El 80 por ciento de los españoles han experimentado o prevén un incremento en la retención de clientes gracias a procesos de transformación digital y por esto, implementar un software nuevo en la empresa debe ser lo más eficaz y sencillo posible a través de un adecuado plan estratégico.
Sin embargo, para muchas empresas la implementación y actualización tecnológica suponen un escalón más alto de lo que podrían esperar. Una dificultad que se refleja directamente en el resultado final. Los tiempos de entrega se extienden, los recursos empleados dejan de ser eficientes y en consecuencia el proyecto supone un mayor desembolso económico para la empresa.
Implementar un software nuevo que ayude en la gestión de proyectos como Sinnaps, también ayuda a optimizar y estandarizar futuras implementaciones, convirtiéndose es una tarea imprescindible para cualquier organización que desee innovar y renovarse.
Al igual que cualquier otra herramienta, es vital que la incorporación de tecnología para la gestión de proyectos y que monitoriza los procesos de negocio en la organización siga una planificación estratégica previa.
Diseña un plan de acción para que la implementación de la nueva herramienta sea lo más segura posible.
Llama la atención que, según el estudio mundial Exploiting the Software Advantage: Lessons from Digital Disrupters —patrocinado por CA Technologies y realizado por la firma analista Freeform Dynamics en 2015—, España tiene un mayor porcentaje de organizaciones inmersas en procesos de transformación digital que otras economías europeas líderes. «Las empresas españolas ven la necesidad de modernizarse y apoyarse en la tecnología para ser competitivas», explica Christian Lewis, country manager de CA Technologies Iberia.
Una de las conclusiones a las que llega el citado informe es la de que el 80% de los encuestados españoles han experimentado o prevén un incremento en la retención de clientes, el 76% han creado o esperan generar nuevas fuentes de ingresos y el 74% han obtenido o prevén obtener un incremento en sus ingresos. Todo ello gracias a la transformación digital y a la implementación de software que están revolucionando nuestra manera de trabajar.
Los beneficios son indudables. Gran parte del colectivo empresarial de nuestro país es consciente de ello. Al mismo tiempo, los comités ejecutivos aceptan que la implantación de nuevas herramientas puede derivar a un importante cambio en la propia cultura de la empresa. Todo un reto para la directiva de la misma. ¿Cómo llevar a cabo el proceso sin ocasionar daños en el buen funcionamiento del equipo de trabajo? La solución está en una acertada planificación de digitalización, dirigida tanto hacia personas como hacia procesos. La estrategia estará dividida en distintas fases:
- Estudio y diseño de las acciones a desarrollar
- Realización de un test en una muestra determinada de empleados
- Elaboración de una prueba piloto
- Implantación general de la herramienta
- Evaluación final de los resultados obtenidos
- Ejecución de un seguimiento pertinente que resuelva incidencias puntuales y proponga mejoras
Para una migración segura, lo primero que nos puede ayudar a realizar el estudio previo es una comunicación directa con los managers y empleados, para conocer de primera mano sus métodos de trabajo. Resulta de vital importancia la comunicación entre ellos con el fin de proporcionarles lo que necesitan en el momento oportuno. Sin un diálogo eficiente entre las dos partes, la implementación de un software nuevo quedará reducido a un tímido amago sin éxito. Por este motivo, y tras la entrevista previa con cada colaborador, es hora de explicar cómo y para qué afectará la nueva herramienta a su productividad. Se trata de identificar todos aquellos beneficios que enriquecerán no sólo el resultado final, sino el esfuerzo y dedicación de cada empleado durante el proyecto. En definitiva, el nuevo software estará diseñado con el fin de buscar la eficacia e inmediatez de las actividades. Y esto sólo se conseguirá si existe un bienestar real de nuestro equipo de trabajo. Sin ir más lejos, hay herrmientas como Sinnaps que están pensadas precisamente para buscar sinergias y flexibilidad en este tipo de procesos. Gracias a su usabilidad, así como al singular sistema automatizado para calcular el mejor flujo de trabajo, es capaz de acortar los tiempos , ajustar presupuestos y aprovechar las horas para que ningún colaborador realice más trabajo del debido en la implementación.
Otra de las medidas a tener en cuenta a la hora de planificar nuestra estrategia es la de encontrar influencers, personas que trabajan mano a mano con todos los miembros del equipo. A través de esta figura fomentaremos la participación, resolveremos incidencias concretas y nos mantendremos informados sobre las funcionalidades según casos reales. Nuestra alianza con ellos desprenderá una importante influencia para obtener una actitud positiva y comprensiva al implementar un software nuevo en la empresa.
Una vez establecidos los puntos principales que deben quedarse resueltos con la implantación de la herramienta, nos dispondremos a probarla en forma de test. La muestra de empleados describirá una experiencia determinada, la misma que nos ayudará a comunicar e instalar en el resto del colectivo nuestro nuevo método de trabajo.
A medida que el software se va asimilando por el grupo de usuarios, podremos ir ratificando los objetivos establecidos en la primera fase. Regla básica en los procesos de implantación de nuevas herramientas: no se dará nada por sentado y se coordinará las diversas acciones y equipos. Así pues, en la fase de evaluación del desarrollo de transformación se verificará si ha conseguido una mejora en la ejecución de las tareas, si se ha alcanzado la rapidez y agilidad con el nuevo software, si la productividad de nuestro equipo humano ha aumentado y si el coste para la empresa ha menguado, entre otros muchos aspectos a tener en cuenta.
Obviamente, el ritmo de instalación dependerá del punto de partida y de la herencia tecnológica de cada empresa, así como de su tipo de industria. Tanto una garrafal precipitación como una excesiva lentitud en la transformación pueden ser cruciales en el resultado final de la misma.
¡Enhorabuena! La implantación ha sido un éxito. El siguiente paso tras implementar un software nuevo consiste en desarrollar una estrategia de mantenimiento. Este paso está relacionado directamente con nuestro punto de partida: la comunicación y el seguimiento continuo, a través de diálogos transparentes que nos certifiquen una implantación completa. Con ello, el círculo quedará cerrado y nuestro trabajo como gestores de proyecto será un poco más sencillo y eficaz al mismo tiempo.
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