Una gestión de proyectos ‘inteligente’ no sólo sirve de guía, sino que vincula cada proyecto para encontrar automáticamente el mejor flujo de trabajo
La especialización, innovación y las constantes modificaciones dan lugar a importantes pérdidas de la visión global.
La especialización puede suponer un verdadero problema para muchos gestores que corren el riesgo de perder la visión global de sus proyectos. La cuestión no es identificar los problemas que surjan, la cuestión es encontrar las soluciones más eficientes según los recursos disponibles. Y esto sólo se consigue si se tiene un control global y se realiza una gestión de proyectos en conjunto.
Independiente del sector y la actividad comercial de la empresa, el gestor deberá enfrentarse a uno de los recursos que siempre funciona de la misma manera en la gestión de proyectos: el tiempo. Se pueden desvincular personas, herramientas e incluso fondos económicos, pero lo que seguro siempre se comparte es el factor tiempo, que a su vez estará conectado con los imperdonables costes y la disponibilidad de recursos. Esto concede un especial sentido a todos aquellos software que son capaces de identificar automáticamente el flujo de trabajo adecuado para hermanar al tiempo con la reducción de costes y la gestión de recursos. Precisamente, la ‘inteligencia’ de Sinnaps hace posible esta unión. Con su tecnología, todo proyecto estará siempre controlado de manera global. Porque cada uno está relacionado entre sí a través de hitos vinculantes y recursos compartidos. Ya es hora de optimizar al máximo cada una de las actividades que componen los proyectos, sin que al project manager le cueste un quebradero de cabeza, o peor aún, gran parte del plazo de entrega.
Y es que durante el desarrollo de un proyecto ágil, es muy frecuente que se pierda la visión de conjunto, sobre todo en proyectos dinámicos, con muchos recursos y actividades. Las tareas van variando desde su planificación hasta la entrega de las mismas. Pocos recursos se mantienen inamovibles, lo que hace que el trabajo en conjunto del jefe de proyectos resulte especialmente complicado. Algunos requisitos evolucionan, se transforman y otros van emergiendo según el tipo de gestión de proyectos que realicemos y las necesidades de cada especificación. Las funcionalidades crecen, cambian y desaparecen a lo largo de todo el ciclo. En este entorno tan variable, la cuestión es ¿qué podemos hacer para no perder la visión de conjunto?
Además de contar con un gestor ‘inteligente’ como Sinnaps , es importante marcarse unos principios que no debemos olvidar en la gestión de proyectos: visión de negocio, de proyecto y solución. En definitiva nos referimos a qué objetivos hemos marcado, qué vamos a conseguir con esas metas y cómo lo lograremos.
En el contexto de la visión de negocio, los retos, oportunidades y objetivos se resuelven a largo plazo. Cuando un equipo de trabajo que maneja varios proyectos a la vez pero al mismo tiempo innova y se especializa, sólo será proactivo y eficiente si mantiene una visión global de la estrategia empresarial. Con esa información en su totalidad es más probable que las soluciones innovadoras salgan a la superficie.
Además, está comprobado que en un tercio de los proyectos, la composición del esquema inicial cambia a lo largo del camino. Así lo advierte la Comisión Europea a través de un estudio que evalúa el desempeño de las tareas de gestión en los proyectos de investigación europeos. El informe explora la variedad de estructuras de gestión existentes, roles, tareas, responsabilidades y actividades relacionadas con el rendimiento en la gestión, y cómo ello condiciona el éxito de un proyecto.
Por lo que parece inevitable llevar a cabo una gestión de proyectos donde los recursos van variando, se producen interrupciones y se van añadiendo o eliminando factores que desvían el curso de los mismos. Aun así suele mantenerse una estructura inicial que no varía. Muchos de esos elementos definidos en la fase de inicio siguen siendo importantes en un entorno de desarrollo dinámico. Pero aun así, si la estructura se altera, Sinnaps –a través de su portfolio management– vincula automáticamente todos los proyectos para encontrar el mejor flujo de trabajo y conseguir que este nuevo camino sea tan eficiente como el primer itinerario marcado.
Por último, las soluciones suelen estar enfocadas de manera muy específica, dirigidas a objetivos concretos. Cuanto más sintetizada y directa es una solución, más sencillo resulta el problema.
Una vez aclarada la importancia que tiene en la gestión de proyectos no perder la visión global, es esencial emplear herramientas visuales que sean interactivas, flexibles, ergonómicas y muy perceptibles para el profesional. De este modo, cualquier jefe de proyecto deberá ser capaz de extraerse de cada individualidad para tener presente la visión global de su trabajo. A través de diagramas diseñados para solucionar necesidades de este tipo, el gestor podrá incluso compartir sinergias entre sus proyectos.
