Guillermo Montero Fdez-Vivancos, socio fundador y director de PROINCA.
Este mes entrevistamos a Guillermo Montero Fdez-Vivancos, socio fundador y director de PROINCA, consultora especializada en sistemas de gestión, asistencias técnicas a entidades locales, consultoría avanzada (marketing, estrategica, operaciones, gestión de proyectos, …) y formación.
Comenzamos hablando con nuestro entrevistado del mes sobre las claves para optimizar procesos industriales. Guillermo Montero Fdez-Vivancos asegura que «el aspecto clave principal es la definición del problema que hay que solventar». Además, destaca que «la solución no debe contemplar únicamente puntos concretos, sino que las empresas necesitan soluciones globales y que les aporten valor».
El socio fundador y director de PROINCA tiene que claras cuáles son las principales barreras que impiden mejorar muchos procesos industriales: «la falta de confianza o conocimiento en el proyecto que se puede desarrollar». «La visión del proceso como un gasto y no como una inversión», es uno de los inconvenientes más frecuentes según destaca Guillermo Montero.
Entre tanto, tocamos el importante papel del líder para trasladar la actitud de cambio a sus colaboradores. En este capítulo, comentamos la fábula del cerdo y la gallina como herramienta para promover el sentimiento de compromiso en el equipo de trabajo.
Finalizamos con una consideración que nunca debemos olvidar: «la gestión del proyecto se basa en las personas y la información, son sus pilares para poder desarrollarlo».
¿Qué es PROINCA?
PROINCA es una consultora fundada en 1996 centrada en ayudar a sus clientes, empresas, principalmente pymes, en dar soluciones a problemas de organización empresarial, cumplimiento legislativo y formación. Por ejemplo, ayudamos a las empresas a la implantación y mantenimiento de sistemas de gestión (calidad, medioambiente, seguridad alimentaria, prevención de riesgos laborales,…), participamos y aportamos valor en proyectos de mejora del proceso productivo y logístico, gestión de proyectos, también ayudamos a las empresas al cumplimiento de aspectos legales obligatorios como protección de datos, prevención de riesgos, planes de higiene, contraincendios, etc.
Somos una empresa homologada para el desarrollo de acciones formativas bonificables en las cuotas de la Seguridad Social, impartimos formación a empresas, universidades y escuelas de negocios. Además, estamos acreditados para la formación vinculada a contratos de formación que permite a las empresas la realización de contratos de formación, lo que les supone un ahorro importante cara a contratar personal con ahorro en los costes de la Seguridad Social.
¿Cuáles considera que son las claves para optimizar procesos industriales?
La optimización de procesos industriales no suele ser un trabajo concreto, sino que depende en gran parte de cada empresa. El aspecto clave principal es la definición del problema que hay que solventar. En muchas ocasiones esta definición es la que requiere de mayor esfuerzo y permite conseguir mejoras en el proceso.
El análisis del proceso industrial, junto con el desarrollo de distintas alternativas que permitan desplegar soluciones dentro de un enfoque integrador. Es decir, la solución no debe contemplar únicamente puntos concretos, sino que las empresas necesitan soluciones globales y que les aporten valor. Una optimización de un proceso se origina en un problema, pero a la hora de dar una solución hay que considerar la integración de herramientas de consultoría, aplicaciones informáticas, el comportamiento humano o aspectos legislativos que pueden afectar. La experiencia y el conocimiento de las personas que participan en el proyecto es lo que permite tener en cuenta todo esto.
Según su experiencia desde que en 1996 naciera PROINCA, ¿con qué barreras suele encontrarse en la industria española?
En relación al desarrollo de proyectos de mejora en sus procesos, las principales barreras que nosotros encontramos en las empresas son varias. En primer lugar, la falta de confianza o conocimiento en el proyecto que se puede desarrollar. Nuestra labor es un proceso no concreto, como puede ser la compra de una máquina. Un proyecto realizado por una consultora requiere de la confianza de la empresa en una solución que a priori no conoce. Esto genera gran incertidumbre en todos los aspectos, costes, posibilidad de éxito, competencia de los consultores, etc.
Otra gran barrera que nos encontramos es la visión del proceso como un gasto y no como una inversión para la empresa que le va a permitir obtener un mayor beneficio, una mejora organizativa o productiva o en muchos casos un ahorro de costes.
¿Qué papel tienen las herramientas de gestión en los procesos de transformación cultural?
