¿Cómo hacer un proyecto?

Para entender cómo elaborar un proyecto, antes debemos tener claro qué es un proyecto. Se trata de un conjunto de tareas relacionadas entre sí para obtener un objetivo fijado a unos requisitos concretos. Está representado normalmente, en un cronograma de actividades online.

Un proyecto es único, tiene una duración, fecha y equipo de trabajo sólo para su ejecución. Es la base de lo que le diferencia de un proceso. Se planifica un proyecto específico para obtener algo único. Por ello, la formulación de proyectos es compleja, tanto en cuanto debemos ejecutar un número elevado de actividades vinculadas, muchas de ellas, entre sí.

En este artículo identificamos las acciones necesarias en la elaboración de un proyecto, desde que surge la necesidad de planificarlo, gestionarlo y llevarlo a cabo, hasta su re-utilización futura si fuera necesario.

Todo ello, siguiendo la metodología de proyecto más popular entre las empresas más competitivas de hoy día. Estos pasos nos ayudarán a saber cómo hacer un proyecto de la manera más simple pero también más completa y básica, y cómo hacer seguimiento del proyecto.

 

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¿Qué es un proyecto y por dónde empezar a elaborarlo?

 

Nociones básicas antes de comenzar a elaborar un proyecto:

• Un proyecto es único, se ejecuta en una fecha determinada y con unos recursos disponibles sólo para el mismo.
• Todos los proyectos son dinámicos. Pueden variar, y mucho, a lo largo de su desarrollo. Lo que hace indispensable trabajar con planificaciones flexibles.
• Un proyecto se basa en una metodología de gestión definida en las fases iniciales de la planificación.
• Lo que persigue un proyecto es un objetivo concreto desde el principio.
• Ningún proyecto no es una operación rutinaria.

 

8 pasos para hacer un proyecto

 

Cada sector requiere de unos requisitos específicos. No es lo mismo un proyecto de arquitectura que un desarrollo de un nuevo software. Obvio. Sin embargo, existen ciertos pasos para elaborar un proyecto que son comunes a cualquier tipología, etapas de un proyecto.

Dentro de los principales pasos para iniciar un proyecto, nos encontramos con la fase de inicio e investigación, la cual lleva su tiempo, dedicación y esfuerzo. Lo mejor es que usando herramientas online fáciles de manejar y flexibles, podemos poner cuanto antes a realizar una primera planificación.

 

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Paso 1: Objetivo del proyecto, cómo obtenerlo

Identificar una necesidad para elaborar un proyecto. En esta fase inicial definimos objetivos generales y específicos. Estos deben ser claros y concretos. Y es que desde el principio, debemos saber qué nos hace embarcarnos en la planificación, en la gestión y ejecución de un proyecto, sea de la complejidad que sea.

Puede suceder que durante el desarrollo del proyecto, se retoquen tantas cosas que parezca que hemos cambiado por completo el objetivo inicial. Pero no es así.

Por ejemplo, al desarrollar un nuevo software, podemos tener sólo la información del primer bloque de desarrollo  —ya que se suele seguir una metodología Scrum.

Esto hace que no sepamos hacia dónde se dirigirá el proyecto. Sin embargo, siempre tendremos presente que el producto que vamos a desarrollar cumplirá una necesidad básica para nuestro usuario. De ahí, partimos con la idea.

Así pues, marca un objetivo claro, sencillo y sin ambigüedades.

 

Paso 2: Investigación, recoge así los datos

Primera recogida de información. Una vez sepamos la misión del proyecto, es momento para recoger los datos posibles en esta fase también temprana. Será los necesarios para comenzar cuanto antes con la primera planificación del proyecto.

En la reunión de arranque —también conocida como Kick-off—, el equipo se reúne para aclarar los primeros puntos más generales de su trabajo para las próximas semanas.

Sin embargo, también sirve y mucho, para obtener nuevas líneas de investigación. Lo que quiere decir que surgen dudas, y cuantas más sin responder, mejor. ¿Acaso no es mejor que salgan las preguntas antes de que sucedan los contratiempos sin respuesta? Así podremos elaborar un proyecto más eficaz y con mejores tomas de decisión.

Cada vez son más las empresas que inician sus proyectos con reuniones Kick-off. En este curso online, te enseñamos no sólo a gestionar y optimizar tus proyectos, sino también a saber cómo gestionar a tu equipo.

