¿Qué preguntarnos para levantar requerimientos antes de iniciar un proyecto?
Se le atribuye una de las fases más importantes en la gestión de proyectos: el levantamiento de requerimientos antes de iniciar un proyecto. De la misma manera que un nuevo empleado en su primer día de trabajo, en la fase inicial con el cliente o dueño del proyecto, la pregunta será el arma más potente para desarrollar una estrategia efectiva, de cara a unos resultados esperados por todos.
En ocasiones, subestimamos el poder de hacer y hacerse preguntas. Y en la mayoría de las ocasiones son la vía perfecta para descifrar muchos de los riesgos a los que se enfrentará el proyecto durante su ejecución. Un documento que nos ayudará en este proceso de investigación será el análisis de costo beneficio.
Como decía Francis Bacon (1561-1626), filósofo y estadista británico:
«Si comienza uno con certeza, terminará con dudas; más si se empieza con dudas, llegará a terminar con certezas.»
Ahora bien, ¿cómo preguntar al iniciar un proyecto? ¿Cuáles son las cuestiones que normalmente nos olvidamos de hacer?
1 – La primera de todas es: ¿estamos utilizando la herramienta de gestión adecuada? ¿Aún con hojas de cálculo? Cada vez menos profesionales siguen utilizando esta herramienta para la gestión de sus proyectos. Aquí encontrarás el coste extra que te supone trabajar con hojas de cálculo. Afortunadamente, en los últimos años, se ha desplegado un amplio abanico de posibilidades para gestionar nuestros proyectos según sus necesidades. Si quieres ganar tiempo y ser efectivo, previsor y mantener una comunicación directa con tu equipo existen aplicaciones online como Sinnaps, entre otras.
Sin embargo, es cierto que muchas veces nos enfrentamos a software de gestión demasiado complicados como para invertir un tiempo considerable en indagar sobre su funcionamiento para después no utilizarlos por ausencia de alguna funcionalidad. En ese caso, las aplicaciones online intuitivas y de fácil uso, son las que toman la iniciativa competitiva. Y más si disponen de un conjunto de funcionalidades muy comparable a los demás software potentes de gestión profesional.
Otra de las diferencias que distinguen a las nuevas aplicaciones de gestión de proyecto complejos, es el trabajo en el cloud. Aquí encontrarás cómo trabajar con una herramienta desde la nube puede revalorizar tu empresa.
2 – ¿Quiénes son todos los stakeholders del proyecto? Antes de iniciar cualquier plan, ya sea sobre la planificación del flujo de trabajo óptimo como relativa a la comunicación entre las personas del proyecto, es vital saber quiénes son todos los interesados del mismo. Todas ésas personas a las que afectará de alguna forma los resultados finales.
3 – ¿Quién hace qué? ¿Qué criterio seguiremos? No es fácil aunque así lo pueda parecer. Primero, debemos tener claro, cómo Directores de Proyecto, cuál es su papel y función en el proyecto y las responsabilidades que existen, quiénes son los que mejor las pueden desempeñar. Para después, comunicar directamente el papel que cada uno desempeñará en las actividades y sub-tareas del proyecto. La asignaciones de roles tienen que quedar muy clara. Y esto es algo que en muchas gestiones de proyecto cojea.
4 – ¿Qué tipo de cultura de equipo promulgaré? De las cosas más desmotivadoras para las personas, son los comportamientos variables y las personalidades versátiles. Si desde el principio se sigue una misma cultura, ésta se irá consolidando y enraizando para adquirir un equipo sólido. Por eso, igual que estudias tranquilamente la gestión de los costes en tu proyecto, tómate tiempo para definir la cultura y forma en la que motivarás a tu equipo – lenguaje, proximidad, beneficios, límites, etc.
5 – ¿Misma gestión para todos? A veces, en equipo multidisciplinar mayoritariamente, puede ocurrir que cada persona necesite un tipo de gestión, bien por su función en el proyecto o la responsabilidad adquirida en el mismo. Dentro de ése estudio sobre la cultura de equipo, hazte también esta pregunta antes de iniciar un proyecto.
6 – ¿Calendario de reuniones periódicas? Básico en el plan de comunicación. Plantéate reuniones periódicas para alcanzar la efectividad en ellas. Y, sobre todo, informa de las mismas a todo el equipo. Las personas involucradas en ellas, tendrán más tiempo para prepararse el contenido y seguirán unos hábitos de trabajo establecidos. En este post podrás tener en cuenta alguno de estos 10 trucos para tener reuniones productivas.
7 – ¿Qué canales de comunicación utilizaremos? Otro de los puntos importantes dentro de la comunicación del proyecto, es conocer las vías a través de las cuales llegaremos al equipo e interesados. En muchas de las aplicaciones descritas, encontramos un amplio sistema comunicaciones directas desde la propia herramienta online, sin tener que acudir al correo electrónico. Notificaciones, conversaciones de proyecto, chat de actividades y sub-actividades. Todo quedará recogido y fluirá más rápida y efectivamente. Y es que aumenta la productividad considerablemente, cuando no usamos correo electrónico en la gestión de nuestros proyectos. Descubre cómo y por qué debemos utilizar otros canales de comunicación que no sean los emails.
8 – ¿Compensación de recursos equilibrado? ¿Estamos planificando adecuadamente el uso de este material o el trabajo y esfuerzo de tal persona? A veces ocurre, que llegamos a situaciones conflictivas cuando coincide un mismo material en un mismo intervalo de tiempo, o una persona la estamos cargando de demasiado trabajo. Gracias a gráficas que nos informarán del porcentaje de consumo, detectaremos a tiempo estos riesgos. Además, el propio de sistema de planificación automática de Sinnaps, impide directamente que planifiques un mismo recurso para un mismo periodo de tiempo. Imagínate que sólo cuentas con una furgoneta para realizar dos viajes al mismo tiempo exacto. Imposible. En proyectos complejos, este riesgo puede hacer fracasar el objetivo del mismo, incluso antes de iniciar un proyecto.
9 – ¿Qué conseguirá el proyecto? o ¿Qué no conseguirá el proyecto? El alcance. Mejor, tenerlo claro desde el principio y hacérselo llegar a todos los interesados.
10 – ¿Cómo mediremos los resultados? Los parámetros son los chivatos del proyecto. Al igual que el coche nos informa cuando falta aceite o si dejamos una puerta abierta, es clave que sepamos qué tipos de métricas que utilizaremos para realizar una adecuada evaluación del proyecto desde su inicio. Y ten en cuenta, que la planificación del mismo consume tiempo y recursos, así como los tiempos de espera entre actividades relacionadas.
Las herramientas más innovadoras en gestión de proyectos profesionales ya incorporan técnicas basadas en el EVM o Valor Ganado. Descubre qué es y cómo utilizarla para evaluar tus proyectos a tiempo real.
+1 – ¿Qué pregunta clave nos falta? Si se te ocurre alguna otra cuestión de especial relevancia antes de iniciar un proyecto, nos encantaría que la compartieras para no dejar ningún cabo suelto clave. 😉
