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Diseñar la planificación de tus proyectos frente a un Gantt suele ser un error común, pero no olvides que se trata de una herramienta de visualización y no de planificación.
El mercado de los BPMs lleva creciendo a un ritmo del 11% desde inicios de la crisis, con una facturación anual estimada de unos 12bn $ y para un uso mas cotidiano, Internet ofrece una lista incalculable de herramientas de gestión de proyectos online (PPM). Parece obvio que en una sociedad donde las empresas realizan proyectos cada vez mas complejos, su necesidad de planificación resulte proporcional a dicha complejidad. Paradójica y lamentablemente, la ineficiencia de éstas herramientas resulta igualmente proporcional.
Han pasado ya mas de 120 años desde que Karol Adamiecki inventara su técnica de “harmonograma” y mas de 100 desde que Henry Gantt la evolucionara al actual diagrama de Gantt. Desde entonces las gráficas de Gantt se han coronado como la forma mas extendida y visualmente mas aceptada para representar una planificación, habiéndose utilizado en proyectos tan emblemáticos como la construcción de la presa Hoover, o de la autopista interestatal en los E.E.U.U. Mas del 95% de las herramientas de gestión de proyectos (PPM) disponibles en Internet, basan su visualización en gráficas de tipo Gantt y sin embargo, a pesar de ser una herramienta muy potente para representar el estado puntual de un proyecto en reuniones importantes, resulta de dudosa practicalidad a la hora de adaptarse a los cambios y gestionar el trabajo del día a día.
El primer problema:
Esto no resulta complicado de entender, cuando uno se da cuenta de que el uso de una herramienta basada en una metodología de tipo Gantt conlleva de forma implícita, dos presunciones que son falsas.
1ª presunción falsa: La primera y presunción y más obvia es que la planificación de un proyecto puede representarse de forma estática y por tanto va a sufrir poca variabilidad. Esto es obviamente falso en proyectos de relativa complejidad y la realidad es que reajustar manualmente la planificación Gantt de cada proyecto, resulta tedioso y requiere un entendimiento extenso y global de todo el proceso así como de sus casuísticas. Existen herramientas capaces de representar ciertas dependencias entre las actividades de un Gantt, pero la realidad es que las dependencias de la vida real no suelen “caber” en las limitadas opciones que éstos programas suelen ofrecer. También es cierto que para compensar ésta falta de flexibilidad y comprensión del proceso, las consultoras de alto nivel tienden a representar procesos en formatos abstractos basados en dependencias estratégicas tipo BPMN u otras adaptaciones. Pero la realidad es que éstos formatos abstractos carecen de la tangibilidad y concreción de un Gantt y su traducción de un formato de trabajo práctico resulta tedioso y poco práctico en la vida real. Al igual que muchas otras intangibilidades, su finalidad tiende a confundirse con la que apoyar decisiones, olvidando la delgada y peligrosa línea entre dar apoyo y apoyarse.
2ª presunción falsa que supone usar éstas herramientas para planificar, y quizás la mas atrevida, es que el Project manager es conocedor de todo lo que sucede en un proyecto, y que va a saber como actuar en cualquier circunstancia. Por eso la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tipo PPM están basados en un “check-list” approach, igualando las responsabilidades de un gestor de proyectos con las de un gestor de actividades. La verdad es que independientemente de que vayan apoyadas por formatos de visualización de procesos tipo Gantt, ADM (Arrow Diagramming Method), PDM (Precedence Diagram Method), Project Network o cualquiera de las tantas otras formas de representar un proyecto, la verdad es que todas estas herramientas de visualización resultan tan útiles o inútiles cómo la lógica y el conocimiento que se haya empleado al utilizarlas.
Pero vender conocimiento es muy complicado, y por eso la mayoría de las herramientas prefieren crear un clima ideal para promover que todo lo que un PM debe hacer es repartir el trabajo, como si dicho trabajo no estuviese vinculado con sus propias dependencias ni con un altísimo factor de incertidumbre.
También es mas cómodo para muchos valorar las herramientas en función de su potencial, y a infravalorar el conocimiento necesario para usarlas como si éste fuese a aparecernos por ciencia infusa tras aceptar las condiciones de uso de tales herramientas y pagar su licencia. Es precisamente esa sobrevaloración de las herramientas por las que hemos pagado, junto con la rutina de subestimar la dificultad de planificar, lo que nos justifica de forma inconsciente, el ahorro de esfuerzo que supone no planificar bien un proyecto, y son sin duda las consecuencias de ese error, las que terminan por convertirlo en algo imperdonable.
