«Ante un contratiempo, es necesario analizar, planificar y realizar la primera actuación en menos de 3 minutos»

Entrevistamos a Yan Vispo, Fundador de Rumbo Eficiente y especialista en ofrecer soluciones de Productividad Personal para Ingenieros Emprendedores e Intraemprendedores.

 

 

Con él descubrimos técnicas y procesos capaces de ayudarnos a aumentar nuestra productividad en el trabajo y disminuir, con ello, la frustración que tantas veces termina por dejarnos un mal sabor de la jornada.

Yan Vispo nos explica, entre otras cosas, que «priorizar es sencillo cuando utilizamos los recursos y herramientas adecuados para ello». Y es que una de barreras de un profesional es saber priorizar su trabajo. Por ejemplo, la app de gestión del trabajo Sinnaps ayuda a calcular las actividades más importantes para llegar a tiempo a los plazos. 

Otra de las cosas más complicadas es saber tomar decisiones acertadas a tiempo. «Ante una incidencia imprevista, es necesario analizar, planificar y realizar la primera actuación en menos de 3 minutos», explica Yan Vispo, quien nos da las claves para actuar ante un imprevisto.

Además, nuestro entrevistado, especialista ayudar a los profesionales a ser más productivos, nos nutre de una lista de consejos para aprender a fijar plazos realistas, entre muchas otras cosas que podrían suponer un cambio a la larga en la consecución de buenos resultados 😉

 

¿Qué es Rumbo Eficiente?

 

Rumbo Eficiente zarpa en febrero de 2018 como el primer Blog de Productividad Personal enfocado en Ingenieros Emprendedores e Intraemprendedores.

Nace fruto de mi pasión por este campo, la inquietud de emprender un negocio online y lo que es más importante, el propósito firme de ayudar, a través mis conocimientos y experiencias, a mis colegas ingenieros a gestionar la presión inherente al actual panorama multi-proyectos mediante las 3 claves de planificación:

• Propósito
• Hábitos
• Estrategias

En resumen, es el cuaderno de bitácora en el que desarrollo todo mi proceso de aprendizaje continuo en este campo y, al mismo tiempo, ayudo a los lectores a descubrir su ‘yo’ productivo.

 

¿En qué consiste el método personalizado basado en GTD (Getting Things Done)?

 

Pues, para aquellos que no lo conozcan, GTD es un método de planificación personal, cimentado con sencillas estrategias de gestión del flujo de trabajo. Éstas se llevan a un sistema con el que recopilar, procesar, planificar y llevar a buen puerto todas aquellas acciones y/o proyectos que forman parte de nuestras metas de vida privada y profesional.

Con este método conseguí dar el plus de calidad a mi planificación, permitiéndome, a día de hoy, vivir en un estado de tranquilidad y confianza que solo te proporciona el saber que lo que estás haciendo y/o dejando de hacer en cada momento y contexto dado, es lo correcto.

Como todo gran método, es sumamente personalizable, dentro de unas bases o principios de funcionamiento, y ahí es donde entra nuestra experiencia.

En mi caso en particular he añadido una toma de datos o análisis previo de las situaciones que suelen afectar a mi flujo de trabajo, proporcionándome la gran ventaja de disponer de la información necesaria para decidir y actuar en el menor tiempo posible, una vez llega a mi bandeja de entrada una tarea prioritaria y urgente.

Por último, en cuanto a la planificación de proyectos he añadido una última etapa, en mi opinión ineludible, que es el revisar y validar las fases de programación y ejecución para confirmar es la adecuada.

 

¿Qué problemas considera que son los más comunes entre los ingenieros emprendedores relacionada con la gestión de sus proyectos?

 

En la actualidad, el mayor desafío que afrontamos los ingenieros es el lidiar con la presión y estrés, que nos impone el mercado global, la competencia y nosotros mismos, dentro de un panorama multi-proyectos.

Muchas veces perdemos el rumbo de lo que hacemos, dedicando tiempo y energía a los proyectos equivocados o cayendo en la multitarea, lo que se traduce en objetivos no conseguidos y un estado de frustración y ansiedad difícil de gestionar.

Para evitarlo, debemos tener claro el propósito y objetivos que perseguimos, instaurar unos hábitos de trabajo y estrategias adecuados para focalizar nuestra energía en las tareas prioritarias, y desarrollar e implementar un sistema que nos proporcione los datos y automatismos que permitan automatizar ciertos procesos.

 

Muchos profesionales tienen dificultad para saber priorizar tareas. ¿Qué cree que no debemos olvidar para saber priorizar cuando gestionamos varios proyectos al mismo tiempo?

 

Priorizar es sencillo cuando utilizamos los recursos y herramientas adecuados para ello. Para alcanzar el éxito en la priorización es necesario:

 

• Definir de forma clara el propósito de nuestro trabajo y proyectos.
• Detallar de forma realista objetivos anuales, trimestrales, mensuales y semanales.
• En función de los objetivos semanales, plasmar un plan de acción realista (asequible) para cada día de la semana basado en:
  • 1-3 tareas prioritarias para conseguir nuestros objetivos
  • Bloques de tiempo exclusivos para cada tarea
• Revisar asiduamente los objetivos y planes de acción establecidos y sus fases de ejecución para validar nuestro método de planificación.

