En este artículo hablaremos de cómo mejorar el clima laboral en una empresa. Para empezar, es esencial realizar una evaluación y medición del clima laboral para conocer en qué grado afecta a los trabajadores y repercute en el beneficio de la empresa.
Una manera de mejorar el clima laboral de la empresa y fomentar el trabajo colaborativo es la gestión de proyectos, tarea que simplificamos utilizando instrumentos como la planificación de tareas o la optimización de tiempo y recursos que nos ofrecen herramientas como Sinnaps, software de gestión de proyectos.
Índice
¿Cómo mejorar el clima laboral en una empresa?
Diagnosticar y evaluar, aceptar, modificar y volver a evaluar.
La empresa debe establecer un plan de acción para mejorar el clima laboral que incluya los citados elementos.
El primer paso, que implica el diagnóstico y la evaluación, es la base para determinar qué motivos causan malestar y deben ser modificados o eliminados, así como conocer los aspectos más valorados, para potenciarlos.
Aceptar la situación: el segundo movimiento en orden cronológico pero el más importante de todos. La directiva debe asumir que las situaciones planteadas por los integrantes de la empresa son reales y relevantes. No se puede evaluar el clima para luego omitir la necesidad de cambio. Se deben admitir los errores en la organización, especialmente cuando parten de la directiva, ya que no corregirlos equivaldría a perder su credibilidad y liderazgo.
Las últimas acciones a tomar son: modificar y re-evaluar. Las modificaciones deben ser pertinentes y proporcionadas. Realizar un cambio para mejorar el clima laboral en una empresa no implica que el resultado vaya a alcanzar las expectativas y, por ello, se debe realizar una nueva evaluación y diagnóstico para conocer los efectos que la nueva variable ha causado.
Numerosos estudios, como la tesis de Luz Viridiana Williams ‘Estudio diagnóstico de clima laboral en una dependencia pública’ señalan: «[…] implementar un Diagnóstico de Clima Organizacional es de vital importancia para identificar las áreas de oportunidad que se tienen dentro de la organización, una vez identificadas se podrá elaborar un plan de mejora como propuesta a la dependencia, teniendo como principal finalidad alcanzar un mejor ambiente laboral».
Además, el estudio explica que «el clima laboral puede ser tomado como un indicador de la cultura» o como la Agencia Nacional para el Mejoramiento de las Condiciones de Trabajo de Canadá (NAALC) en su última investigación, donde ha identificado seis dimensiones individuales clave para la calidad de vida en el trabajo:
– Relaciones sociales y profesionales: reconocimiento de trabajo, respeto, escucha, consideración de colegas y jerarquía, información, diálogo social y participación en las decisiones.
– Contenido del trabajo: autonomía, variedad de tareas, grado de responsabilidad.
– Entorno de trabajo físico: seguridad, ruido, calor, iluminación, limpieza, configuración espacial.
– Organización del trabajo: calidad de la prescripción del trabajo, capacidad de apoyo organizacional en la resolución de disfunciones, pasos del progreso organizacional, dificultades, carga de trabajo, prevención de riesgos laborales.
– Logro y desarrollo profesional: compensación, capacitación, validación de logros, desarrollo de habilidades, seguridad en la carrera.
– Conciliación entre vida laboral y no laboral : horarios y horarios de trabajo, vida familiar, acceso a servicios, ocio, transporte…
Por lo que deducimos que prevenir el mal clima laboral y clima laboral positivo se relacionan, de modo directo, con indicadores como la satisfacción en el puesto de trabajo, la conciliación familiar y el liderazgo, siendo este último el de mayor significación.
Evaluación y medición del clima laboral
¿Cómo evaluar el clima laboral? Ante todo, se deben conocer los indicadores y diagnóstico de clima laboral; indicadores como los que señalamos en el apartado anterior. Los dos aspectos más importantes de este proceso son: garantizar la confidencialidad de los testimonios de los trabajadores y comprometerse de buena fe por parte de la directiva.
Realizar un análisis del clima organizacional precisa de un esfuerzo de gestión, ya que requerirá aceptar las cuestiones que surjan y estar preparados para corregir situaciones.
Es inevitable que el proceso de análisis genere expectativas entre los empleados.
