PRIMERA.- Objeto de Sinnaps

Mediante las presentes cláusulas se habilita al Sinnaps, para tratar por cuenta del responsable del  tratamiento, los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio de gestión de proyectos en la nube.

SEGUNDA.- Identificación de la información afectada

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el USUARIO pone a disposición de Sinnaps, la información necesaria para la prestación del servicio, para lo cual:

• Permite el acceso a las bases de datos necesarias para la prestación del servicio, compartiendo en los servidores de Sinnaps la información que considere oportuna para la gestión de su proyecto.

TERCERA.- Duración

El presente acuerdo surtirá efectos mientras el USUARIO mantenga la relación contractual descrita en la exposición de este contrato con el Sinnaps. Una vez finalice el presente contrato, el Sinnaps suprimirá cualquier copia de datos que esté en su poder, sin perjuicio del bloqueo de datos necesario para dar respuesta a las responsabilidades nacidas del encargo del tratamiento.

CUARTA.- Obligaciones de Sinnaps

El Sinnaps y todo su personal se obliga a:

A. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.

B. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del USUARIO.

Si Sinnaps considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos de la Unión Europea o de los Estados miembros, el encargado informará inmediatamente al responsable.

C. Llevar, por escrito, un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:

• Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
• En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49 apartado 1, párrafo segundo del RGPD, la documentación de garantías adecuadas.
• Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
• a) La seudoanimización y el cifrado de datos personales.
• b) La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
• c) La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
• d) El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento

D. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del USUARIO, en los supuestos legalmente admisibles.

El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal Derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

E. Subcontratación.

No  subcontratar  ninguna de las  prestaciones que formen  parte del objeto de este contrato que comporten el tratamiento de datos personales, salvo los servicios auxiliares necesarios para el normal funcionamiento de los servicios del encargado.

Si fuera necesario subcontratar algún tratamiento, este hecho se deberá comunicar previamente y por escrito al responsable, con una antelación de 30 días, indicando los tratamientos que se pretende subcontratar e identificando de forma clara e inequívoca la empresa subcontratista y sus datos de contacto. La subcontratación podrá llevarse a cabo si el responsable no manifiesta su oposición en el plazo establecido.

El subcontratista, que también tendrá la condición de Sinnaps, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el Sinnaps y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable ante el responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones.

F. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.

G. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.

H. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.

I. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.

J. Asistir al USUARIO en la respuesta al ejercicio de los derechos de:

1. Acceso, rectificación, supresión y oposición.
2. Limitación del tratamiento.
3. Portabilidad de datos.
4. A no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas (incluida la elaboración de perfiles).

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos y a no ser objeto de decisiones individualizadas automatizadas, ante Sinnaps, éste debe comunicarlo por correo electrónico a la dirección del USUARIO. La comunicación debe hacerse de forma inmediata y en ningún caso más allá del día laborable siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

K. Derecho de información

Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.

L. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos

El Sinnaps notificará al USUARIO, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 48 horas, y a través de un mensaje de correo electrónico, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

• a) Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
• b) El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
• c) Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
• d) Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

Corresponde al USUARIO comunicar en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:

• a) Explicar la naturaleza de la violación de datos.
• b) Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
• c) Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
• d) Describir las medidas adoptadas o propuestas por el USUARIO para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

M. Dar apoyo al USUARIO en la realización de las evaluaciones de impacto relativas  a la protección de datos, cuando proceda.

N. Dar apoyo al USUARIO en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.

O. Poner disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él.

P. Implantar las medidas de seguridad siguientes:

1. El uso de contraseñas cifradas
2. El uso de contraseñas de al menos 8 caracteres incluyendo al menos una mayúscula, una minúscula y un dígito.
3. Acceso web mediante cifrado SSL propio
4. Los servidores y el servicio de hosting cuentan con toda la normativa vigente para garantizar la seguridad de los datos.
5. El servicio web es filtrado a través de un DNS global
6. El servicio web cuenta con protección DDoS
7. Todos los trabajadores de Sinnaps están sujetos a acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
8. Las oficinas están situadas bajo llave en instalaciones con sistema de alarma.

En todo caso, deberá implantar mecanismos para:

• a) Garantizar  la confidencialidad,  integridad, disponibilidad  y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
• b) Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
• c) Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
• d) Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.

Q. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.

R. Destino de los datos.

Destruir los datos, una vez cumplida la prestación. Una vez destruidos, el encargado debe certificar su destrucción por escrito y debe entregar el certificado al USUARIO.

No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente boqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

QUINTA.- Obligaciones del USUARIO

Corresponde al USUARIO:

• a) Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.
• b) Realizar  una evaluación  del impacto en la  protección de datos personales  de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
• c) Realizar las consultas previas que corresponda.
• d) Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del encargado.
• e) Supervisar el tratamiento, incluida la realización de inspecciones y auditorías.

SEXTA: Generalidades

Este Contrato contiene el total acuerdo entre las partes sobre el mismo objeto y sustituye y reemplaza a cualquier acuerdo anterior, verbal o escrito, al que hubieran llegado las partes.

Asimismo, en caso de contradicción entre las condiciones estipuladas en el presente acuerdo y cualquier otro firmado con anterioridad entre ambas partes, prevalecerá lo estipulado en el presente contrato.

Cualquier modificación del contenido de este contrato, sólo será efectiva si se realiza por escrito y con el consentimiento de ambas partes.

Y en prueba de conformidad, ambas partes firman el presente documento en dos ejemplares originales, en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.