¿Nunca te ha pasado? Tratamos de planificar de manera realista y acabamos siendo demasiado optimistas. Si has entrado en este botón de la guía de Sinnaps podría ser porque te interesaría seguir una planificación ajustada a la realidad de tu trabajo. A la realidad de tus recursos y a la realidad de tu disponibilidad.
La tecnología de Sinnaps te ayuda a conseguirlo. Por eso, antes de empezar, te recomendamos que veas este vídeo de dos minutos y medio. Teresa te explica cómo funciona Sinnaps para cumplir con los plazos. A partir de aquí, te daremos los detalles para lograrlo por ti mismo 😉
Índice
Lo primero… ¿trabajas los fines de semana?
Si te llevas trabajo a casa o te organizas para aprovechar unas horas los sábados y domingos, recuerda que Sinnaps te da la opción de añadir estos días a tu calendario. Entra aquí y descubre cómo activar los findes de semana.
El equipo de Sinnaps te da ánimo y admira tu trabajo en días festivos. Haremos lo posible por conseguir que tengas más tiempo de calidad para los tuyos 🙂
Planifica con fechas fijas (si es necesario)
Hay reuniones o eventos que son inamovibles. Por eso, puedes darles una fecha fija en el calendario. Las actividades más frecuentes que suelen fijar los demás usuarios de Sinnaps son hitos o momentos clave en el que hacemos revisiones del funcionamiento del proyecto. También en actividades que dependan de agentes externos al proyecto o eventos relativos a nuestro trabajo.
En este post te contamos más sobre cómo y cuándo conviene planificar una actividad en una fecha.
😉 CONSEJO SINNAPS: Asigna una fecha fija cuando creas que debes hacer esa actividad ese día. Si tienes que asignar una fecha fija a una actividad, te recomendamos que le añadas también una dependencia. Las dependencias prevalecen sobre las fechas fijas, por lo que es posible que algunas actividades se re-planifiquen de manera automática al hacer cambios. Pero si tienes fijada una fecha a la actividad, Sinnaps te avisará antes de cambiarla, cuando siga su dependencia.
¿Te has equivocado al crear una actividad? Mira aquí cómo puedes eliminarla del mapa.
Ahora, prueba a vincular actividades
En Sinnaps, puedes relacionar esa fecha fija con las actividades que necesitas tener hechas antes del día D.
Hasta que no termine una actividad no puede empezar otra. Esto es una realidad diaria en muchos proyectos. Sinnaps te ayuda a vincular estas actividades para que siempre tengas en cuenta esta relación cuando hagas cambios en la planificación y sigas la ruta de trabajo diario.
Puedes vincular actividades así, ¡para ser más rápido! Y si te gustaría saber más, entra aquí. ¿Cómo vincular actividades?
Optimiza el tiempo como siempre habías soñado
Planifica las actividades teniendo en cuenta la holgura de las actividades. Verás cómo optimizas tiempo y recursos.
Y ¿qué es la holgura? Las actividades tienen una holgura. Puede ser su propia duración, la que le demos nosotros, o si está relacionada con otra, es el tiempo que tenemos para realizar la actividad antes de que empiece la otra.
Teresa nos lo cuenta en 3 minutos 😉
Me interesa esto de planificar con holgura… te recomendamos que leas este post de nuestro Sinnaps Academy.
Ya tengo todo esto hecho, pero ahora me gustaría re-planificar y cambiar duración y fechas de algunas actividades. Este post te explica cómo modificar duración, fechas y dependencias de las actividades.
Toda planificación realista tiene objetivos
Crea objetivos en las actividades. Puedes ir validándolo a medida que los alcanzas. No los pierdas de vista. Tiene dos funciones básicas:
- Identificación del fin de esa actividad
- Como herramienta de comunicación para el resto del equipo
Por un lado, te ayudan a definir las metas más específicas dentro de la actividad. Y por otro lado, si trabajas con equipos colaborativos, todos los colaboradores podrán saber porqué están participando en esa actividad y qué se espera conseguir al validarla. ¿Lo hemos logrado? Valídalos y si has termina la actividad valídala también. Esta acción que parece tan insignificante, no sólo servirá de control sino que os ayudará a recibir esa dosis de satisfacción por el trabajo hecho 💪
Recursos disponibles (siempre)
Cuando nos reunimos con los responsables de cada actividad o si somos nosotros mismos los que identificamos los recursos necesarios para realizar una tarea, puede que aparezcan más recursos necesarios que disponibles. Es normal. Siempre estamos ajustando la planificación para aprovecharlos al máximo. Lo que se denomina, en muchas ocasiones, ‘encaje de bolillos’…
Después de planificar los recursos, Sinnaps te da la solución…
¡Utiliza la gráfica para compensar su consumo! A medida que vas planificando, puedes ir visualizando el consumo planificado o real de tus recursos.
¡Lo puedes ver con Teresa en 3 minutos!
Hay actividades que son un proyecto en sí… ¡vincula!
A veces, tenemos actividades que son tan complejas que bien podrían ser un proyecto en sí. Pues bien, hazlo así. El objetivo de Sinnaps es facilitarte el trabajo, simplificar lo más complicado para que puedas trabajar de la forma más fácil posible. Cuando descomponemos lo más difícil, ¿no lo sueles ver más sencillo?
En este post te contamos cómo puedes vincular actividades a proyectos.
Recuerda: las actividades tienen que tener la duración exacta en el periodo exacto, del proyecto al que están vinculadas. Así tendrá sentido 😉
TRUCO SINNAPS: si gestionas una empresa y tienes que controlar cada departamento, esta solución puede que la utilices más de una vez. Cada proyecto es un departamento, gestionado por una persona responsable. Tú como gerente de tu empresa te haces tu propio proyecto de empresa. Las actividades con el nombre del departamento irán vinculadas a los proyectos de cada departamento. Si cambia el coste o la duración, automáticamente cambia en la actividad de tu proyecto de gerente de empresa 🙂
No dudes en preguntarnos todo lo que necesites. En Sinnaps nos encanta escucharos y charlar juntos para encontrar la solución perfecta para ti. Anímate a dejarnos un comentario. ¡Te respondemos (casi) al instante! 😉