El papel es vital, ya que las cosas no se consiguen solas. Cualquier proceso de transformación o cambio en las organizaciones requiere de herramientas en distintos niveles. La organización debe establecer objetivos concretos y ver cómo conseguirlos; se debe dotar de instrumentos metodológicos, conocimientos y herramientas que le permita desplegar el cambio.
¿Cómo los líderes de los equipos pueden promover una actitud de cambio en sus colaboradores?
Desde el convencimiento y el compromiso. Muchas veces cuento la fábula del cerdo y la gallina para trasladar el papel de los líderes. Esta fábula cuenta que un cerdo y una gallina después de mucho tiempo deciden montar un negocio. La gallina propone montar un restaurante, pero el cerdo le pregunta sobre qué es lo que van a vender. La gallina contesta que huevos con beicon, pero el cerdo le contesta que no, porque él estaría comprometido y la gallina sólo involucrada. Los líderes de los proyectos deben estar comprometidos, no sólo involucrados.
En mi experiencia, sin una dirección convencida en los proyectos y que esté liderando el cambio cualquier intento es desperdiciar tiempo, dinero y recursos.
¿Qué responsabilidad tiene el empleado durante este proceso de cambio?
La participación en el proceso por parte de los empleados es muy importante y permite incrementar las posibilidades de éxito del proyecto.
En el desarrollo de un proceso de cambio las responsabilidades deben estar definidas entre los participantes, en sus distintos niveles. Los responsables de los proyectos de cambio, deben trasladar estas responsabilidades a los miembros de su equipo, a los empleados de la organización y a los distintos interesados para que se involucren o comprometan en el cambio y se conviertan en agentes facilitadores o ejecutores del mismo.
Desde mi experiencia, en muchas organizaciones existe la creencia que los cambios deben ser realizados por sus promotores. Nada más lejos de la realidad, los cambios deben internalizarse en la estructura, porque las personas son las que la forman y, por tanto, existe la necesidad de que cada empleado asuma su responsabilidad en el proceso de cambio.
¿Cómo suelen acoger las nuevas medidas los interesados de los proyectos?
Las personas son reacios a los cambios salvo que la situación anterior sea grave e insostenible y el cambio sea prometedor. Pero esto no suele ser lo habitual, dónde el punto de partida es una situación “confortable” para muchos de los interesados y no tienen claro que el cambio vaya a llevarles a una situación mejor.
Uno de los aspectos a considerar es trasladar las bondades del cambio y de las medidas a los distintos interesados. Una correcta gestión de los mismos, va a permitir a los responsables saber enfocar los proyectos e incrementar las posibilidades de éxito.
¿Qué es para usted un proceso innovador?
Una innovación supone algo nuevo respecto a lo que había en cualquier perspectiva: nuevo producto o nuevo servicio, pero también una nueva forma de hacer las cosas. No tiene por qué ser un cambio radical, pueden ser cambios pequeños.
En líneas generales, ¿en qué consistió la participación de PROINCA en proyectos europeos de I+D+i, dentro del IV, V y VI PROGRAMA MARCO?
Desde los inicios de la empresa, hemos participado en proyectos europeos, especialmente en los programas marco de la Unión Europea. Nuestra especialización en este tipo de proyectos ha sido en logística urbana, participando en distintos consorcios con empresas, universidades y administraciones de otros países.
Es experto en el programa H2020 de la Comisión Europea, ¿qué recomendaciones daría a las empresas interesadas en presentar sus propuestas?
Tener claro lo que se quiere hacer y buscar el programa adecuado. En las distintas convocatorias aparecen oportunidades para las empresas. Otro aspecto importante es aliarse con buenos compañeros de viaje, que aporten valor a la propuesta y sumen esfuerzos. Es interesante ver qué se está haciendo ahora en las áreas de trabajo en las que podemos participar y ver qué se puede plantear que sea innovador.
Para finalizar, ¿hacia dónde se dirige el Project Management en la era digital?
Son muchas las oportunidades que ofrece la era digital para el Project Management. En mi opinión creo que éstas aparecen en el trabajo colaborativo, la gestión de la información del y para el proyecto, las comunicaciones.
La gestión del proyecto se basa en las personas y la información, son sus pilares para poder desarrollarlo. La mayor parte de las herramientas se centran en el trabajo colaborativo, donde los miembros comparten la información del proyecto o intercambian datos con distintos interesados.
Otro aspecto a tener en cuenta es el Business Inteligence y el uso de la información para desarrollar proyectos, llevar a cabo la inteligencia competitiva en todas sus perspectivas.
