Trello vs Todolist vs Sinnaps

Llega un momento que necesitas organizar y controlar las tareas de tu equipo. Todo es un caos y nadie sabe qué hacer primero y cuándo tenerlo listo. A veces, salen actividades imprevistas por hacer y retrasamos cosas que considerábamos importantes para dar paso a estos contratiempos.

Por eso, existen estos gestores de tareas: Trello vs Todolist. Ambas herramientas son listados de tareas organizadas y colaborativas. Todo el equipo puede ver cuáles son sus actividades y ciertas características de las mismas.

Sin embargo, no confundamos gestor de tareas con gestor de proyectos. Muchos jefes de equipo buscan en un inicio herramientas como Trello o Todoist. Fáciles de instalar, todo el mundo la entiende rápido, y es online para todo el equipo.

Pero afortunadamente cada vez tenemos plataformas alternativas que no sólo nos permiten poner en una lista actividades, sino que además podemos gestionar recursos, disponibilidades de equipo y mucho más tan fácil como nos parece trabajar con Trello. A este tipo de herramientas lo llamamos gestores de proyectos ágiles y colaborativos, como puede ser Sinnaps.

Diferencias entre un gestor de proyectos y un gestor de tareas

Antes de saber las diferencias entre Trello vs Todoist vamos a ver si lo que realmente necesitamos es un gestor de proyectos. Y es que debemos tener en cuenta que la implementación de una nueva herramienta en el equipo es lo más costoso. Por eso, vamos a tratar de hacerlo una sola vez para no estar cambiando de plataforma cada dos por tres.

¿Qué hace un gestor de tareas?

• Listado o tablero de actividades por columnas personalizadas
• Asignación de responsable de actividades
• Comunicación interna
• Gestión documental y archivos dentro de cada actividad
• Sistema de notificaciones
• Seguimiento de las actividades que se van completando

¿Qué hace un gestor de proyectos?

• Planificación con rutas de trabajo optimizadas
• Listado de actividades por columnas
• Calendario relacionado con el listado o tablero de actividades
• Asignación de responsable y participantes de actividad
• Comunicación organizada con todo el equipo
• Gestión documental y archivos adjuntos
• Gestión de objetivos en cada actividad
• Gestión de recursos: planificados y estimados para comprobar balances
• Gestión de recursos: control de la carga de trabajo del equipo
• Informes personalizados a un sólo clic
• Control y seguimiento del rendimiento de todo el trabajo

¿Parece complicado? Pues no lo es. Te presentamos una comparación de las tres herramientas: Trello vs Todoist vs Sinnaps.

Trello vs Todoist vs Sinnaps

Tanto Trello como Todoist son listados de tareas. Si tuviéramos que hacer un ranking de profesionalidad entre las dos, pondríamos a Sinnaps como la plataforma más profesional, pensada para pequeñas y medianas empresas, luego iría Trello, para necesidades muy básicas de equipos muy pequeños, situando a Todoist como la herramienta menos profesional y más para tareas personales.

Las tres parten de un tablero Kanban básico como este:

Sin embargo, cada una interpreta de una forma este tablero solucionando más o menos problemas, o siendo más o menos innovadoras.

Trello

• Tablero Trello Kanban. Lo más característico de Trello es su tablero basado en Kanban. En lugar de tener posits en una pared de la oficina, lo tenemos todo organizado de manera online y accesible para todos.

• Otra de las cosas es su personalización de columnas. Escribe el nombre de la columna que más necesites.

• Nada te orienta sobre cómo organizar el trabajo. Hay herramientas que te van guiando a ti y tu equipo para hacer actividades más críticas según los plazos planificados.

• La comunicación del equipo es básica. No organiza conversaciones. Aunque permite notificar al usuario añadiendo un arroba de esta manera: @Carlos

• El equipo puede dar votos a una determinada actividad. Esto aumentaría la motivación del equipo.

• Colecciones de proyectos con equipos de trabajo, actividades, archivos, etc.

• No permite sustituir todo el trabajo entre usuarios. Si una persona abandona el equipo y necesitamos sustituirle, no permite que pasar todo el trabajo del colaborador que se va por el que viene nuevo.

• Tampoco realiza exportaciones de información.

Todoist

Aquí partimos que es una herramienta para planificar sobre todo tus tareas más personales. No dispone un perfil que cumpla con necesidades profesionales. Aunque también hay empresas que le dan un uso profesional, pues al final se trata de qué funcionalidades ofrece y si se adapta a las nuestras y las de nuestro equipo.

• Control de tu productividad. Tiene una particularidad que es que te mide el nivel de efectividad y productividad según las tareas que vayas completando.
• A diferencia de Trello, muestra los distintos proyectos a la izquierda del tablero. Este detalle resulta muy útil, no sólo para los directores de varios equipos, sino también si los miembros de tus equipos participan en varios proyectos al mismo tiempo.
• Al igual que Trello, también dispone de numerosos filtros, plantillas, sistema de notificaciones y recordatorios, personalización por colores, etc.
• Si trabajas con grandes proyectos que necesitan descomponer sus actividades en subtareas, Todoist ofrece un mejor servicio. En las tarjetas de Trello, también puedes poner subtareas, pero Todoist es más completo en este sentido.

Sinnaps

Se trata de una plataforma online para gestionar y simplificar el trabajo de todo el equipo. Se puede trabajar con proyectos simples y complejos. De una manera igual de intuitiva y fácil de usar que las otras dos herramientas, Sinnaps consigue un control completo y sencillo del trabajo de todos los colaboradores.

• Priorización de actividades. Algo innovador de esta herramienta, es su capacidad para priorizar tareas y buscar rutas de trabajo optimizadas. Es decir, nos informa de lo que debemos hacer primero si queremos cumplir con los plazos planificados.
• Calendario. Dispone planificaciones sencillas, donde marcar hitos de proyecto y ver todo el calendario de nuestros proyectos. En esta misma planificación detectamos actividades críticas del proyecto que pueden poner en peligro las entregas finales.

• Tablero ágil. Nos ordena las actividades planificadas en todos los proyectos, en un tablero basado en Kanban. Las actividades están ordenadas de mayor importancia a menor, para saber por dónde empezar cada día.
• Gestión de recursos. Es capaz de organizar recursos y simplificar su gestión para detectar balances y llevar un mejor control de cada tarea de tus proyectos.
• Sustituye el trabajo entre usuarios. Si por ejemplo, hay una persona nueva en el equipo y un colaborador sale de nuestro proyecto. A veces, re-asignamos tareas a otras personas, que por ejemplo, entran a sustituir a otros miembros del equipo.
• Asignación de tareas detectando cargas de trabajo del equipo. Tiene un panel en el que podemos ver cuánto trabajo en total se ha planificado y ha hecho una determinada persona.

Entonces, ¿qué herramienta de gestión elegir?

¿Trello vs Todoist vs Sinnaps? De una manera resumida, Trello y Todoist son capaces de organizar listas de tareas. Sin embargo, si queremos trabajar con proyectos profesionales, diferentes subtareas, diferentes roles de colaboradores, disponemos de presupuestos y queremos mejorar la productividad de todos, recomendamos en ese caso Sinnaps.