Una de las tareas más complicadas de todo Project Manager es la de asignar responsabilidades en proyectos. Cada miembro del equipo de trabajo tiene una función y unos objetivos que cumplir en el mismo. Y es que, la clave del éxito de muchos proyectos es la de definir detalladamente el rol y los entregables de cada colaborador en un plazo preestablecido. Al final, cada uno de esos roles determinará la forma en la que interactúen, así como el clima laboral que se respire en el equipo.
Seamos líderes o miembros de un equipo de trabajo, debemos tener claro que para que funcione todo adecuadamente, hay que confiar, delegar y asumir responsabilidades. Una de las premisas de toda empresa que haya aplica la transformación digital a su cultura, es precisamente la autogestión de cada uno de sus empleados. Nadie como uno mismo para saber lo que debemos hacer y hasta donde podemos llegar para conseguirlos. Guiados siempre con el ejemplo de un buen líder, pero consciente de nuestras responsabilidades y obligaciones.
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Deja todo bien atado
Las dos matrices más utilizadas al asignar de responsabilidades en proyectos profesionales son las conocidas como RACI y RASCI. En ellas, se delimitan una serie de agentes: responsable, quien rinde cuentas, consultado e informado. En RASCI se añade la figura del profesional que da apoyo al equipo. Sinnaps, por ejemplo, distingue entre personas responsables, las encargadas de validar las actividades, con independencia de que participen operativamente en las mismas, y personas involucradas, aquellas deben alcanzar un objetivo dentro de la actividad.
Estos son sólo unos ejemplos, lo importante en estos casos es responder a las necesidades del proyecto y a sus objetivos finales. De ahí, obtendremos todas las actividades y responsabilidades que deben seguir los agentes que participen en él, ya sea de manera activa o pasiva. Cuando los roles están claros, la asignación de tareas también resulta más sencilla.
Cuando los roles están claros, resulta más sencillo
asignar responsabilidades en proyectos
Si existe algún vacío, función sin asignar o tarea sin controlar a la hora de asignar responsabilidades, cualquier miembro lo podría detectar y ponerlo en común con el resto. Sólo hay que seguir un modelo transparente en el que el traspaso de datos en el equipo sea fluido.
Comparte información
Y es que la comunicación, en estos casos, resulta de vital importancia para el buen desarrollo del proyecto. Muchas empresas apuestan cada vez más por un modelo transparente, en el que el traspaso de información sea fluido y ágil entre sus empleados, una de las claves que determine su identidad corporativa. Por esta razón, sus Project Managers comparten con todo el equipo las responsabilidades de cada miembro. Todos deben estar al tanto de cuatro aspectos fundamentales: las personas que forman parte del equipo; las funciones que se atribuyen a cada una de ellas; sus responsabilidades específicas; sus obligaciones; y la información de contacto de cada uno.
Las compañías que siguen este patrón utilizan herramientas que facilitan la comunicación interna, desde la propia aplicación. Con ello, conseguimos un equipo pro-activo, que participe en la toma de decisiones y se comprometa con el proyecto.
Forma equipo
En la actualidad, los Directores de Proyectos ejercen un papel importante dedicado exclusivamente a formar equipo. Se trata de la figura del líder actual. No sólo su cometido está en asignar responsabilidades en proyectos, sino en motivar a sus colaboradores para que sean ellos los que resuelvan muchas de las funciones asignadas. Es lo que se conoce como empleados autónomos, quienes se auto-gestionan, e incluso, hasta en ocasiones son ellos mismos los que se asignan determinadas responsabilidades. De esta manera, el Project Manager proporcionará las herramientas necesarias para que el trabajo de cada miembro sea lo más eficaz posible.
Asimismo, es importante explicar el alcance del papel de cada persona involucrada en el proyecto. No se suele hacer con la costumbre que se debería, siendo algo imprescindible para alcanzar buenos niveles de productividad.
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Equilibra el trabajo
Una vez se han asignado las distintas responsabilidades en el equipo de trabajo, puede darse el caso de que nos enfrentemos a contratiempos no planeados en la fase inicial. Como resultado podría ser que se viera descompensado el volumen de trabajo entre las personas involucradas en una misma actividad o con roles muy similares.
En este momento, el Director del Proyecto debe estar al tanto y actuar con rapidez para volver a equilibrar el esfuerzo entre sus colaboradores. Es lo que se podría denominar asertividad o gestión de la incertidumbre, algo con lo que los actuales software de gestión trabajan diariamente, a través de gráficas que comparan y miden la dedicación de los recursos en un momento determinado del proyecto. Los costes, tanto acumulados como diarios, quedarán reflejados en el visualizador de recursos. Si una persona trabaja más del cien por cien de su capacidad, la herramienta lo reflejará a través de este servicio.
Según el proyecto, el Project Manager deberá atender a unas necesidades particulares y dar soluciones a los entregables del mismo. Sin embargo, lo que no debe olvidar nunca un líder de proyecto es que el trabajo lo sacan adelante personas, con sus errores y aciertos pero son colaboradores que no sólo necesitan una pauta a seguir, sino una dedicación y capacidad de liderazgo, que no todo director de proyectos la posee. De ahí que muchos, prefieran hablar de personas y no de recursos humanos.
Coordina a tu equipo a través de Sinnaps
En Sinnaps, el Project Manager puede asignar responsabilidades a las personas involucradas en su proyecto. Para ello, es importante diferenciar entre ser responsable y estar involucrado en el desarrollo de una actividad.
Las personas responsables no tienen por qué estar involucrados en el desarrollo de la actividad. Son gestores de la misma. El Project Manager será el único que pueda asignarle una fecha o una duración, pues afecta en el cálculo de la ruta óptima de su proyecto.
Herramientas como Sinnaps, calculan automáticamente la ruta de trabajo que mejor se adapta al proyecto, en base de la lógica PERT y CPM. Así nos proporciona el camino crítico de nuestro proyecto. Por este motivo, un cambio de fecha o duración de una actividad supone un re-cálculo de la planificación del proyecto. Y eso sólo lo puede hacer el Project Manager.
Mientras que, las personas involucradas son aquellas que tienen alguna participación en la actividad. Pueden ser recursos y trabajar en ella o añadir otro tipo de valor, como adjuntar documentos o controlar cada sub-tarea.
Para organizar un equipo y crear un clima de confianza, es importante que todas las personas involucradas en la actividad puedan validarla. Pues habrá stakeholders que no participen en la misma, pero que lleven un control en su ejecución.
¿Cómo identificamos a los stakeholders o interesados de nuestro proyecto? Este post puede que te saque de dudas. Se trata de una acción que se debe realizar en la fase inicial de la gestión y planificación de nuestro proyecto. Y es vital si queremos que la comunicación del mismo funcione como un reloj.