Por tanto, la dirección debe estar preparada para aceptar estas expectativas y asumir los cambios tras los resultados de la evaluación. Si no se tienen en cuenta las cuestiones planteadas, las consecuencias serían negativas, ya que la confianza de los empleados en la organización se vería mermada.
El proceso de análisis debe estar bien estructurado y, para ello, hay que asegurar, en primer término, la representación de los participantes. En el estudio deben figurar la dirección, la administración y los empleados y, en ciertos casos, es conveniente hacer partícipes a las empresas auxiliares, por ejemplo, en un sistema de producción.
Entre los métodos habituales, destacamos los siguientes:
- Las reuniones en grupo
Quizá el medio más utilizado en las PYMES. Aunque pueda parecer el método más sencillo y directo, tiene algunas deficiencias que el evaluador deberá tener en cuenta:
- Los empleados no hablan abiertamente en presencia de un gerente o directivo.
- Algunas personas tienden a ocupar todo el tiempo de la reunión, sin permitir la intervención de otras personas, por lo que se perdería la representatividad.
- La persona que dirige la reunión puede influir directamente en los resultados de la misma, por su expresión o por la relación que pueda mantener con la plantilla.
- En reuniones globales, puede darse el caso de que varios empleados ocupen puestos muy diferentes y no tengan una misma rutina: un jefe de taller no experimentará lo mismo que un auxiliar administrativo o un limpiador. Es importante buscar elementos comunes.
- Es habitual que se generen desacuerdos y discusiones que invadan la reunión.
En resumen, las reuniones en grupo son las más rápidas de organizar y no requieren mucho tiempo, pero los evaluadores deben tener en cuenta los diferentes retos para poder controlarlos.
- Las reuniones individuales
Puede crearse una instancia para que los empleados interesados en aportar su opinión soliciten una reunión individual. Esta podría ser anónima y realizada por un evaluador externo a la sociedad, lo que hace más probable que los empleados den testimonio libremente de situaciones generales y particulares.
Es un método más costoso pero los resultados son, por lo general, más significativos y específicos. Es sustancial que los empleados se sientan libres a la hora de presentar sus solicitudes para no reducir su participación.
- Los cuestionarios
En los cuestionarios pueden tratarse temas que no siempre son susceptibles de debatirse en reuniones, ya sean individuales o de grupo, como podría ser, por ejemplo, el grado de satisfacción del empleado con su grupo de trabajo. Los temas deben ser fácilmente identificables y cubrir el cuestionario no debe requerir demasiado tiempo del sujeto para asegurar el mayor quorum posible.
Por último, la empresa podría optar por sistemas más alternativos como la gamificación o las sugerencias incentivadas, donde se premia la participación del empleado con pequeños detalles o tiempo extra en su bolsa de horas.
Recomendaciones para un buen clima laboral
Entre las iniciativas y estrategias para mejorar el clima laboral que se pueden aplicar, encontramos algunas prácticas genéricas que se deben abarcar en todas las organizaciones para conseguir un mejor clima laboral:
- El uso de herramientas de organización y gestión de proyectos y del trabajo, que permitan mantener una comunicación fluida, organizar las tareas, compartir documentos y generar informes, que a su vez sean fáciles de usar y de implementar en el equipo sin crear frustración en el empleado; herramientas como Sinnaps que ayuden a mejorar su productividad y compromiso con sus tareas.
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- Atajar los conflictos lo antes posible. Los enfrentamientos en el trabajo no mejoran con el paso del tiempo y provocan malestar y desgana. Si no se pueden evitar, se deben interrumpir con premura.
- Tener una actitud abierta y ser indulgente. Saber aceptar una crítica, ser permisivo dentro de los límites de la organización, evitar etiquetar a las personas, así como resaltar sus errores (sobre todo delante de sus compañeros) y aceptar que todos tienen derecho a equivocarse alguna vez es una de las claves fundamentales para mantener el buen clima laboral.
- Recibir aliento. Hay que saber destacar los éxitos de un individuo o un equipo. Esto aumenta la autoestima del sujeto y su motivación.
- Restablecer la comunicación y colaboración. No censurar ni cohibir a los empleados, en especial en las relaciones empleado-jefe y permitir una colaboración más estrecha donde el superior no se aleje de la realidad de sus subordinados y le permita reconocer virtudes y deficiencias en el clima laboral del grupo.