 

Una vez definido lo anterior, podemos apoyarnos en la Matriz de Priorización de Eisenhower para definir aquello a lo que permitiremos cortar nuestro ritmo de trabajo por ser urgente y prioritario. En cualquier caso, a medida que nuestra planificación va tomando un rumbo más eficiente, nos encontraremos menos tareas clasificadas dentro de este cuadrante.

 

¿Cuáles son las claves para tomar decisiones en tres minutos?

 

Esta es una estrategia que aprendí hace años de mi experiencia en el control y operación de la red Eléctrica. Ante una incidencia imprevista, es necesario analizar, planificar y realizar la primera actuación en un tiempo menor de 3 minutos, ofreciendo la mejor calidad de servicio posible al cliente y manteniendo el nivel de seguridad para el personal de campo e instalaciones.

Me di cuenta que la clave está en crear un sistema que nos proporcione los datos necesarios para un análisis efectivo y procedimientos de trabajo revisables para la automatización de las tareas repetitivas. Esto nos permite focalizarnos en las decisiones y acciones clave para conseguir nuestras metas.

El detallado y definición de los datos parametrizables de nuestro trabajo, siempre nos facilitará un análisis realista en un tiempo reducido.

Para la automatización un gran recurso a utilizar son las listas de control, guías o procedimientos de trabajo, que nos permitan llegar a un resultado. Con ello, conseguimos destinar nuestra mente a la toma de decisiones en lugar de utilizarla como sistema de almacenamiento.

 

Nuestra app Sinnaps ayuda a cumplir plazos a sus usuarios. Una de las cosas más difíciles es saber cuándo fijar los plazos. ¿Tiene algún consejo para aprender a fijar plazos realistas? ¿Qué elementos debemos tener en cuenta?

 

A mayor definición del trabajo a realizar, más fácil nos será fijar unos plazos acordes al proyecto en el que nos embarquemos. Por ello recomiendo para cada proyecto detallar:

 

• Tiempo efectivo real del que disponemos para dedicar al proyecto.
• Recursos y herramientas en nuestro poder.
• Cada uno de los pasos o acciones a realizar hasta llegar a la consecución del objetivo.
• Las acciones delegadas en otras personas o empresas, incluyendo control de ejecución de estas y recordatorio de plazos.
• Contingencias que pudieran surgir, según experiencias anteriores.
• Márgenes de tiempo a añadir para la resolución de las contingencias.
• Distribución de todo lo anterior en función del tiempo necesario para su ejecución y el efectivo del que disponemos.
• Tiempo necesario para la revisión y validación del proyecto u obra ejecutada, para que una posterior corrección o reparación, no retrase el inicio de otro proyecto programado.

 

A veces estos plazos no se cumplen. En el mundo del Project Management, sólo el 2,5% de los proyectos cumplen con su planificación inicial. ¿Cómo comunicamos al cliente o superior que su proyecto no lo tendremos a tiempo?

 

Lo primero a tener en cuenta es que, en la fase de ejecución de cualquier proyecto existen contingencias que se escapan a nuestra planificación; ¡y demos gracias! Si no, nuestro trabajo sería monótono y aburrido.

Partiendo de esto, debemos tener claro que en algunos casos tendremos que asumir retrasos en la entrega y renegociar los plazos de ejecución con nosotros mismos y nuestros clientes o superiores.

En mi opinión, lo más importante en esta situación es asumir la responsabilidad que nos corresponde, tanto en la planificación como en la ejecución del proyecto y, lo más importante, acudir siempre a esta cita con un plan de acción que considere los nuevos parámetros, costes incluidos y ofrezca la confianza necesaria al cliente o superior.

 

¿Qué tipo de herramientas pueden utilizar estos profesionales para mejorar su productividad?

 

La herramienta más importante de nuestra productividad personal somos nosotros mismos. En base a esto, entiendo que lo mejor que podemos hacer es establecer, cuanto antes, un rumbo de formación continua mediante la lectura, cursos, consultorías o mentorías, que nos proporcionen los conocimientos adecuados para desarrollar e implementar nuestro sistema personalizado de planificación.

Una vez tengamos un método definido, lo más sencillo y recomendable es empezar por aquellas herramientas físicas o digitales que controlemos, para implantarlo en un ambiente de confianza.

Llegados a este punto suelo recomendar empezar desarrollando el método en sencillos libros de Excel. Ya habrá tiempo, una vez controlado el método, de probar herramientas más complejas. Lo esencial a la hora de elegir una herramienta, es que esta se adapte a tu método de planificación y no al contrario.

Para finalizar, agradecer nuevamente a los lectores y al equipo de Sinnaps el tiempo de calidad que me han dedicado.

 

Si desean conocer más recursos y herramientas de Productividad Personal para Ingenieros y claves para gestionar la presión y el estrés del día a día, pueden visitar Rumbo Eficiente.