Subtareas que controlan, simplifican y dan flexibilidad

Las subtareas son aquellas acciones que forman parte de las actividades de tu proyecto. Normalmente, crearemos una actividad y a continuación le asignaremos una serie de subtareas que nos ayudarán a llevar un control de la calidad y evolución de dicha actividad.

Además, otra de sus funciones más destacadas es aportar flexibilidad a tu proyecto. Durante la ejecución del mismo pueden surgir pequeñas acciones no planificadas con anterioridad. Si añadimos subtareas en las actividades, éstas las podemos editar, eliminar o añadir nuevas, sin que afecte a toda la ruta de trabajo de nuestra planificación.

En Sinnaps, cada actividad puede contener todas las subtareas que consideres necesarias, en el orden que quieras y con el nombre que mejor la defina. Con ellas, también simplificaremos la planificación para facilitar la comunicación con el equipo.

Te contamos algunos ejemplos comunes en los que crear subtareas dentro de tus actividades, con el fin de ser más productivo y llevar un control a tiempo real del funcionamiento de tu proyecto.

¿Cómo y cuándo añadir subtareas?

Cada proyecto está planificado según su naturaleza y requerimientos. Las subtareas suelen ser un elemento común en todo ellos. Por eso, te contamos algunos ejemplos para saber cómo usar esta funcionalidad de Sinnaps tan básica.

Mismas personas, mismas fechas, mismas dependencias. Incluye subtareas cuando tengas actividades en las que las personas asignadas son las mismas que otras y se desarrollen en el mismo periodo de tiempo. Asimismo, incluye subtareas cuando las relaciones de la actividad también sean las mismas. De esta manera, simplificarás tu planificación y comunicación con todo el equipo.
Asigna subtareas a cada persona. Puedes poner en el título de la subtarea el nombre de la persona y la acción que debe hacer. Por ejemplo. ‘Pedro: diseñar borrador’. Cuando Pedro tenga el borrador listo, lo podrá adjuntar a la actividad y validar su sub-tarea. Una utilidad básica para comunicarnos directamente con nuestro equipo.
No te saltes ningún paso. Divide la actividad en bloques y recuerda todo lo que hay que hacer para poder validarla. No olvides ningún paso o ingrediente.
Check list. Las sub-tareas actúan como un simple gestor de tareas. Un listado de acciones que podrás validar cuando a medida que se vayan terminando. Muy práctico para incluir las pequeñas acciones de una determinada estrategia.
Listado de entregables. Hay actividades en las que se necesitan crear varios documentos. Estos se irán adjuntando a la actividad y validando en el listado de sub-tareas.
Listado de herramientas de apoyo. El Project Manager o el propio responsable de la actividad puede hacer un listado de las aplicaciones o herramientas externas necesarias para validar la actividad. Servirán de apoyo y se podrá validar cada subtarea para informar a todos de que se ha usado la herramienta.

Estos son sólo algunos trucos o ejemplos para usar las subtareas de una manera práctica con el fin de simplificar y organizar mejor nuestra planificación. Con ellas controlaremos la ejecución de las actividades y podremos ser más flexibles al planificar. Una vez las vayas teniendo listas, puede que estés cumpliendo algunos de los objetivos de la actividad.

¡Ahora, te contamos cómo lo puedes hacer tú mismo desde tu app!

¿Cómo crear subtareas en Sinnaps?

Para crear subtareas en una actividad, debemos acceder al panel de la actividad, pinchando sobre ella. Una vez dentro, hacemos click en el siguiente icono.

Automáticamente, se añadirá una subtarea en nuestra actividad. Así de sencillo. Sólo nos quedará escribir un nombre de la subtarea. Al apretar «Enter» crearemos otra subtarea.

Cuando hayamos completado la subtarea, podemos validarla haciendo click en el tick que tenemos a su izquierda, asignar una persona, fecha u hora.