¿Cómo hacer una introducción de un proyecto?

La introducción de un proyecto es clave para poner en contexto a los involucrados del mismo. Se trata de un resumen claro y sencillo de lo que vamos a encontrar en el proyecto. Por eso, hay quienes prefieren redactar la introducción con el proyecto ya finalizado.

Sin embargo, puede ocurrir que al presentar nuestro proyecto, aún no hayamos empezado a ejecutarlo. De ahí que sea imprescindible tener una idea clara de lo que queremos conseguir del mismo, con el fin de explonerlo brevemente al equipo.

Todos los proyectos se dividen en diferentes fases a medida que su ciclo de vida avanza. En la etapa inicial, debemos explicar el objetivo principal y por el que comenzamos el proyecto. A continuación, veremos en qué consiste realmente la introducción para un proyecto y cómo redactarla o comunicarla a los demás. Y es que estamos hablando del primer contacto con los involucrados del proyecto. Es clave partir de un buen inicio.

Índice

¿Qué es la introducción de un proyecto?
¿Cómo redactar una introducción de un proyecto?
¿Cómo empezar una introducción de un proyecto?

¿Qué es la introducción de un proyecto?

Las introducciones de proyectos se definen como descripciones sencillas, directas y concisas de las ideas principales del proyecto. El objtivo de una introducción de un proyecto será identificar y transmitir el tema y los resultados que esperamos alcanzar al término del proyecto. Entre otros detalles como la manera en la que trabajaremos y las herramientas que utilizaremos.

Para poder llegar a cumplir con estos objetivos, es importante presentar esta introducción de la manera más simple y directa posible. Recogemos así las características que no deben faltar en una adecuada introducción para un proyecto.

En una sóla frase exponer la idea que resuma el contenido del proyecto.
Identificación del objetivo principal y la calidad de los resultados esperados.
Comunicación clara y ordenada de los procedimientos a seguir.
Una introducción de un proyecto plantea reflexiones y dudas que se irán resolviendo a lo largo del mismo.
Representación del primer contacto con nuestros lectores o interlocutores, el equipo de trabajo e interesados en el proyecto.

¿Cómo redactar una introducción de un proyecto?

La redacción de una introducción a un proyecto ha de ser concreta y legible por todos. Es importante que mantengamos esta idea en mente: trabajar de manera que cualquier persona nueva que se incorpore al equipo durante la ejecución del proyecto, sepa de qué va con sólo leer esta introducción. O si rotamos dentro del equipo, que sea capaz el nuevo Director de Proyecto seguir con el trabajo de forma rápida. Además, nadie es imprescindible en una empresa.

Para solucionar problemas como nuevas incorporaciones o cambios de rol dentro del equipo, en proyectos largos como los de investigación, por ejemplo, la herramienta de gestión Sinnaps informa de todos los cambios que se realizan en la planificación a través del muro de actividad o el muro de proyecto. Además, si adjuntamos la documentación necesaria en las actividades podremos acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier sitio, sin tener que estar compartiendo archivos. Todo esto es importante explicarlo en las introducciones de proyectos.

Como hemos explicado en el apartado anterior, una introducción debe cumplir con estas características pero además, podemos mejorarla con proyectos anteriores, con ejemplos visuales que ayuden a comprender mejor estas tres cosas:

Lo que queremos conseguir
Cómo lo queremos conseguir
Cuándo estimamos conseguirlo

Para la última cuestión, Sinnaps nos ayuda a calcular la duración del proyecto y su fecha final gracias a la ruta crítica del proyecto. Esta nos dirá en qué fecha como pronto puede terminar el proyecto, según las actividades que hayamos planificado. Este concepto es clave la introducción a la gestión de proyectos. El Project Manager debe ser capaz de detectar las actividades críticas que dibujarán las rutas más importantes de trabajo. Si estas se retrasan, podrían poner en peligro el final exitoso del proyecto.

¿Cómo empezar una introducción de un proyecto?

Toma un primer contacto realizando una adecuada presentación de tu proyecto. Puedes empezar convocando una reunión conocida como Kick off. En ella, el equipo se conoce, toma nota de las ideas y objetivos con los que se trabajará, de los roles y responsabilidades, y sobre todo, saldrán a relucir muchas dudas. Bien, cuantas más preguntas sin resolver, más podremos adelantarnos a los contratiempos.

Se trata de una reunión colaborativa y con un importante componente social.

Puedes saber más sobre cómo realizar un primer contacto con el equipo a través de una Kick-off aquí:

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Sin embargo, si la introducción al proyecto la vas a hacer redactada, es mejor que empieces por una descripción en una sóla línea que defina el objetivo del proyecto. Ejemplo: diseñar una nueva línea de productos —para la introducción de un proyecto empresarial. Otro ejemplo: investigación contra la dermatitis aguda — en un proyecto científico.