La gestión del cambio organizacional supone siempre mucha incertidumbre para las empresas. Sin embargo, la fuerte competencia de hoy día sumado a la versatilidad de los mercados, obligan a las organizaciones a prepararse para una adecuada administración del cambio.
¿Cuál es el mejor procedimiento de gestión del cambio? ¿Qué elementos debemos tener en cuenta para nuestra PYME? ¿Cuáles son las etapas del cambio organizacional que mejor se adaptan a nuestros proyectos de empresa? Vamos a ver cómo podemos empezar a transformar nuestra empresa para ganar competitividad. Además, veremos cómo ciertas herramientas de gestión online nos pueden ayudar a preparar esta transformación.
Índice
- ¿En qué consiste la gestión del cambio organizacional?
- Factores para la administración del cambio en las organizaciones
- Etapas para un procedimiento de gestión del cambio adecuado
- Hacer simulaciones de escenarios
- Planificar y gestionar el cambio organizacional
- Adaptación al cambio organizacional: elementos de éxito
¿En qué consiste la gestión del cambio organizacional?
La gestión del cambio en las empresas significa saber utilizar todas las novedades e innovaciones que se desarrollen en el entorno, para beneficio de la empresa. Esto no quiere decir que tengamos que utilizar la tecnología más puntera, última en el mercado, sino prepara los procedimiento de la organización para adaptarlos a los posibles cambios venideros. Es decir, trabajar en una cultura de empresa flexible, capaz de hacer frente a los cambios e imprevistos que no podremos impedir.
Y es que la gestión del cambio en las organizaciones tiene una premisa importante: por mucho que nos preparemos para impedir un posible cambio, nunca podremos evitarlo, ni reducir con ello el riesgo a cero. Siempre vamos a tener que capear, y a esto lo llamamos gestión del cambio organizacional. Para lo que existen una serie de pautas y claves con las que llevar a cabo un adecuado procedimiento de gestión del cambio.
Así pues, la gestión del cambio organizacional es la capacidad de la empresa para transformarse, debido a un agente externo o interno a la misma, y bajo el paraguas del aprendizaje continuo.
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Factores para la administración del cambio en las organizaciones
Cuando preparamos nuestra empresa para realizar un procedimiento de gestión del cambio lo más exitoso posible, nos detenemos siempre ante una serie de factores que influyen en el este cambio organización. Por lo general, el cambio dentro de la gestión de proyectos y de empresas suele relacionarse con la conducta, habilidades y capacidades de las personas que las forman. Y es que las empresas son conjuntos de personas. Por ello, muchos de estos factores se relacionan con la gestión de estos colaboradores, personas que están detrás de las empresas. Y que a su vez, son la parte de la empresa que más difícil es gestionar.
Agentes internos. Relacionados con el control que tenemos sobre estos factores impulsores del cambio.
- Cambios de cargos.
- Nuevos puestos.
- Nueva contrataciones.
- Nuevas estrategias comerciales.
- Coaliciones empresariales.
- Nuevos inversores.
Agentes externos. No tenemos control sobre estos factores que implican un cambio en las organizaciones.
- Nuevas legislaciones.
- Aparición de nuevos competidores.
- Cambio en la manera de vender nuestros productos o servicios.
- Cambio de cultura en nuestros públicos obbjetivos.
- Nuevas formas de relacionarnos con los clientes.
- Previsiones accidentales.
Son sólo algunos factores, palancas que impulsan al cambio en las empresas, a la transformación en la manera de gestionar proyectos.
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Etapas para un procedimiento de gestión del cambio adecuado
Para preparar nuestra empresa a la gestión del cambio organizacional, es conveniente hacerse con un plan de gestión de cambios a través de una herramienta de gestión de proyectos profesional como Sinnaps, por ejemplo. Estas aplicaciones nos ayudarán a crear simulaciones y ver cómo afecta cada cambio en toda la estructura de la empresa. Para ello, debemos planificar cada paso e ir viendo cómo afecta al presupuesto y a los plazos que nos hemos marcado en esta transformación.
Hacer simulaciones de escenarios
9 etapas del plan de gestión del cambio organizacional:
- Asigna un responsable en la administración del cambio.
- Planifica un borrador del plan de gestión del cambio.
- Reúnete con los diferentes responsables de equipo o departamento para ver cómo afrontar la nueva etapa y qué recursos, tiempos necesitarán.
- Invítales a tu proyecto online y mantiene una comunicación constante con ellos.
- Planifica hitos o momentos clave en los que evaluar todos juntos la transformación alcanzada y definir y detallar siguientes pasos.
- Crea simulaciones con diferentes escenarios preparados, para ver de antemano cómo afectaría que un inconveniente surgiera, como por ejemplo cualquiera de los agentes externos mencionados o incluso, algunos de los agentes internos identificados anteriormente.
- Evalúa y controla con técnicas profesionales como el Valor Ganado, el procedimiento de gestión del cambio. Con Sinnaps, por ejemplo, podrás ver online en cualquier momento, el rendimiento de tus proyectos de transformación.
- Corrige, toma decisiones, vuelve a valorar estas modificaciones desde tu simulador de Sinnaps. Mantén reuniones con los responsables de cada actividad y comunícate con ellos desde la propia herramienta, para ver in-situ todo lo que falta o se va logrando.
- Guarda tu proyecto, quién sabe si lo necesitarán en nuevos procedimientos de gestión del cambio.
Gráfica de control presupuestario: ejemplo basado en técnicas de Valor Ganado
Planificar y gestionar el cambio organizacional
Adaptación al cambio organizacional: elementos de éxito
Todas estas etapas han de estar siempre respaldadas por estos elementos que promueven una transformación exitosa.
- Compromiso y apoyo por parte de la alta dirección
- Formación, capacitación y participación de todos los responsables de departamento, equipo o de cada actividad.
- Liderazgo compartido y de apoyo a todos los colaboradores.
- Sistema de comunicación fluido y constante.
- Control, evaluación y anticipación a los cambios que pueden poner en riesgo organizaciones y proyectos.
En definitiva, esta gestión del cambio organizacional va asociado, principalmente a las actitudes y voluntades de las personas. La implementación se logra sólo si la directiva toma ejemplo, motiva y realmente es un cambio que mejore el trabajo de las personas y ayude a ganar competitividad por parte de todos.
¿Cómo afronta tu empresa estos cambios organizacionales? ¿Utilizas herramientas online que ayuden a la organización a transformarse y ser competitiva? Déjanos tus dudas y otros comentarios 😉
