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⭐ ¿Qué es la justificación de un proyecto? ¿Cómo hacer una justificación de un proyecto?
La justificación de un proyecto identifica el por qué se lleva a cabo el conjunto de actividades que lo forman.
Cómo redactar la justificación de un proyecto puede ser más importante que hacer el propio proyecto, ya que si no se aprueba un proyecto nunca podrás realizarlo. En otros post hemos hablado de cómo hacer un proyecto o las fases de un proyecto, ahora sacamos la lupa para centrarnos en un aspecto importante correspondiente a los antecedentes y justificación de un proyecto.
¿Cuál es su propósito y qué se espera conseguir a su término? ¿Por qué es importante llevar a cabo el proyecto?
Así pues, en este artículo veremos la definición de justificación de un proyecto, cómo se realiza una justificación de un proyecto, qué elementos debería incluir y algunos ejemplos prácticos con los que podrías inspirarte.
Además, es importante que utilices un software de gestión de proyectos para empresas, si necesitas ejecutar proyectos con equipo de entre 50 a 100 personas.
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La justificación de un proyecto identifica y explica las diferentes maneras para resolver un problema planteado.
Se trata de una expresión cualitativa sobre el por qué debemos empezar un determinado proyecto, por qué merece la pena y cuál será su alcance o impacto en su entorno socio-económico.
Así pues, la justificación de un proyecto recoge:
- El alcance del proyecto a corto, medio y largo plazo.
- Diferentes soluciones para resolver un problema o alcanzar un objetivo detectado.
- Las respuestas a los diferentes intereses de los stakeholders o interesados del proyecto.
- La utilidad o innovación que aportar el proyecto en el campo de su ejecución.
- Todas aquellas razones que expliquen por qué es importante invertir un volumen de recursos para desarrollar el proyecto.
¿Cómo hacer la justificación de un proyecto?
Antes de saber cómo redactar una justificación de un proyecto es importante conocer cómo son los objetivos que se incluyen en ella.
Las razones o propósitos por los que se realiza el proyecto, los objetivos generales y específicos han de ser claros, concretos y que respondan a la solución al problema, concisos, directos e inteligibles por todas las personas que formarán parte del mismo.
Recordamos, como en tantos artículos, que la información de un proyecto es la base del mismo y cómo gestionemos sus datos de cara al equipo de trabajo, determinarán en gran medida el éxito de los resultados.
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Además, para hacer la justificación de un proyecto, tenemos que ser conscientes de nuestras limitaciones e identificar objetivos que sean alcanzables con los recursos que disponemos. A la hora de hacer una primera planificación del proyectos, Sinnaps nos ayuda a saber si lo que queremos llevar a cabo es realista o no.
Este software de gestión de proyectos calcula la ruta de trabajo óptima para nuestro proyecto. Nos dice cuál es la fecha mínima en la que podemos terminar el proyecto, según las actividades y recursos planificados. Con este dato, podemos saber si merece la pena seguir adelante con el proyecto o es mejor no hacer una justificación del mismo.
Por otro lado, el lenguaje que utilizaremos en la justificación de un proyecto debe estar enfocado a acciones terminadas. Así podremos emplear palabras como aumentar, incrementar, instalar, eliminar, etc. Y no términos como colaborar, fomentar, ayudar, etc. De esta manera, sabremos cómo redactar una justificación de un proyecto de forma efectiva y precisa.
Pero, ¿qué va en la justificación de un proyecto?
Pues bien, en primer lugar el planteamiento del objetivo general del proyecto. Por el que seleccionamos un equipo de trabajo determinado y unas actividades con unos recursos necesarios para alcanzarlo.
El objetivo general de un proyecto responde a la problemática planteada. Es una solución concreta al problema surgido. Una meta expresada con datos específicos, con el fin de poder evaluarlo adecuadamente a lo largo del desarrollo del proyecto y al término del mismo.
En este tipo de objetivo general respondemos a lo que se va a hacer, cómo se va a lograr y para qué es importante llevarlo a cabo.
Por otro lado, en la justificación de un proyecto también identificamos los objetivos específicos. Se trata de responder a todas las consecuencias surgidas para alcanzar el objetivo general.
Un ejemplo sencillo para entender cómo elaborar la justificación de un proyecto, sería:
El problema es que una revista tiene pocos ingresos. El objetivo general será ampliar el capital económico de la publicación. Un objetivo específico o una de las soluciones al problema podría ser, por ejemplo, ampliar el número de suscriptores de la revista, o mejorar la imagen de marca, o mejorar la calidad de la revista, entre otros muchos objetivos específicos.
Un proyecto productivo parte de un documento compartido por todo el equipo que explique por qué y para qué se inicia un proyecto. Sin esta justificación de proyecto, la información puede tergiversarse y con ello el objetivo principal por el que comenzamos nuestros trabajo.
Las empresas que apuestan por proyectos productivos utilizan herramientas que cumplen con sus necesidades, que hacen posible alcanzar objetivos y que ayudan a cumplir con los resultados esperados.
Sinnaps es una de esas aplicaciones cuyo objetivo propio es ofrecer planificaciones completas, fáciles de entender y optimizadas, aprovechando cada uno de los recursos disponibles.
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El cronograma online de Sinnaps es una herramienta de comunicación perfecta para presentar tu proyecto con todos sus objetivos, fechas, recursos. Es fácil y completo, y muchas empresas lo utilizan en sus reuniones para dar comienzo a sus proyectos frente al equipo del mismo.
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¿Qué mostrar desde Sinnaps para justificar tu proyecto?
Con esta herramienta podrás obtener un alcance del proyecto completo, fácil de entender y flexible.
- Plazos de entrega realistas. Tendrás las actividades priorizadas según la ruta de trabajo más crítica. Sinnaps te la calcula automáticamente según tus plazos y recursos disponibles, para que puedas llegar a tiempo a tus plazos.
- Fecha final de proyecto realista. También te dirá si puedes conseguir el proyecto en el tiempo que propones, ya que te dirá la fecha mínima de entrega del proyecto.
- Recursos asignados. Presenta los recursos que necesitarás en cada actividad, justificando su gestión de costes y cantidad.
- Disponibilidad real del equipo en demás proyectos. Verás qué personas están disponibles para evitar sobre cargas de trabajo y repartir las actividades de manera más equitativa, pero sobre todo más realista.
- Proyectos flexibles y susceptibles a los cambios. A través de las simulaciones de proyectos, puedes presentar distintos escenarios.
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