La productividad cuando se teletrabaja es de las tareas más complicadas de alcanzar. La multi-tarea y las distracciones se suelen convertir en el santo y seña de cada día. Y es que, se podría decir que entre un 50 y 60 por ciento del tiempo diario se emplea en organizar y priorizar actividades.
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Aumenta la necesidad de contratación de freelance
Se dedica demasiado tiempo en elaborar listas de tareas, gestionarlas para que en el último momento se cambie todo porque ha surgido un imprevisto. Esto hace que sea indispensable saber cómo mejorar la productividad de un equipo que teletrabaja, aplicado también al mundo de los freelance. Y es que, el acelerado ritmo impuesto por el mercado hace que cada vez se sumen más adeptos al mundo freelance.
Según un informe realizado por Infojobs, un 66% de las compañías afirma que la contratación de profesionales freelance permitiría a la empresa ser mucho más eficiente. Quartz dice que el 40% del total de los trabajadores estadounidenses será freelance en 2020, siendo la productividad uno de los factores principales a tener en cuenta.
La vida del freelance está llena de múltiples y diversas actividades que no suele cerrar al final de su jornada de trabajo, porque ¿cuándo termina realmente su jornada? Éste es uno de los aspectos que más suele descuidar un trabajador por su cuenta y que más debería mimar.
Planificación, comunicación con clientes, facturación, calcular presupuestos, marketing digital, formación, eventos, etc. Al final, el momento de producir trabajo se queda reducido a lo que se podría denominar la regla del 80/20. Durante la jornada, el 20 por ciento del tiempo se dedica a la producción real y concentrada, mientras que el 80 por ciento lo forman interrupciones, llamadas, correos electrónicos, reuniones, etc.
A continuación, identificamos algunos trucos y dos estrategias para ayudar tanto a freelance como a empleados que teletrabajan a mejorar su productividad laboral.
9 trucos para mejorar la productividad laboral
- Prioriza entre lo urgente e importante. Diferenciar entre objetivos reales y listas de tareas es fundamental para no engañarse a uno mismo. Tachar actividades es una de las sensaciones más placenteras en la jornada laboral. Pero no debemos confundir lo que realmente hemos conseguido. Por ello, no debemos descuidar lo verdaderamente importante y para lo que debemos reservar un hueco. Hay muchas cosas urgentes que no son importantes y viceversa. Guíate por este diagrama de Eisenhower.
- ¿Sabes calcular el coste de tu hora de trabajo? Lo mismo ocurre cuando es el momento de diseñar la tabla de precios para tus clientes. En profesiones donde aún se están definiendo muchos patrones profesionales, como desarrolladores de aplicaciones móviles, no queda muy claro cómo establecer esta relación.
- Ser productivo no es estar ocupado. La Ley de Eisenhower nos dice que antes de comenzar una tarea debemos preguntarnos ¿para cuándo? y ¿para qué?
- Deja espacio para los imprevistos. Son indispensables y es inútil enfrentarse a ellos, por lo que lo mejor es aliarse y saber gestionarlos. Una manera sencilla sería prever un espacio en tu planificación para este tipo de interrupciones.
- El teléfono: otra vía más de comunicación. ¿Cuántas veces ha llamado un cliente porque tiene un miedo terrible a contestar un email? La respuesta es siempre la misma: «termino antes con una llamada». Falso. Cuando la respuesta se centra en un sí o un no, una llamada de teléfono dura más que contestar un simple correo electrónico o un mensaje en chat del propio programa de gestión.
- Las redes sociales como una tarea más de tu propio marketing. No pueden convertirse en un agujero negro de productividad, por eso la gestión de las redes sociales debe tener una rutina marcada, con un tiempo de fin. Tener las pestañas abiertas de Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram o Google +, al mismo tiempo se traduce en una aniquilación directa de tu productividad.
- Aprende a lograr una visión general del valor económico del esfuerzo realizado. Cuando se está inmerso en el trabajo diario, nos arriesgamos a descuidar una visión global de la relación real entre lo que estamos invirtiendo con lo que estamos produciendo. Por este motivo, ¿cuántas veces nos preguntamos: merece la pena conseguir esta calidad para el beneficio que realmente voy obtener? Busca el equilibrio, sin dejar de ser un buen profesional de tu negocio.
- Una adecuada y metódica organización reduce enormemente los niveles de estrés. Gran parte de la ansiedad generada por motivos laborales se debe a que no tenemos un control real del funcionamiento de nuestros proyectos.
- Por último, y uno de los aspectos más importantes: la conciliación con la vida familiar. Encuentra el equilibrio entre vida laboral y personal. Un truco podría ser aplicar la teoría del 888. Trabaja 8 horas, dedica 8 horas a tu vida personal y duerme o descansa 8 horas.
Son muchos los diferentes tipos de freelance o empleados que teletrabajan. Casi como clases de trabajo hay (y habrá). La jungla, en este caso, es variada. Lo que tienen en común es la gran capacidad para auto-gestionarse, una de las reglas básicas que ya muchas empresas siguen en sus políticas de gestión de recursos humanos.
2 estrategias para mejorar la productividad laboral según la ley de Yerkes-Dodson
La productividad laboral de cualquier profesional, especialmente de aquel que teletrabaja, está muy ligada al comportamiento del rendimiento según la ley de Yerkes-Dodson.
Nuestro rendimiento tiene un comportamiento curioso. La ley de Yerkes-Dodson lo explica muy bien en su teoría de 1908. Los psicólogos Robert M. Yerkes y John Dillingham descubrieron que el rendimiento aumenta con la excitación fisiológica o mental, pero sólo hasta cierto punto. Es decir, unos niveles de excitación adecuados ayudan a centrar la atención en nuestras tareas, pero esto sólo se logra hasta un punto óptimo.
Dos soluciones para mejorar el rendimiento para freelance o cuando teletrabajamos:
¿Cómo posicionarnos en el rendimiento óptimo en nuestro día a día? Para ello, os proponemos dos soluciones que pueden ayudaros mucho a conseguir un trabajo productivo desde casa o desde cualquier otro lugar de trabajo.
- Planifica tareas motivadoras. Una de las soluciones está en planificarnos tareas que nos permitan estar suficiente motivados como para llegar a estar en alerta. Así, conseguiremos incrementar nuestro interés y la eficiencia será mayor.
Sin embargo, estos niveles de estrés tienen un tope y un tiempo determinado. Por eso, es recomendable planificar tareas cortas, y más cuando teletrabajamos. Pues nuestra atención se pueden llegar a incrementar mucho más, así como nuestra fatiga.
Y es que demasiada ansiedad afectará a la capacidad de concentrarse, lo que provoca que nos no seamos productivos y los resultados no salgan como desearíamos.
- Aplica la técnica del Pomodoro. Para organizarnos mejor en este sentido, uno de los trucos que más se usan las personas que teletrabajan es el uso de la técnica del Pomodoro.
Consiste en dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso. Es importante que tengas en cuenta, que el número de pausas van aumentando cada cuatro intervalos de trabajo.
Una técnica muy saludable, especialmente para entornos que permiten una concentración plena durante esos 25 minutos.
Siguiendo estas recomendaciones, todo freelance o profesional debería notar un incremento de productividad. Sin embargo, será necesario el uso de un software de productividad que promueva un trabajo colaborativo, tanto con proveedores y clientes, como con el propio equipo de trabajo para los empleados que trabajen desde casa. Sin una tecnología adecuada, no sirve de nada cualquier otra técnica para mejorar la productividad.
