Videollamadas grupales para proyectos: aplicaciones y tips

Las videollamadas grupales son una de las principales necesidades en equipo en remoto. Las empresas que trabajan por proyectos, donde los colaboradores gestionan la comunicación desde un ámbito digital, están expuesto a diferentes retos y soluciones que los equipos que comparten un mismo espacio de trabajo.

Asimismo, la gestión de proyectos se puede ver reforzada por el uso correcto de las videollamadas grupales, siempre y cuando se sigan unas recomendaciones con el fin de permitir una mayor efectividad en las mismas. El momento de la videollamada puede durar una hora escasa al día. Este será el momento que tomemos contacto directo con nuestros compañeros, y de ahí que resulte un elemento clave para mantener una motivación sana en el grupo de trabajo.

Además, la comunicación en proyectos que se gestionan de manera online, ha de ser empática, muy clara, precisa y breve. Sólo así conseguiremos una comunicación en equipo sin malentendidos.

A continuación, vamos a ver las distintas soluciones fáciles y accesibles para empresas que trabajan con equipos en remoto y, especialmente, trabajan por proyectos, donde la comunicación es el principal elemento en ellos. Y es que la comunicación en la gestión de proyectos, se convierte en la gasolina con la que mejorar el progreso de los mismos.

 

 

 

Problemas de las videollamadas grupales en proyectos

 

La gestión online de proyectos siempre será más eficiente que una gestión offline. No sólo por el análisis de más datos efectivos, sino porque promueve la colaboración del equipo, es capaz de simplificar técnicas profesionales complejas, optimiza las planificaciones, y entre otras cosas, mejora y facilita la comunicación entre los interesados del proyecto. Lo que se traduce, que su avance irá más rápido pero, sobre todo, avanzará de una forma más efectiva.

A pesar de todo ello, nos podemos encontrar con ciertas dificultades, especialmente en la implementación de nuevos sistemas online en las empresas. Al final, somos las personas las que nos adaptamos a nuevos hábitos para seguir evolucionando. Un cambio que conlleva sus retos y problemas, entre los que destacan los desafíos a la hora de comunicarnos o buscar información de nuestros proyectos.

En concreto, las videollamadas grupales sustituyen en muchas ocasiones la clásicas reuniones físicas. Pero, ¿qué cambia en ellas? ¿Qué debemos poner especial atención en las videollamadas grupales en proyectos?

• Conexión a Internet de todo el gupo. Es de las primeras cosas que debemos asegurar cuando trabajamos con equipos, y a los que llamamos por videoconferencias. Aunque parezca obvio, la conexión puede determinar el éxito o fracaso de muchas actividades del proyecto. Si no podemos establecer una adecuada comunicación por interferencias técnicas, donde la información sólo llega al receptor parcialmente, tendremos muchos problemas a la hora de avanzar con el proyecto, además de la frustración del que intenta comunicarse.
• Accesibilidad al nuevo sistema. Existen muchos tipos de colaboradores muy distintos en un equipo de trabajo. Eso hace que cada persona le cueste de manera diferente acceder a los nuevos sistemas o herramientas de videollamadas grupales.
• Entornos inadecuados. A veces es complicado encontrarlos. Sin embargo, de las cosas más molestas de las videollamadas grupales es encontrarnos con interrupciones de otra persona, cortando así nuestro diálogo online.
• Falta de organización en las conversaciones. En la comunicación personal, las interrupciones cuando alguien habla tampoco son bienvenidas por el grupo. Sin embargo, en las videollamadas grupales esto se multiplica por diez.
• Falta de funcionalidades que apoyen el diálogo y promuevan el entendimiento, tales como presentaciones, vídeos u otros documentos colaborativos, pantallas compartidas, chats dentro de la videollamda, etc.
• Falta de liderazgo online. La ausencia de una persona que gestione estas reuniones puede suponer, no sólo una pérdida de tiempo, sino un incremento enorme de la frustración del equipo cuando se da de lleno con numerosos malentendidos en proyectos donde el liderazgo a través de la comunicación ha estado ausente.
• Actitudes no proactivas.
• Herramientas demasiado complejas.
• Nos perdemos muchos clave elementos de la comunicación personal, como gestos o miradas. En las videollamas grupales, el equipo suele estar repartido en la pantalla, dejando casi invisible apreciaciones significantes para el entendimiento de la información.

 

6 tips para hacer llamadas múltiples efectivas en proyectos

 

• La comunicación en las llamadas múltiples debe ser, por encima de todo, clara, precisa, nítida, breve y además, empática. Este último adjetivo suele ser el más difícil de conseguir a través de una pantalla de ordenador. Pero al final, estamos hablando con personas que esperan una determinada respuesta. Intentamos así, mantener un diálogo lo más comprensible y tolerante con el equipo que tenemos a otro lado de la conversación. La actitud, iniciativa y la escucha proactiva, caerán por su propio peso.

