Delegación de autoridad y funciones

Una de las soluciones más efectivas para ser productos es delegar. Así, sin más. Delega poder. Hay trabajo que es mejor que deleguemos a un compañero. Sin embargo, ¿cómo saber qué actividad debería realizar otra persona? ¿Cuándo debemos decir: ‘esto no puedo hacerlo’? O incluso, ‘esta decisión no la puedo tomar yo’. Bien porque requiere de una investigación previa, o bien por motivos que afectan directamente a nuestra responsabilidad sobre un área. Todo esto es lo que llamamos delegación de autoridad y funciones.

Veremos como delegar responsabilidades, delegación administrativa en las empresas, delegación de competencias para que todo el equipo pueda rendir en su trabajo diario y cómo el gestor de proyectos Sinnaps te ayuda a conseguirlo para que nadie tenga sobrecarga de trabajo 😉

 

 

Delegación administrativa

 

Existe cierto trabajo que podemos delegar. La delegación administrativa se el conjunto de tareas que encargamos a otras personas, relacionadas, en muchas ocasiones con procedimientos y protocolos administrativos de las empresas.

Sin embargo, por alguna razón no delegamos este trabajo por varios motivos. Entre los más extendidos nos encontramos con la desconfianza del trabajo de otro miembro del equipo, así como el auto-engaño promovido por un positivismo irreal.

Delegar responsabilidades es parte del trabajo de muchos profesionales y el gran problema de muchos CEO o jefes de departamento. El gran problema que se plantean muchos directivos es: ¿qué funciones delegar? Algunas pistas…

• Procesos administrativos que pueden ser fáciles para nosotros pero que nos consumen gran parte del tiempo.
• Tareas que no dominamos o no somos especialistas. Directamente relacionado con la delegación de competencias. Otra persona lo hará mejor y más rápido, mientras nosotros nos dedicamos a otras cosas.

 

¿Por qué debemos empezar a delegar responsabilidades?

 

Muchos de nosotros somos muy conscientes de la importancia de delegar responsabilidades. Lo sabemos, pero realmente, ¿conocemos los beneficios que su pone la delegación de responsabilidades?

Primero, porque la delegación de poder afecta directamente a rebajar nuestra ansiedad. Si trabajamos de una manera más relajada, podremos concentrarnos mejor con las actividades que estemos en ese momento, y por tanto iremos al final más rápido.

Segundo, reduciremos el riesgo de caer en la multitarea. La delegación de autoridad y funciones nos aleja, en muchas ocasiones, de la realización varias cosas al mismo tiempo. Al final, no se está en ninguna y se suelen terminar pocas.

Muchas de estas actividades son urgentes, y por tanto somos conscientes de que debemos realizarlas cuanto antes, pero entonces ¿por qué no las delegamos? Existen muchas probabilidades de no cumplir con nuestra planificación, si somos nosotros los que abarquemos todo.

Por último y muy relacionado con lo anterior: seremos mucho más productivos. No sólo porque tendremos menos cosas que hacer, sino porque las actividades que realicemos las haremos mejor y más rápido. Seremos más efectivos y nuestra satisfacción laborar mejorará enormemente, reduciendo la tasa de frustración.

 

¿Cómo delegar funciones?

 

Al delegar funciones o descomponer las actividades planificadas, veremos mejor cuáles de ellas pueden ejecutarse por otra persona. Quizás, te puede ayudar esta Matriz de Eisenhower como primero de los pasos:

 

Una vez tenemos clasificado el trabajo, veremos qué tareas delegar, aquellas que tengan una importancia baja y una urgencia alta. Delega poder en este tipo de actividades y así estarás alimentando la confianza entre los miembros del equipo.

Invita a tus colaboradores al proyecto. Muchas herramientas de planificación y gestión de proyectos, como Sinnaps, facilitan esta laboral. Sólo tienes que escribir la dirección de correo y tu equipo compartirá la organización de actividades.

 

 

Este gestor de proyectos, en concreto, resuelve muy bien el trabajo colaborativo y fomenta la comunicación por si durante la delegación de responsabilidades existe alguna duda. Además, se pueden compartir documentos de apoyo, para mejorar los resultados y ayudar a tu equipo.

 

Empezar a planificar y delegar el trabajo

 

Tipos de delegación

Durante este proceso existen dos tipos de delegación de autoridad más utilizados:

• Puedes delegar parcialmente una tarea
• Puedes delegar totalmente una tarea

A través de subtareas, puedes descomponer el trabajo y asignarlo a una persona. También puedes darle una fecha y hora concretas. De esta manera, nuestro colaborador sabrá qué hacer dentro de la tarea. En este caso, delegaremos el trabajo parcialmente. Cuando esté terminado, esa persona validará la actividad.

 

Este podría ser alguno de los ejemplos de delegación de funciones, a través de nuestra herramienta de gestión.

 

¿Cómo Sinnaps te ayuda a saber delegar trabajo?

 

La delegación de autoridad y funciones viene acompañada de mini retos. Primero, detectar que tenemos que delegar funciones. Segundo, qué actividades o responsabilidades delegar. Tercero y no menos importante: ¿a quién delegarlas?

Si trabajar con la herramienta de gestión y planificación adecuadas, sabrás con mayor certeza a quién es mejor delegar o asignar trabajo. Esto te evitará, por un lado, perder el control sobre las personas que están desempeñando ese trabajo, y por otro pecar de sobrecargar a tu equipo. ¿Cómo lo resuelve Sinnaps? Muy fácil.

Puedes planificar tu trabajo teniendo en cuenta el consumo de trabajo de tus colaboradores para evitar estas sobrecargas.

Si tienes el rol de Project Manager de los proyectos en los que participan tus colaboradores, identifica su consumo para que no sobrepase las 8 horas de trabajo diario, establecido por defecto en Sinnaps.

A través de esa tabla, irás comprobando hasta dónde y a quién puedes delegar actividades. Al activar el consumo global del recurso, verás en total la cantidad de trabajo que tu colaborador tiene asignado.

 

Compensar el consumo de trabajo del equipo

En definitiva, saber delegar puede convertirse en una tarea muy complicada. Sobre todo, hasta que conocemos bien, no sólo nuestros límites, sino el de los demás también. Por eso, muchos hablan del arte de delegar.

 

¿Delegas? ¿Cómo lo haces? Nos encantará compartir contigo este aspecto tan importante de la productividad en los equipos de trabajo. No te cortes, y déjanos tu comentario 😉