Y es que esto supone más de la mitad de la gestión de cualquier proyecto: la gestión de personas. Las reuniones Kick-off te las describimos paso a paso en la lección dos. Recibirás al email 5 lecciones en 15 días: Suscríbete gratis.

 

Paso 3: Metodología de proyecto ágil, predictiva o combinada

¿Qué tipo de proyecto elaboraremos? Dentro de la fase de recogida de información, hay un momento en el que debemos seleccionar la metodología adecuada a nuestro tipo de proyecto.

Existen metodologías predictivas, orientadas a averiguar cuanto antes las siguientes fases del proyecto. Con ellas, sabremos dónde están los cuellos de botella, los plazos de entrega de las actividades, el camino crítico que debemos seguir para terminar el proyecto en el plazo que marca nuestra planificación predictiva. Lo que quiere decir que nos ayudan a priorizar las actividades que pueden afectar más en el avance del proyecto.

Tenemos también las metodologías ágiles, diseñadas para gestionar los contratiempos y cambios de última hora. Es básica para elaborar proyectos con un alto grado de incertidumbre. Como en el mundo del software, en donde la información suele venir poco a poco, y sus entregables son por bloques. Las revisiones continuas son básicas para ir desarrollando el producto o servicio que tenemos entre manos.

Por suerte, desde hace poco, tenemos la posibilidad de usar herramientas online de gestión de proyectos productivos como Sinnaps, capaces de simplificar y combinar ambas metodologías al mismo tiempo, gracias a técnicas PERT y CPM. Aplicando las ventajas de predictivas y ágiles, para lograr adaptar los proyectos a la actual necesidad del mercado.

Gracias a usar metodologías combinadas para elaborar un proyecto, el resultado será mucho más efectivo y dirigido a las necesidades reales del cliente. Porque el objetivo es hacer planificaciones que reflejen verdaderamente la realidad de lo que queremos, buscamos y tenemos.

 

Paso 4: Ya puedes planificar y crear así un cronograma

¡Empezamos a planificar! Utiliza un software de gestión de proyectos para empresas, capaz crear un cronograma que unifique objetivos en PYMES de entre 50 a 100 personas. Y lo hacemos con las primeras actividades del proyecto y a través de un cronograma. Asignamos unas tareas a cada uno, de la manera más fácil con nuestra herramienta online de gestión. Al elaborar un proyecto, también relacionamos las actividades necesarias. Es decir, hasta que no terminen ciertas tareas, no podemos utilizar otras. El motivo más común de que suceda esta situación es que podemos necesitar el resultado obtenido en la primera actividad, para realizar la segunda.

Lo importante es poner en funcionamiento la maquinaria. Y presentar así una primera planificación al resto del equipo para que empiecen cuanto antes a pasar a la acción.

 

Paso 5: Identifica recursos disponibles y asígnalos

Recursos disponibles. En esta primera planificación extraemos una función imprescindible: la de identificar y asignar los recursos necesarios en cada actividad. Añadiremos el consumo total estimado y dejaremos que las personas que trabajarán realmente con ellos, imputen su consumo real. Así funcionan las herramientas innovadoras y colaborativas como Sinnaps, la cual presenta una gráfica de recursos planificados y gastados. De un vistazo vemos dónde hay recursos y qué volumen de los mismos.

 

Paso 6: Plan de comunicación con este ejemplo

Definir un plan de comunicación por ejemplo para el equipo, o para todos los interesados del proyecto. Tras la primera reunión de arranque, vamos creando una estrategia y calendario de comunicación. Se trata de las funciones más importantes de todo profesional que decide hacer un proyecto con un equipo de colaboradores.

En el plan deberán aparecer las reuniones de seguimiento y los hitos de un proyecto. Cada una tendrá sus necesidades. Las primeras, atienden únicamente a revisar cómo se están haciendo las cosas. En las segundas, se toman las decisiones importantes que afectarán al futuro del proyecto, en base a los objetivos alcanzados en el momento de la reunión de hito.

Para elaborar un proyecto, hay que diseñar  un buen plan de comunicación. Es importante tener en cuenta algunas funciones de la comunicación, por muy obvias que algunas de ellas nos pueden llegar a resultar.

