Saber priorizar proyectos y tareas no es precisamente fácil. A veces, se suele convertir en un quebradero de cabeza que nos puede llevar a incumplir plazos, perder dinero y no alcanzar objetivos. Por eso, es tan importante saber priorizar, ¿qué debemos hacer primero para llegar a tiempo? En definitiva se trata de una cosa: optimizar cada minuto que se convertirá en horas y en días a la semana.
Afortunadamente, existen herramientas online que nos ayudan a priorizar nuestro trabajo. Hablamos de Sinnaps, software de gestión de proyectos, fácil de usar y capaz de decirnos qué actividades debemos hacer ya mismo para cumplir con nuestros compromisos.
Antes, vamos a ver algunos consejos, trucos y criterios para aprender a priorizar proyectos y tareas.
Índice
¿Cómo priorizar proyectos y tareas?
Para priorizar proyectos y tareas, o cualquier otra actividad que debamos ordenar, antes debemos saber bien por qué estamos realizando cada una de las tareas. ¿Qué conseguimos cuando terminemos el proyecto?
¿Para qué cada día nos levantamos y nos esforzamos por sacar adelante esa actividad? Y sobre todo, lo más importante para saber priorizar es el realismo. Si somos realistas nos llevaremos menos sorpresas e gestionaremos mejor la incertidumbre. Aunque, también ten en cuenta que cambiarás siempre algo de tu planificación.
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¿Cómo priorizar tareas de tu proyecto?
Pasos y criterios para saber priorizar proyectos y tareas
- Marca objetivos generales y otros específicos. Ambos tipos de objetivos deben perseguir siempre una misma mita e ir a la par.
- Haz una lista de todas las actividades que vas a necesitar ejecutar para alcanzar cada objetivo.
- Delega actividades. Es clave para que todo vaya sobre ruedas. Por varios motivos: uno de ll
- Estima los plazos de cada una. Para ello, vas a tener que reunirte con tu equipo. Negocia tiempo con ellos. ¿Cuánto te llevará terminar esta tarea? ¿Conoces algún posible imprevisto de antemano? Habla con tu equipo, son los especialistas de cada tarea y los que mejor conocen su funcionamiento. Y no sólo por eso, sino porque has decidido que al final son ellos los que la ejecutarán.
- Estima la planificación de recursos necesarios. ¿Qué necesito para hacer cada actividad? Estima costes y luego comprueba desviaciones. A través de la asignación de recursos también nos ayudará a priorizar, a saber por ejemplo que necesitamos un determinado entregable generado en otra actividad, para poder hacer la siguiente. Por eso…
- Planifica con dependencias. Hasta que no termine una actividad no empieza la siguiente. Así, tu herramienta sabrá mejor cómo optimizar el tiempo de tu proyecto.
Herramientas como Sinnaps nos permiten planificar con dependencias entre las actividades. Y no sólo eso, sino gestionar y controlar los costes de cada tarea. Una planificación que detecta caminos críticos y nos ayuda a saber priorizar tareas 😉
PRIORIZAR ACTIVIDADES AUTOMÁTICAMENTE CON SINNAPS
Saber priorizar delegando… ¿Cuándo delegar tareas?
Es de las cosas más complicadas y que mejor nos puede ayudar a saber cómo priorizar tareas. Entra dentro también de los criterios para priorizar proyectos.
Una de las herramientas que más ayudan a las empresas a saber cuándo delegar proyectos es la Matriz de Eisenhower. Nunca dejes de aplicarla, es así de sencilla y útil al mismo tiempo 😉
Pero si aun así, necesitas simplificar más tu trabajo, puedes dejar que Sinnaps lo haga por ti… ¡Descúbrelo en 2 minutos 25 segundos!
Después de clasificar tu trabajo, delega actividades. Invita a tus colaboradores al proyecto y distribuye las actividades entre el equipo, para evitar sobrecargas de trabajo. Visualiza en tu planificación su estás planificando demasiado trabajo para una persona o si puedes asignarle más tareas.
COMPENSAR EL CONSUMO DE TRABAJO DEL EQUIPO
Otro de los aspectos importantes dentro de los criterios para aprender a priorizar proyectos es saber decir ‘no’. Esto está relacionado directamente con saber hasta dónde podemos abarcar y con saber priorizar. Tenemos una lista interminable de actividades por hacer. ¿Cómo ha llegado a tal volumen? Pues porque la alimentamos, ni más ni menos. Vamos añadiendo cosas sin darnos cuenta de que la suma de todas ellas es insostenible. Para saber priorizar es importante saber descartar.
¿Cómo priorizas tu trabajo? ¿Tienes alguna sugerencia, duda o comentario? ¡No te cortes y compártelo con todos nosotros!
