertidumbre, resultan complicadas de gestionar. Existen muchas técnicas predictivas, entre las más famosas se encuentran:

 

 

Las metodologías ágiles

 

Muy de moda. Están teniendo una aceptación fantástica en los últimos años. A diferencia de las predictivas no se trabaja en base a una línea de tiempo, sino a una priorización de tareas, en lugar de una planificación. Para ello, se definen una lista de cosas por hacer y se van priorizando para, una vez existe disponibilidad por parte de los miembros del equipo, se van seleccionando nuevas cosas que hacer en base a lo aprendido en la fase previa.

Estas técnicas están pensadas para llevar a cabo un desarrollo incremental y gestionar de la manera más óptima posible, el trabajo de las personas que lo realizan. Además, se intenta delimitar el alcance al máximo para terminar haciendo las máximas cosas posibles y más útiles en el menor tiempo posible.

Al contrario que las técnicas predictivas, son fantásticas cuando hablamos de proyectos con mucha incertidumbre. Sin embargo, son muy malas prediciendo lo que vamos a necesitar mañana.

 

El caos

 

El caos es una forma fantástica de gestionar un proyecto. Es muy divertida y te da una libertad absoluta y totalitaria. Te permite planificar porque puedes hacer lo que quieras cuando quieras, y además gestiona la incertidumbre de manera perfecta. Con dejar de hacer una cosa y empezar a hacer otra, basta.

El caos es, en teoría, la mejor manera de gestionar un proyecto, y por eso, se utiliza en casi todas las pequeñas y medianas empresas, por no hablar de muchas grandes compañías.

Estas tres formas de gestionar el caos son de las más comunes y funcionan muy bien con proyectos pequeños, con pocas personas y bajo presupuesto. Sólo tienen dos problemas:

El primero es que no es nada óptimo y puede salirte muy caro o no darte tiempo de reacción. El segundo problema que tienen es que no soportan muy bien el cambio de contexto. En cuanto el proyecto o la empresa crecen, provocan muy mal rollo… Son una auténtica bomba de relojería y pueden costarte tu negocio entero.

 

 

 

La metodología combinada

 

Como hemos visto las metodologías ágiles son fantásticas porque gestionan muy bien la incertidumbre. Por el contrario, las metodologías predictivas nos ayudan a predecir los costes y necesidades de nuestro proyecto. En mi experiencia y en los sectores en los que he trabajado, la mayoría de los proyectos necesitan gestionar la incertidumbre y predecir necesidades. Por eso, en mi opinión, la manera más efectiva es combinar lo mejor de cada una.

Dwight D. Eisenhower decía que «hacer planes es inútil, pero la planificación es esencial». Sinceramente, estoy muy de acuerdo. ¿Por qué?

Como ya te he hablado en otras entradas, la planificación es algo orgánico y evoluciona con el propio proyecto. Por eso, hay que planificar de forma flexible.

Al gestionar nuestros propios proyectos de Sinnaps, utilizamos metodologías predictivas para planificar con meses de antelación. Cada semana, después de las reuniones de seguimiento o las de cada lunes, repasamos las planificaciones. Esto hace que, a medida que se acerca la fecha de ejecución de tareas, las actividades en la planificación se van reordenando y concretando más. Es decir, a medida que se acerca una actividad, se va definiendo y añadiendo contenido a la actividad.

La planificación a medio y largo plazo debemos hacerla con técnicas predictivas pero el desarrollo a corto plazo resulta más práctico hacerlo con técnicas ágiles.

 

De esta manera, logramos lo siguiente:

☞ Las técnicas predictivas resultan más sencillas de aplicar porque se aplican con actividades poco detalladas.

☞ Podemos enfrentarnos a la incertidumbre del día a día con metodologías ágiles y ver su impacto en la planificación a medio y largo plazo cada semana.

☞ El desarrollo a corto plazo lo llevamos a cabo dentro de unos parámetros de coste y tiempo controlados que vienen definidos por nuestra planificación a medio plazo. Lo que nos permite predecir lo que nos va a costar cada cosa y conocer qué es lo que vamos a estar trabajando dentro de un mes.

 

¿Qué necesitan estos tipos de proyectos?

 

¿Trabajas en alguno de ellos?

 

Te cuento lo que he ido aprendiendo sobre los diferentes tipos de proyectos por sectores y sus necesidades. Espero que así pueda ayudarte a definir lo que necesitas y entender cuál es la mejor solución para ti. 😉

 

Proyectos de investigación – Metodología combinada/ágil

Proyectos de desarrollo – Metodología combinada

Proyectos de mantenimiento y atención al cliente – Metodología ágil

Proyectos de construcción – Metodología combinada

Proyectos de consultoría – Metodología combinada

Proceso de fabricación y producción – Metodología predictiva

 

¿Te gustaría saber por qué recomiendo estas metodologías para cada tipo de proyecto? Te recomiendo este curso sobre gestión de proyectos.

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¡Bien! 🙂 Ahora, ya eres más consciente de las necesidades que pueden tener diferentes proyectos en función de su tipología o sector. Pueden resultar parecidos desde fuera. Pero es importante entender las complejidades de cada uno y por qué a veces conviene usar unas técnicas u otras. Lo que también pretendo es que seas capaz de evaluar cuando alguien te recomiende utilizar una metodología u otra.

La descripción de cada tipo de proyecto y metodología es, por supuesto, una aproximación. Es posible que en tu sector varíen. Sin embargo, no te centres en eso, sino en identificar los aspectos que hacen que tu proyecto sea diferente a los demás.

 

 

En la próxima píldora…

 

Te explicaré cómo hacer una reunión Kick Off para arrancar tu proyecto cuanto antes. Trucos, experiencias, descargables y ¡mucho más! Y recuerda: la primera reunión es sobre todo, SOCIAL.

¡Hasta la próxima!

 

 

Richard de Sinnaps – Lets get things done!!