Metodología Ágil Kanban para priorizar actividades

La metodología Ágil Kanban permite controlar el estado de las actividades en el proyecto. De una forma muy sencilla y a través de un tablero Kanban, vemos rápidamente si una tarea está en proceso, aún no se ha empezado y va tarde.

Esta metodología Kanban y el desarrollo del software siempre han ido muy de la mano. Por eso, es la técnica ágil por excelencia. Es de las metodologías más flexibles pero también de las más incompletas. Por eso, dependiendo de las necesidades del equipo, convendrá aplicar un método Agile más amplio o este sencillo tablero.

A continuación, vamos a ver en qué consiste exactamente la metodología ágil Kanban y cuáles son su requisitos para que funcione. Pero sobre todo, haremos hincapié en una solución innovadora que muchas empresas ya están siguiendo. Hablamos de la última versión de la metodología Ágil Kanban.

 

 

Metodología Ágil Kanban: ¿Es realmente un método de gestión de proyectos?

 

Existen muchos tipos de metodologías ágiles, entre ellas Kanban se considera una de las más populares. Sin embargo, en términos de gestionar proyectos profesionalmente, los tableros Kanban se quedan cortos. Y es que podríamos decir que en realidad, Kanban no es una metodología de un proyecto. Sino, más concretamente es un listado de tareas con algunas propiedades de esas actividades. Por eso, no podemos compararlo con los demás métodos ágiles de gestión de proyectos.

La metodología Ágil Kanban no está calendarizada. Es decir, no hay un flujo de trabajo programado en un calendario o una planificación. Esto hace que sea más bien un repositorio de tareas en tres columnas.

Sin embargo, esta carencia en la gestión de proyectos no sólo es una cuestión de saber en qué fecha termina el plazo de entrega de una actividad, sino que esto afecta a la manera en la que priorizamos las tareas para llegar a tiempo a esos plazos y no provocar costes innecesarios.

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Metodología Ágil Kanban que prioriza actividades según la planificación

 

En términos adecuados, la metodología ágil Kanban no detecta cuellos de botella, lo que afecta a todo el proyecto, según la teoría de sistemas. Los cuellos de botella son momentos del flujo de trabajo donde necesitamos invertir más dinero o tiempo para sacar adelante ese grueso complejo de actividades. Tener esta información, es fundamental para saber cómo priorizar cada tarea.

Por ello, existe herramientas como Sinnaps, que detectas estos cuello de botella, sabiendo de antemano el comportamiento del flujo de actividades que afectara a todo el proyecto en su totalidad. A esto lo llamamos uso de metodologías ágiles por el uso del Kanban y aplicación de metodologías predictivas, por el uso de PERT CPM para predecir el camino crítico y los cuellos de botella.

De modo que, en realidad Kanban es sólo un aumento de lente de cómo funciona el proyecto en un momento determinado. Y con una visión del Kanban, dentro de un proceso

 

 

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Las actividades están priorizadas en el Kanban

En la planificación obtenemos la ruta crítica, con las tareas más importantes para cumplir dentro de los plazos.

Al mismo tiempo, el equipo trabaja en el día a día con un tablero ágil o esta versión de Kanban, cuyas actividades están priorizadas según la planificación.

Esto lo conseguimos con herramientas como el gestor de proyectos online Sinnaps, que facilitan la implementación de metodologías ágiles con predictivas a través de herramientas fáciles para todos. 

 

 

 

6 reglas del Kanban como metodología ágil

 

La metodología Ágil Kanban sólo funciona si seguimos unas reglas. A pesar de su simplicidad, se debe cumplir una serie de normas muy básicas:

 

Regla 1: No se debe mandar producto defectuoso a las etapas posteriores

En muchas ocasiones, son varios los departamentos que trabajan en un mismo producto, por eso es fundamental que nuestro trabajo lo dejemos sin defectos, para que no se produzca un colapso en las etapas siguientes.

 

Regla 2: Las etapas requerirán sólo lo que es necesario para realizarse

Si dejamos una actividad mucho tiempo en la columna de en progreso, sólo puede significar una cosa: que no cumple con sus requisitos para ser completa. De nada sirve que haya completado otras cosas, no requeridas.

 

Regla 3: Producir sólo la cantidad requerida para la siguiente etapa

Al igual que las especificaciones de la actividad, la cantidad debe ser la requerida.

 

Regla 4: Equilibrar la producción

Cuando creamos actividades, debemos tratar de que sean lo más equitativas posibles, atendiendo por ejemplo a un mismo aspecto. Por ejemplo, «escribir un artículo», como tarea 1. Como tarea 2, puede ser «configurar y lanzar una campaña». Así, el flujo de actividades que va de una columna a otra, suele tener un ritmo similar y podremos controlar mejor el estado del proyecto.

 

Regla 5: Kanban es un medio para evitar especulaciones

Nos encanta validar tareas, pero siempre y cuando estén realizadas según las especificaciones de la misma. De nada sirve mandar a la siguiente columna, una tarea que realmente está incompleta. Por eso, es importante que sea un tablero realista.

 

Regla 6: Estabiliza y racionaliza el proceso

Como decíamos en la regla 4 sobre equilibrar la producción, es importante que el tablero Kanban esté racionalizado. Así, siempre tenemos tareas por hacer, en progreso y completadas.

 

Al final, existe muchas clases de Kanban. Muchas empresas combinan este tipo de control de tareas por columnas con otras metodologías ágiles. O, incluso, como hemos visto con metodologías predictivas que nos ayudarán en la gestión de los imprevistos. Depende de la profesionalidad que le quieras dar a la gestión de tus proyectos.