Obviamente éstas dos presunciones son falsas en la mayoría de los casos porque ni una planificación es rígida, ni el PM tiene por qué saberlo todo. La realidad es que unn Gantt debería ser usado como herramienta de visualización y no de planificación dado que no ofrece ningún tipo de apoyo a la toma de decisiones y su capacidad para adaptarse a los cambios resulta muy limitada.
El segundo problema…
Afortunadamente resulta sencillo para el PM consciente de éstos hechos, encontrar información sobre técnicas reales de apoyo a la planificación y gestión de incertidumbre estilo PERT o CPM (critical path method ), que imponen un orden lógico y representan dependencias complejas, capaces de detectar caminos críticos y cuellos de botella a base de algoritmos, grafos u otras relaciones matemáticas.
50 años después del nacimiento del clásico Gantt y posiblemente impulsada por su ineficacia para planificar, en plena crisis del Sputnik la marina de los E.E.U.U desarrolló la técnica PERT para gestionar la planificación en el desarrollo de su sistema de misiles nucleares para su gama de submarinos Polaris. Pero a pesar de su eficacia, es su complejidad de cálculo y su alta variabilidad, la que hasta ahora la ha relegado a una técnica infumable solo apta para doctorados en matemáticas y computación. Ni tan siquiera su uso en la planificación durante tres años de un proyecto mas asumible como las olimpiadas del 68 consiguieron convertir la metodología PERT en una realidad asequible para los simples mortales, haciendo que ésta haya quedado reducida a una realidad de libros de texto, doctorados, artículos teóricos y otras atracciones del circo de las rarezas.
El combate final
En un lado del cuadrilátero tenemos, con mas de 120 años de historia, el arma de doble filo que suponen las herramientas de visualización clásica tipo Gantt con su falta de apoyo en la toma de decisiones y su perfecta capacidad para ocultar la falta de conocimiento de un “Project Manager” mediocre. En el otro lado del cuadrilátero, con tan solo 60 años de edad, las técnicas PERT con sus altos requerimientos computacionales y la sencillez conceptual y visual típica de un misil balístico nuclear. En el centro del cuadrilátero suele haber un Project manager convencido de que en su empresa se hacen las cosas de forma única y desconocedor total de la paliza que el señor PERT y el señor Gantt le van a propinar. A pesar de su falsa creencia en que la gestión de proyectos es una capacidad intrínseca, personal e intransferible, lo mas probable es que el resultado del combate sea malo y nuestro incauto PM sea aplastado por la presa Hoover y reventado por un misil balístico nuclear.
Pero el combate no está del todo perdido. En un mundo donde la capacidad de nuestros teléfonos móviles es 1000 veces superior a la empleada para llegar a la luna por primera vez, ni el conocimiento ni el poder de calculo debería ser un problema para nada.
La alternativa
No se trata de inventar nada nuevo sino de combinar aquello que está probado y acercarlo al alcance de todos. Por eso durante éstos dos últimos años ha surgido Sinnaps, la primera herramienta capaz de dibujar flujos de trabajo Gantt de forma automática, sobre algoritmos de planificación PERT. Dicho de otra manera y no apto para ingenieros nucleares ni de presas, Sinnaps es capaz de convertir una simple lista de actividades en un flujo de trabajo optimizado, capaz de reaccionar a los cambios, simular escenarios, y detectar caminos críticos. Sinnaps es el resultado del trabajo de más de dos años de desarrollo y mucha labor de consultoría de procesos.
Gracias a la colaboración de numerosas empresas que lo han visto como una alternativa a las herramientas actuales, ya podemos hablar de Sinnaps como una realidad. Actualmente está presentes en el sector de la innovación, el desarrollo de producto, sector bancario, farmacéutico, ingeniería, administración y desarrollo de software y tan solo acaba de salir. Ya ha optimizado cientos de procesos, gestionado multitud de proyectos y constatando que cuanto mas gente haya involucrada, cuanto mas complejo sea el proyecto y cuanta mas incertidumbre exista a la hora de planificar, mejores resultados da.
Sinnaps es una perspectiva diferente a las herramientas actuales en el mercado, ofreciendo cálculos PERT y visualizados como Gantt dinámicos, bajo la facilidad de uso y el precio de cualquier herramienta de gestión de proyectos.
Si quieres estar seguro de que todos tus proyectos estén siempre bien planificados cualesquiera que sean las circunstancias. Deberías probar Sinnaps, únete a la realidad Sinnaps.
