La planificación y gestión de la producción es una razones principales de la calidad de nuestros producción. Afortunadamente, cada vez, son más los negocios que cuidan y estudian este aspecto de la gestión empresarial, con el fin de optimizar al máximo los proyectos.
Esto da lugar al nacimiento de numerosas aplicaciones y herramientas online que ayudan día a día a los managers y directores con la gestión del trabajo de sus proyectos y sus equipos de trabajo.
De esta manera, la tecnología entra en nuestras oficinas para cambiar nuestra manera de trabajar. Una oficina, que bien podría ser online, en la que los hábitos se modifican por el bien de la productividad y eficiencia del equipo. ¿Cómo las empresas están revolucionando la manera de trabajar? ¿Qué tiene que ver en todo esto la planificación y gestión de la producción? Aquí van algunas claves para planificar y gestionar la producción de nuestros proyectos.
Índice
Planificación y gestión de la producción: ¿cuándo y cómo aplicar cada una?
La gestión de la producción y su planificación son dos fases distintas dentro del trabajo de un project manager. Si queremos aplicar una gestión fácil de entender por todo el equipo, y a la vez más eficiente, si cabe, que otro sistema demasiado complejo, sólo tenemos que buscar herramientas de gestión online en nuestro buscador. Nos aparecerán aplicaciones web fácil de usar y accesibles para todos los departamentos de nuestra empresa. Una de ellas, es por ejemplo Sinnaps, una app online de gestión de proyectos, muy intuitiva y capaz de calcular rutas de trabajo optimizadas.
Una vez tenemos nuestra herramienta online, será cuestión de minutos aprender a utilizarla si realmente es intuitiva y capaz de gestionar recursos, pues sin estos no podremos realizar una adecuada gestión de la producción. Procederemos pues a planificar nuestros proyectos.
Planificación de la producción
Comenzamos estimando las actividades qué necesitamos para realizar nuestra producción. El trabajo de un Project Manager, es ante todo estimación y a partir de ahí vamos optimizando esta planificación. Durante esta tarea, nos puede ayudar nuestra herramienta online. Por ejemplo, Sinnaps ayuda a miles de empresas en todo el mundo a calcular las rutas de trabajo que mejor se adaptan a los plazos y recursos planificados por el Project Manager.
Así de fácil, veremos la primera línea de actividades como el camino crítico de nuestros proyectos. La app online prioriza estas actividades, las cuales detecta como críticas si queremos cumplir con los plazos estimados, según los costes que hemos planificados. Esto lo consigue gracias a la relación entre actividades.
De esta manera, en la planificamos primero actividades, luego recursos que estimemos vamos a gastar en cada actividad, así como planeamos el trabajado de cada uno de nuestros miembros del equipo. Durante esta fase de planeación de la producción, también es importante fijar unas actividades que serán nuestros hitos o momentos clave para revisar toda la planificación. Y es que, como todo, es susceptible de modificaciones. En la fase de gestión, veremos cómo gestionar la producción de manera flexible, ajustándonos a los requerimientos que vayan surgiendo.
Gestión de la producción
Tenemos las actividades, tenemos los recursos, tenemos nuestro equipo. Y el proyecto comienza. Todos los colaboradores empiezan a trabajar en cada tarea. Durante la gestión son importantes dos conceptos: seguimiento continuo y gestión flexible.
- Seguimiento y evaluación continua. Son varios los aspectos a medir. Como en todo proyecto, es fundamente revisar cada tarea y cada coste para mantenernos dentro del presupuesto planificado. Para ellos, es básico planificar unos hitos o momentos clave para ir revisando posibles desviaciones. Este seguimiento también se puede hacer de manera continua a través de paneles de seguimiento tiempo real. Por ejemplo este….
Hacer seguimiento a tiempo real
- Gestión flexible. Tras detectar posibles riesgos durante la ejecución de nuestro trabajo, podemos hacer pruebas de planificaciones. Gracias a ellos, estaremos mejor preparados para cuando tengamos que aplicar estos cambios. Así veremos cómo afectan en todo el proyecto, antes de que ocurran.
Hacer simulaciones de cambios
Organización de la producción de manera colaborativa
Durante esta planificación y gestión de la producción, es importante trabajar de forma colaborativa. Lo que significa que a través de nuestra herramienta online, el equipo de colaboradores puede ir imputando gastos y validando tareas. Además, para una organización de la producción más completa, cada persona puede comentar y reaccionar ante las actividades de los proyectos en los que está involucrado.
Por ejemplo, a través del tablero ágil de Sinnaps, cada colaborador puede ver el trabajo priorizado que debe ir haciendo para alcanzar sus plazos. En el mismo panel, podrá cambiar detalles de las tareas así como comentar y reaccionar ante los cambios.
Planificar mi tablero
La planificación y producción optimizada y eficiente puede llegar a ser un reto inalcanzable para muchas empresas. Sin embargo, si se usan las herramientas online adecuadas, flexibles, intuitivas y completas puede esta gestión mucho más simple y rápida de implantar para todos los colaboradores. Un ejemplo de programa accesible para planificar y gestionar nuestro negocio es Sinnaps. Afortunadamente, la tecnología en este caso se pone de nuestra parte 😉
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