De las partes más importantes de un proyecto, está la del conjunto de colaboradores que lo forman. De ahí que, de las tareas claves del Project Manager, está la de saber cómo organizar un equipo de trabajo que sea competente y eficaz, tanto para su actividad asignada como para el conjunto global del proyecto.
El momento en el que un director de proyecto le toca identificar a los interesados, se le pone por delante una de las tareas más difíciles pero más determinantes. Deberá definir las características que necesita de los perfiles que compongan su equipo de trabajo.
En primer lugar, el director del proyecto debe ser un buen líder en la empresa. ¿Sabemos realmente en qué consiste? Entre las habilidades más importantes, están la de fomentar el trabajo en equipo, la colaboración y desechar la competencia entre los miembros; potenciar la autonomía del individuo y su responsabilidad por el trabajo asignado; transmitir el objetivo en común; generar compromiso; promover la confianza, transparencia y comunicación.
Además, sabrá cómo hacer que sus colaboradores respeten los plazos y fechas de entrega para que todo el mundo pueda realizar su trabajo sin esperar a que los demás finalicen su parte. Para evitar colapsos, es importante que compense el esfuerzo de sus colaboradores. En fin, una serie de cualidades básicas para que el clima de trabajo sea bueno. Y es que conviene recordar una de las frases más célebres del liderazgo empresarial:
«Un líder es mejor cuando la gente apenas sabe que existe, cuando su trabajo está hecho y su meta cumplida, ellos dirán: lo hicimos nosotros.»—Lao Tzu, filósofo chino.
Una vez tenemos claro cuál debe ser el comportamiento del buen liderazgo, es hora de formar expectativas para organizar un equipo de trabajo. Para ello, hay que identificar todas las tareas con sus duraciones. A partir de aquí, definiremos la estructura del mismo, así como las normas de conducta que delimitarán bienestar del equipo.
Si trabajamos con una herramienta de planificación gratuita, que tenga en cuenta el trabajo en equipo, podremos asignar responsabilidades de una manera rápida y sencilla, e invitar a usuarios para que empiecen a tener en cuenta las actividades asignadas en la planificación del proyecto. En esta fase, el project manager tiene sabe perfectamente cuáles serán los diferentes roles de trabajo que componen cualquier tipo de proyecto: investment manager, team member, program manager, resource manager, sponsor, functional manager, etc.
En la diversidad está el gusto, que se dice. Pues aquí lo mismo. Si podemos organizar un equipo de trabajo con perfiles diferentes que aporten al conjunto del mismo, estaremos enriqueciendo al máximo las posibilidades de éxito del proyecto. Todos aportan su visión de las cosas y, muy rara vez, se coincide exactamente en la misma idea.
Con ello, estaremos formando equipos creativos, de alto desempeño y capaces de innovar en la solución a los problemas que puedan ir surgiendo. Y es que de cada idea, depende el conjunto de ideas. La creatividad no es el producto de una autoridad organizadora. La creatividad resulta de la posibilidad de re-estructurse y responder, como equipo, a los cambios inesperados. Por supuesto y como requisito para que esto de resultado, todos deben saber escuchar. Resulta obvio, pero lamentablemente constituye uno de las raíces del mal clima laboral.
Así pues, identificamos las principales claves para organizar un equipo de trabajo con éxito.
—Todo equipo necesita un líder. Quiere decir que los jefes dictatoriales no encajan con un equipo productivo. Un líder debe obtener lo mejor de las personas. Algo que sólo se consigue si lo hacen éstas por sí mismas. No es cuestión de «haz esto y haz lo otro». Sino de delegar y confiar en las soluciones que cada uno aporta para resolver los problemas que vayan surgiendo.
—Equipo multidisciplinar. Cada proyectos está compuesto por diferentes tareas. Así pues, en los equipos de trabajo deben existir diferentes perfiles para distintas tareas.
—Roles muy bien definidos. Cada miembro debe saber muy bien dónde empiezan y terminan sus responsabilidades. Evitaremos malentendidos y todo el mundo se será consciente de sus compromisos con el resto de compañeros.
—Todo lo que necesitan para la ejecución de sus tareas. En este punto, la gestión eficaz de los recursos disponibles es vital para que todos utilicen las herramientas necesarias en el momento adecuado, sin dejar a nadie ‘de brazos cruzados’ esperando. Para ello, existen aplicaciones online como Sinnaps, que informan del porcentaje de consumo de cada recursos y persona. Especialmente útil, para proyectos con varias actividades en las que se comparten recursos con otras tareas. Además, recuerda que todo tu equipo puede trabajar gratis con esta aplicación profesional. No importa cuántos seáis.
—Fomento de la autogestión. Cuando tenemos nuestro equipo bien definido, es momento de diseñar un plan de motivación adecuado y continuado, con el fin de mantener el entusiasmo por el hacer de cada día, en un nivel adecuado.
—No incentivar la competencia. Un buen líder deberá promover la colaboración entre los miembros del equipo.
—Promover el respeto de fechas de entrega y plazos. De lo contrario, se podrían ocasionar retrasos que, no sólo perjudiquen al proyecto en sí, sino al trabajo de los demás compañeros de equipo.
A veces, se suelen celebrar sesiones con un profesional externo a la empresa que fomente en el diálogo y la conversación sobre los problemas que se pueden dar en el día a día.
«Si tus acciones inspiran a otros a soñar más, aprender más, hacer más y a ser mejores; entonces, eres un líder.»—Jack Welch, empresario y escritor estadounidense.
En la gestión de proyecto, el Project Manager celebra los éxitos como parte de un equipo, pero en muchas ocasiones, cuando existe un fracaso, es el Director del Proyecto el que termina siendo el único responsable.
Y es que no es fácil construir un equipo desde cero, y más hacerlo correctamente sin tener que ‘mover ficha’ durante la ejecución del mismo. Por eso, antes de empezar a organizar un equipo de trabajo es importante conocer al detalle qué queremos, cuándo lo queremos, y cómo lo obtendremos. Es la base.
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