Entre los directores de proyectos, el Valor Ganado es uno de los requisitos que más demandan a las herramientas de gestión. Cuando hablamos de ello, nos referimos al Earned Value Management (EVM), una serie de parámetros que asesoran sobre el funcionamiento del proyecto en base a una planificación. El Valor Ganado nos informará de las desviaciones de costo y tiempo del proyecto. De modo que, gracias a su funcionalidad podremos tomar decisiones más rápidas y efectivas, apoyadas en datos concretos sobre la realidad del trabajo ejecutado.
En la gráfica inferior, podemos visualizar lo que sería el Valor Ganado, en relación con el presupuesto estimado en la planificación y los costes realmente asignados durante el desarrollo del proyecto.
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¿Por qué es tan deseado?
Su éxito radica en que muchos project manager se dejan guiar por su asesoramiento técnico. El EVM responde a varias preguntas clave en la gestión de proyectos: ¿Vamos a terminar en plazo? ¿Estamos aprovechando el tiempo? ¿Vamos adelantados o retrasados con respecto a la planificación prevista? ¿Estamos al día con el presupuesto del proyecto? ¿Cuál será nuestro sobrecosto o ahorro final? Sus respuestas nos pueden ayudar en las reuniones periódicas con el cliente o demás interesados del proyecto. Gracias a sus métricas obtendremos las conclusiones exactas del estado del proyecto a tiempo real.
Se utiliza más de lo que nos podríamos imaginar y puede ser accesible a todo usuario. En Sinnaps, por ejemplo, lo puedes utilizar de una manera fácil. Es la manera más rápida de ver y probar una técnica basada en el EVM.
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El EVM no es tan joven
La metodología del Earned Value Management (EVM) tiene sus años. Fue desarrollado en el siglo XIX, momento en el que surgió la necesidad de medir los rendimientos de las factorías. El departamento de defensa de los Estados Unidos lo popularizó a mediados del siglo pasado, regularizando su metodología y convirtiéndolo en estándar. No fue hasta finales de los años 70 cuando el EVM se industrializó y comenzó a utilizar en proyectos de arquitectura e ingeniería.
Los peligros del EVM
Para que verdaderamente funcione con efectividad, el EVM necesita apoyarse en una planificación que estime de manera objetiva y adecuada todas las actividades y recursos necesarios para la ejecución del proyecto. Sin un plan realista, el EVM no tiene sentido.
Además, todos los proyectos están vivos. Durante el día a día, surgen imprevistos y contratiempos no planificados que bien nos pueden sumar a la calidad del resultado del mismo, o mal nos pueden ocasionar una auténtica pérdida de tiempo. El EVM no atiende a imprevistos, por lo que cuando nos dejamos guiar por sus métricas debemos añadir el verdadero desempeño del trabajo de todo el equipo. A fin de cuentas, como sucede con las personas, el proyecto evoluciona y cambia a lo largo del tiempo.
En el mundo de los proyectos de software, lo saben bien. Por eso utilizan técnicas basadas en metodologías ágiles. En herramientas como la de Sinnaps, todas ellas vienen incorporadas junto con el EVM. Es decir, el director del proyecto puede guardar sus simulaciones y ver cómo afectarían, en cuanto a coste y tiempo, si se implementaran en el proyecto. De manera automática, el EVM nos calcula el estado del proyecto con los cambios efectuados y a tiempo real. De modo que podríamos decir que el Valor Ganado ayuda en la toma de decisiones, también relativa a la gestión de riesgos de forma rápida y eficaz.
¿Qué hacen los directores de proyecto con el EVM?
Sin embargo, son sólo unos cuantos inconvenientes, a los que pueden responder el software más innovador y actual de gestores potentes. Y es que el EVM va más allá. Con él, podemos elaborar hasta un DAFO del estado del proyecto, tal y como apreciamos en la imagen siguiente imagen.
Visualizamos el índice del desempeño del coste (CPI) frente al índice de desempeño del cronograma (SPI). Contrastamos lo planificado con lo que realmente se está desarrollando en el proyecto. De esta manera, observamos todo lo que está por debajo y por encima del prespuesto estimado, en relación con los plazos previstos en nuestra planificación.
Por ejemplo, si hemos planificado que el diseño de un prototipo de software estará listo para final de mes, con un coste estimado X, al llegar a esta fecha, el EVM nos dirá si realmente hemos llegado con el coste planificado, dónde debemos mejorar para ir más rápidos y qué tareas hemos cumplido con éxito.
Además, entre las funciones de los project managers, gracias a esta técnica identifican cuatro aspectos claves en la gestión de proyectos:
— Qué problemas y dónde
— Son problemas críticos
— Qué se debe hacer para reconducir el proyecto en cuanto a tiempo y costes
— Qué tendencias y pronósticos debemos tener en cuenta
Al identificar estas cuestiones, el director de proyectos podrá gestionar los mismos de una manera muy ágil y objetiva, así como calcular posibles escenarios que contemplen desviaciones del proyecto.
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Indicadores y principales términos del EVM
La metodología del Earned Value Management emplea su propia simbología y conceptos, los cuales son los siguientes:
EV (Earned Value): Valor monetario del trabajo conseguido en el período de evaluación.
AC (Actual Cost): Coste actual del trabajo realizado. El valor monetario es independiente del valor monetario determinado en el PV.
PV (Planned Value): Valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea.
CV (Cost Variance): Medida para indicar la desviación de los costes respecto del presupuesto previsto.
CPI (Cost Performance Index): Índice del rendimiento de cada unidad monetaria invertida en el proyecto.
SV (Schedule Variance): Medida histórica para indicar el porcentaje de avance respecto del plan previsto.
SPI (Schedule Performance Index): Índice de eficiencia relativa a cuánto valor se ha conseguido realmente respecto del que está programado para ser llevado a cabo. Porcentaje de avance respecto del plan previsto.
BAC (Budget at Completion): Presupuesto previsto y aprobado para todo el esfuerzo proyecto.