 

Paso 7: Evalúa al instante para hacer así el seguimiento

Evaluación constante del funcionamiento del proyecto. Como hemos visto en el punto anterior, el feedback con el equipo en las reuniones de seguimiento es fundamental. Proporcionaremos los documentos de soporte y las herramientas adecuadas para el equipo, con las que puedan evaluar en cualquier momento y al instante el funcionamiento real del proyecto. Además, puedes recoger todo este feedback dentro de las conclusiones de un proyecto para consultarlas cuando sea necesario, el proyectos futuros.

 

Paso 8: Reutiliza proyectos así de fácil

¿Reutilizamos el proyecto? Se puede dar la necesidad de reutilizar proyectos ya cerrados. Esto ocurre cuando solemos hacer el mismo trabajo o similar. Con planificaciones que sirven para futuros encargos, sólo haciendo ciertos retoques. Aprendemos así a cómo un proyecto mejorado cada vez que lo usemos.

 

¡Empezar a planificar un proyecto en 5 minutos!

 

¿Cómo seguir estos pasos para elaborar un proyecto con Sinnaps?

Todos estos pasos los podemos hacer con Sinnaps de la manera más fácil y productiva.

1/ Objetivo del proyecto

Ténlo siempre programado en tu calendario de Sinnaps, al final del proyecto para no perderlo de vista en todo el proceso. Esta visión global también la podemos alcanzar con el Roadmap, o portfolio de proyectos, tanto que gestionamos como participamos.

2/ Investigación

Puedes comenzar tu proyecto planificando esta fase inicial para asegurarte de comenzar en una fecha y no procrastinar más tu proyecto.

3/ Metodología de proyecto

Planifica tus proyectos utilizando lo mejor de los métodos ágiles y lo mejor de los métodos predictivos. Con Sinnaps, no tendrás que estudiar cada una de las metodologías para aplicar de la forma más intuitiva y eficaz lo mejor de todas las metodologías. Así funciona la tecnología de Sinnaps, que es capaz de predecir lo que va a ocurrir a lo largo de tu planificación y detectando el camino crítico de tu proyecto, mientras puedes hacer todos los cambios que necesites de forma ágil y planificando a medida que tengas nuevos requerimientos. Sinnaps re-calculará de nuevo la mejor ruta de trabajo 😉 Lo hace gracias a un diagrama de Gantt evolucionado.

4/ Planifica de manera flexible

Añade actividades y vincúlalas. Dale una duración y fija en fechas concretas las que necesites. Sinnaps priorizará tu trabajo para ayudarte a cumplir con los plazos. Re-planifica siempre que quieras y comparte automáticamente cada cambio con tu equipo.

5/ Identifica recursos

Compensa la planificación de tus recursos para que siempre dispongas de lo necesario, a través de la gráfica de consumo de recursos de Sinnaps. Controla la sobrecarga de trabajo para encontrar el equilibrio en la asignación de tareas.

Controla las posibles sobre cargas de trabajo, así como la posibilidad de repartir el trabajo entre el equipo de una forma más equilibrada:

 

 

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6/ Plan de comunicación

Apóyate de herramientas que te faciliten una comunicación fluida con tu equipo. Sinnaps ofrece un chat interno para sus participantes. Además, mantiene actualizado al equipo con cualquier modificación a través de un sistema de notificaciones personalizado y gracias a su muro de actualizaciones.

Asimismo, genera informes de proyecto e informes de recursos con un sólo clic.

7/ Evalúa al instante

El control y seguimiento se puede hacer gracias al panel de control de Sinnaps, que te asesora de la evolución de tus proyectos, apoyándose en técnicas de Valor Ganado. Nos informa si con el presupuesto que contamos en el momento de la consulta llegaremos o no a tiempo al final del proyecto.

8/ Reutiliza proyectos

Puedes guardar las planificaciones que más suelas utilizar para aplicarlas más adelante en la fecha que necesites y con los recursos que necesites.

Elaborar un proyecto no tiene por qué ser una tarea complicada. Sinnaps lo hace fácil para que en cinco minutos ya puedas tener las bases de tu proyecto planificado.

Si tienes algún comentario o idea sobre cómo hacer un proyecto, por favor, no dudes en escribirlo aquí abajo… Nos ayudará mucho en nuestra labor por informar. Gracias!! 😉