Te recomendamos el artículo sobre los elementos y las funciones de la comunicación.

• Mantén una comunicación abierta para un liderazgo online adecuado, donde la transparencia de datos y el reparto equitativo de opiniones, potencien el progreso del proyecto con éxito. Además, otro se sus efectos será paliar el posible sentimiento de aislamiento de parte de los integrantes del equipo.

 

 

• Elige un ambiente adecuado es clave para facilitar la conversión y promover la colaboración de todos. Si no tienes remedio que atender una videollamada en un ambiente ruidoso, existen apps que permiten poner subtítulos de las conversaciones a tiempo real.
• Comparte ventanas y no pantallas completas. Lo participantes de la reunión se centrarán en la presentación.
• Utiliza la comunicación como el motor del avance en los proyectos. Proporcionando la información necesaria al grupo, el proyecto avanzará más o menos deprisa, algo que también puedes lograr con herramientas de comunicación en el proyecto como el propio cronograma de actividades, la planificación, la asignación de subtareas o un tablero Kanban.

Ejemplo de tablero Kanban, donde el equipo va viendo qué hacer y cuándo. Las actividades están ordenadas de arriba hacia abajo, por la importancia en la planificación, para llegar así a los plazos de entrega a tiempo.

 

 

Probar ahora

 

• ¡Muestra tu lado más humano! Todos tenemos una vida fuera del trabajo. Dependiendo de la cultura de su lugar de trabajo, puede estar bien mostrar un poco de la vida «real» a su alrededor, como dejar que su hijo salude a la cámara. Mostrar un poco de tu vida puede fomentar conexiones más profundas con los compañeros de trabajo e incluso crear empatía.

 

Herramientas para hacer llamadas grupales

 

Te presentamos algunas de las apps para llamadas grupales más populares entre las empresas. Fáciles de usar y para mejorar la comunicación online con todo el equipo.

 

• Google Hangouts, que permite llamadas grupales, a diferencia de Google Duo que está pensada para conversaciones bidireccionales.

Para hacer una llamada grupal con esta app, es necesario tener una cuenta registrada en Gmail o el email de empresa asociado a Gmail a través de Google Business. Si es el caso de tu empresa, es fácil invitar a los participantes de tus proyectos, sólo hay que hacer clic en el link de la invitación se accede a la conversación rápidamente. Una ventaja de Google Hangouts es que no hace falta descargarse ninguna app. La videoconferencia es online y sin descarga de ninguna plataforma.

En una videollamada pueden participar hasta 10 personas (Gmail, G Suite Basic) o 25 personas (Business, Centros Educativos).

• Zoom. Esta app ofrece un plan básico gratuito con funciones completas y reuniones ilimitadas. Se usa Zoom durante todo el tiempo que se quiera: no hay período de prueba. Sin embargo, este plan Basic tiene un límite de tiempo de 40 minutos en reuniones con tres o más participantes en total.

Uno de los problemas de Zoom es la instalación. Hay que descargarse la aplicación. Sin embargo, es fácil y rápida. Y una vez está descarada, basta con entrar en el link, introducir una contraseña y código de la reunión que ha sido enviada a nuestro email por la persona que crea la reunión.

Alberga hasta 100 participantes. Un participante es un invitado en una reunión programada por alguien con una licencia de anfitrión. No es necesario que un participante tenga una cuenta de pago Zoom para unirse a una reunión. Los participantes pueden unirse a una reunión desde sus teléfonos, equipos de escritorio, dispositivos móviles y tabletas.

• MS Teams. Lo mejor para empresas que necesitan aplicaciones de Office, además de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube en PC, Mac o móvil. Correo electrónico de categoría empresarial no incluido. Tiene un coste de USD $8.25 por usuario al mes en su suscripción anual. Es recomendable para el uso de educación online.
• Skype. Se puede disponer de videollamadas grupales para un total de 50 personas de forma gratuita, en prácticamente cualquier dispositivo móvil, tableta o equipo.

Skype genera un link único gratuito. Al hacer clic, los participantes pueden entrar en la reunión. El vínculo de la reunión no expira y se puede usar en cualquier momento. MS Teams sustituye a Skype Empresarial Online como solución profesional para reuniones online de Microsoft.

 

Existen un gran abanico de posibilidades para hacer videollamadas múltiples o en grupo. Hoy día, todo equipo de trabajo puede trabajar en remoto, sólo es recomendable seguir unas pautas para que el progreso de los proyectos no se va afectado.