La formulación de proyectos

La formulación de proyectos es el procedimiento a seguir como el que veremos para recopilar toda la información de un sistema o conjunto de actividades orientadas a perseguir un objetivo concreto.

Para saber cómo hacer un proyecto, antes es preciso identificar el propósito y la razón de la ejecución del proyecto, para después superar una fase de investigación y análisis, donde recoger la información que necesitamos. Por ello, en este artículo vamos explicar cómo se formula un proyecto, identificando las principales fases de la formulación y evaluación de proyectos, y cómo podemos llevarlas a cabo por herramientas tan intuitivas como Sinnaps.

 

 

¿Qué es la formulación de proyectos?

 

Los proyectos nacen siendo únicos en unos periodos de tiempo concretos y con unos requisitos específicos. La selección de la información que gestionemos en ellos será clave para recoger los frutos que sembremos. Y el cómo gestionar esos datos, nos dará la calidad del resultado final.

Y es que en definitiva la formulación del proyecto debe responder a una problemática planteada cuya solución satisface una necesidad puntual. Elaboraremos así un plan de trabajo con el propósito de alcanzar ese objetivo.

Al detectar unos objetivos concretos, debemos darles unos valores medibles con los que hacer una evaluación más exahustiva cuando recojamos resultados. Así funciona la formulación de proyectos, pensando también en la evaluación

Cuando elaboramos la formulación de proyectos en cualquier tipo de empresa, se tiene en cuenta una concepción básica: la ideación constante de soluciones a problemas que impidan la creación y mantenimiento de valor continuo del negocio. Y esto es posible por una asignación y un uso eficiente de los recursos. Hablamos de una correcta gestión de proyectos profesionales.

 

 

¿Cómo formular un proyecto?

 

Seguiremos una guía para la formulación de proyectos, cuyas fases nos irán descomponiendo la gestión de la información del trabajo que tenemos por delante. Así sabremos cómo se formula un proyecto. A través de estas etapas:

 

Paso 1: Identificación del problema

 

Será el objetivo con el que partimos. La razón de ser del proyecto. Se podría decir que es de las cosas más importantes, no sólo identificar un objetivo sólido y que cubra una necesidad real en la población, sino mantener ese objetivo a lo largo del desarrollo del proyecto. Un truco podría estar en darle al proyecto el nombre del objetivo. Por ejemplo, construcción de una casa.

 

Paso 2: Descripción del proyecto

Una vez sabemos lo que queremos solucionar, vamos a redactar y ampliar el cómo hacerlo. En esta fase estaremos elaborando una justificación del proyecto. Las preguntas a responder aquí son:

• ¿Qué se quiere hacer?
• ¿Cuál es la razón de hacerlo?
• ¿Qué se espera obtener? Objetivos dentro del propio proyecto.
• ¿Cuánto se quiere hacer? Metas alcanzables del proyecto.
• ¿Quienes son los interesados del proyecto que obtendrán un beneficio del mismo? ¿Por quién se hace?
• ¿Cuáles son los productos resultantes del proyecto?

 

Paso 3: Identificación de actividades y sub-tareas

Sabemos qué queremos alcanzar, cómo y para quién. Es el momento de definir las acciones por las que logramos estos objetivos.

 

Paso 4: Planificación del cronograma de actividades online

Es momento de programar en un calendario esas tareas, para darles un plazo estimado. Estaremos planificando el cronograma del proyecto. Normalmente se planifica gracias a un diagrama de Gantt. Una tarea que se puede realizar constantemente gracias a la gestión ágil y la planificación flexible de herramientas como Sinnaps.

 

¡Hacer una formulación de proyecto!

 

Cronograma de actividades online de Sinnaps

 

 

Paso 5: Asignación de recursos

Identificamos qué elementos necesitamos para ejecutar las actividades, ya sean humanos, financieros, técnicos o materiales. Desde la propia aplicación de gestión se pueden ir asignando recursos, costes y todo lo necesario/disponible para llevar a cabo esas tareas.

 

Paso 6: Elaboración del presupuesto

Al mismo tiempo que vamos identificando estos recursos, podemos ir asignando y estimando costes. Presupuestamos así el proyecto. Calculamos los costos totales sumando cada uno concepto por separado.

 

Paso 7: Seguimiento y control del proyecto

La gestión continua de los proyectos es clave para el adecuado rendimiento de los mismos. Un proyecto está vivo. Tiene imprevistos, cosas que cambiar a última hora, estimaciones con incertidumbre. Por eso necesitamos trabajar con planificaciones flexibles que además evalúen el estado del proyecto en el momento que necesitemos. ¿Cómo simplificar al máximo este trabajo? Sinnaps nos lo pone fácil.

Al finalizar el proyecto, se recomienda que se realicen unas conclusiones de proyecto, para aplicar lecciones aprendidas en futuros trabajos.

 

¿Cómo hacer una formulación de proyectos productivos con Sinnaps?

 

El trabajo de un Project Manager no sólo se queda en hacer una formulación de un proyecto, debe gestionarlo y controlarlo. Y es que continuamente estaremos buscando rutas de trabajo óptima con cada pequeña modificación. Para asegurarnos de que lo que estamos haciendo es lo mejor que deberíamos hacer en ese momento. En otras palabras: no estamos perdiendo ni un minuto de nuestro tiempo.

Sinnaps nos da la posibilidad de realizar todos estas fases en cuestión de minutos, para centrarnos en lo más importante: la gestión continua del trabajo que ya se está ejecutando. Pasamos a la acción en cuestión de unos minutos de planificación, y tras identificar bien nuestras metas.

1. Hacemos el cronograma online con el objetivo ya definido. Sinnaps calcula automáticamente la mejor ruta de trabajo según las actividades que hayamos identificado, su duración y la relación entre ambas. Las tareas programadas en fechas fijas pueden suponer plazos a los que tengamos que llegar con actividades ya terminadas. Sinnaps te dice qué hacer primero y cuándo.
2. Asignamos recursos a esas actividades. Sinnaps presupuesta automáticamente el coste de nuestros recursos, ya sean materiales o el propio trabajo del colaborador. Asesora si tenemos una sobre-asignación para re-planificar el proyecto y prevenir así contratiempo no deseados. Asimismo, asigna tareas a tu equipo involucrándolos en las actividades. Todos estarán al día de lo que vaya pasando en el proyecto. Y es que Sinnaps fomenta el trabajo en equipo en proyectos colaborativos, facilitando el uso de la app con una fácil interfaz.
3. Control y seguimiento continuo de las actividades de todos los proyectos. Una vez tenemos el proyecto planificado, trabajamos a diario con nuestro panel de actividades. Veremos qué tareas vamos validando, nosotros o el responsable de la misma, cuáles nos quedan por hacer, cuáles van con retraso o qué actividades deberíamos estar haciendo.

 

Formula proyectos de una manera totalmente intuitiva

 

Tres fases que nos enseñan qué es formulación y evaluación de proyectos y cómo formular un proyecto productivo, innovador, colaborativo y online. Ajustado a las necesidades actuales gobernadas por la transformación digital de las empresas más competitivas.

 

 

 

 

Si tienes algún comentario, propuesta, idea o sugerencia sobre la formulación de proyectos, por favor no dudes en escribir en las líneas de debajo. Todos lo agradeceremos!! 😉

 

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