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- Saber colocar al personal en un puesto adecuado. En ocasiones, las empresas deciden trasladar a sus trabajadores de puesto en puesto a lo largo de los años, obviando que no todas las personas están preparadas ni a gusto en ocupaciones que no le son propias. Por ejemplo: un operario de taller al que se le pide, puntualmente, la confección de unas gamas de fabricación pero, con el tiempo, se acaba encasillando en ese trabajo de oficina, que no le corresponde.
- Mejorar las condiciones ambientales. Ser capaces de crear un punto de trabajo físicamente agradable, ajustando la luz, el sonido, la indumentaria y, en definitiva, cualquier elemento material.
Podríamos resumir estos puntos en que: el buen humor, un espacio grato, la solución de conflictos diligente, el compromiso y un liderazgo proactivo son los fundamentos de un buen clima laboral.
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Veamos, a continuación, un ejemplo de un programa de mejora de clima laboral:
En la empresa Telares Del Mar, S.L., el empleado Antonio S. y sus compañeros de equipo presentan una queja en el departamento de personal porque Antonio S. solicitó a su supervisor una hora para recoger a su hija en el colegio, puesto que su mujer tuvo una emergencia y nadie más podía acudir y dicha solicitud le fue denegada.
Además, el encargado de taller es consciente de que existe tensión e indignación hacia el supervisor y hacia otros compañeros por no acudir a apoyar personalmente a Antonio S. en su queja.
El primer paso, una vez analizado el problema, sería evaluar la situación. Por tratarse de un conflicto entre varios sujetos de un mismo taller, el método a utilizar será la entrevista individual.
Una vez conocidos los hechos y, en vista de que una amplia mayoría observa un mal planteamiento por parte de la empresa y el propio supervisor culpa a la directiva por «tener las manos atadas en cuanto a la toma de decisiones». Podrían resultar las siguientes modificaciones:
- Aceptar una falta de criterio en la organización de la conciliación laboral con la familiar y modificar el régimen interno para evitar el problema en el futuro creando, por ejemplo, una bolsa de horas o mayor permisividad en las salidas.
- Atajar desde un primer momento los conflictos dentro del taller manteniendo una reunión grupal donde el objetivo principal sea calmar los ánimos y retomar la confianza, así como clarificar que la toma de decisiones no es tarea del supervisor, para evitar disputas en el nivel personal.
- Agradecer a Antonio S. su comunicación con la empresa y hacerle conocedor de las mejoras realizadas a raíz de su intervención.
Algún tiempo después, se hará una nueva evaluación para saber si el cambio realizado incide en una mejora en el clima laboral y en cómo afecta este nuevo clima a la empresa y a su personal.
Tipos de clima laboral
Podríamos distinguir tres tipos principales:
- El clima laboral social: es aquel en el que hemos incidido especialmente en este artículo. Se centra en las relaciones interpersonales durante la gestión de proyectos y en la retroalimentación o feedback que ofrecen las evaluaciones.
- El clima laboral físico: nos referimos con ello a los elementos ambientales que pueden afectar al bienestar e incluso a la salud del trabajador: la luz, el ruido, la forma de las sillas o la postura de su ocupación, por citar algunos. Así como la facilidad de uso de las herramientas telemáticas y de gestión, con aplicaciones intuitivas y sencillas como Sinnaps.
- El clima laboral según el tipo de trabajo: el psicólogo John Holland, en su intento por cuantificar los entornos de trabajo, catalogó los siguientes ambientes: realista, social, emprendedor, artístico, de investigación y convencional. Por ejemplo, un comercial estaría inmerso en el entorno social, mientras que un diseñador de marketing lo estaría en el artístico.
El progreso en este campo consistiría en localizar a aquellas personas que quizá no estén realizando el trabajo más idóneo conforme a sus habilidades y que podrían sentirse más cómodos y activos en un entorno más acorde.
En resumen, trabajar en un ambiente saludable es importante: afecta a la salud, a la motivación y a la capacidad de gestión. Un buen clima laboral atañe de manera positiva a todos y cada uno de los integrantes de una empresa y de todos depende, también, mantenerlo y mejorarlo cada día.
