La metodología Kanban está basada en un sistema de gestión de origen japonés, que facilita la visualización de flujos de trabajo de una manera simple y efectiva. Y entra dentro de los tipos de metodologías ‘agile’ más utilizados por las empresas.
A través de un tablero formado por columnas que distribuyan las actividades en distintas determinaciones, según nuestras necesidades, podemos detectar fácilmente qué actividad se encuentra aún en la primera fase, cuál en la segunda y así, según necesitemos. Un Kanban de actividades nos informará en todo momento del estado de las tareas y de su flujo de producción.
Por lo general, la metodología Kanban distingue las columnas como trabajo por hacer, en proceso, tarde y terminado. Según vayamos completando las actividades se van pasando de una columna a otra.
Muchas empresas utilizan esta metodología en pizarras con posits y van cambiando estas tarjetas Kanban de manera manual. Sin embargo, cada vez hay más aplicaciones web que nos ayudan a trabajar con esta metodología Kanban de forma online. Supone un paso grande, pues todo el equipo puede acceder a estos tableros y ver las últimas actualizaciones, estén donde estén los colaboradores.
Además, herramientas como Sinnaps, software de gestión de proyectos, nos ayudan a implementar ese sistema de Kanban y nos permiten priorizar las actividades de manera automatizada, según esté planificado el proyecto en el calendario. Vamos a ver cómo optimizar nuestro trabajo con esta metodología Kanban…
Índice
Metodología Kanban Online: ¿qué gana tu equipo y empresa?
En ocasiones, los equipos de trabajo participan en varios proyectos al mismo tiempo, con muchas actividades, plazos, requerimientos y otras consideraciones que hacen perder tiempo y dinero a las empresas. Tener esa información organizada y fácil de detectar es clave para los equipos que trabajan con varias actividades al mismo tiempo.
Antes de pasar a ver las ventajas que nos ofrece trabajar con un modelo Kanban, vamos a ver qué encontramos en una app que utiliza esta metodología de gestión. Aquí, un ejemplo del Kanban de Sinnaps, el cual tiene a la derecha un muro de actualizaciones, que pueden ser comentadas por el equipo.
Empezar a usar el Kanban de Sinnaps
Al ver este Kanban, podemos extraer todo lo que tu equipo de trabajo y por tanto, tu empresa ganará usando la metodología Kanban.
- Tiempo. Los colaboradores detectan al instante las actividades que deben hacer.
- Organización. Los colaboradores saben en el momento quiénes participan en cada actividad y tienen organizado su trabajo diario. A través de filtros y etiquetas Kanban pueden detectar aún mejor qué actividad deben ejecutar.
Filtros según participan o no en las actividades, sólo las columnas que se necesiten, o también según las actividades del proyecto que queramos visualizar.
Empezar a usar el Kanban de Sinnaps
- Actualización continua. Al usar una metodología Kanban online, todo el mundo estará actualizado siempre de los cambios de los proyectos.
- Priorización. El equipo de trabajo sabe qué actividad hacer primero. Pues, por ejemplo en Sinnaps, las tarjetas Kanban están ordenadas verticalmente, de mayor a menor importancia. La primera debe terminar antes que la segunda, según la planificación del proyecto. Es decir, el Kanban está conectado a la planificación.
- Reducir o elimina las actividades que no son importantes para el proyecto. Al delimitar y dividir los proyectos en fases y actividades muy bien fragmentadas, se recortan los recursos y tareas que no aportaban valor al proyecto.
- Efectividad y rapidez en la ejecución del trabajo. Esta priorización automática, según la planificación que el Project Manager haya hecho en el calendario, proporciona al equipo una mayor efectividad. Pues todos sus esfuerzos se centran en las actividades críticas que realmente hay que completar antes, si queremos cumplir con nuestros plazos.
- Comunicación fluida y compromiso. Si trabajas con un Kanban que promueva la comunicación fluida del equipo, también unirá más a sus miembros. No sólo porque se eviten malentendidos, sino porque todos pueden reaccionar ante las actualizaciones del trabajo y comentar cada cambio. Y cómo si de una red social se tratara, conseguirás un mayor compromiso y dedicación del equipo.
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¿Cómo gestionar proyectos con Kanban?
Tarjetas Kanban de una app online
¿Qué podemos encontrar en las tarjetas Kandan de un herramienta online? Te enseñamos toda la información que puedes gestionar en las tarjetas Kanban de aplicaciones online completas y fáciles de usar.
- Nombre de la actividad y el proyecto al que pertenece
- Personas que participan en la actividad
- Tiempo para ejecutar esa tarea
- El trabajo completado en porcentaje
- Objetivos de la actividad, lo cumplidos y los que está por cumplir
¿Qué pasa si hacemos clic en una tarjeta Kanban online? Encontramos todo esto…
- Descripción de la actividad
- Los días restante para comenzar o para completarla, incluso los días que llegamos tarde a su plazo de entrega, si fuera el caso
- El porcentaje de las subtareas completadas
- Subtareas dentro de la actividad
- Chat de la actividad
- Actualizaciones y sus últimos cambios
Además, podemos añadir otra subtarea, subir un documento o ir directamente al planificador o calendario del proyecto al que pertenece esa actividad.
Estas actividades pueden tener etiquetas Kanban que nos ayudan a localizar mejor cada una de las tareas dentro del proyecto. Todo una metodología de Kanban online que permite un trabajo organizado y mucho más fluido y optimizado.
Kanban Toyota: el origen
La metodología Kanban es conocida también por dar notoriedad y prestigio a empresas como Toyota. En los años 50, la compañía automovilística comenzó a desarrollar e implementar el modelo Kanban en sus procesos de producción, mejorando tanto sus resultados que empezó a competir con las grandes empresas del sector a nivel mundial.
Uno de sus objetivos era evitar la superproducción. Y para ello, Toyota detectó que el sistema de reposición de los supermercado mantenía sólo los productos que se iban necesitando a medida que se iban gastando. Así de simple. Crearon un inventario Kanban con las famosas tres columnas de sus orígenes: To Do, Doing, Done.
De esta manera, la producción de automóviles empezó a funcionar según las reglas del Kanban: dividiendo todo en fases muy marcadas y siguiendo un flujo de trabajo secuencial.
Fue tal su éxito, que hoy en día muchas empresas en todo el mundo utilizan este Kanban Toyota, un modelo que ha llegado a dar grandes beneficios a muy diversas compañías.
Metodología Kanban: ejemplos de empresas que pueden usarla
¿Qué empresas suelen usar esta metodología Kanban? Hoy en día, el uso de un modelo Kanban está extendido en muchas empresas de muy diversos sectores. Tal es así, que lo pueden utilizar equipos de desarrollo de software como grandes compañías de producción de vehículos. Todo el trabajo que se puede dividir por fases es susceptible de usar la metodología Kanban. Otro ejemplo es el Kanban de transporte. En logística, este modelo de gestión nos permite saber el estado de cada producto de manera secuencial, según vaya pasando de una fase a otra más avanzada.
La manera secuencial de ejecutar el trabajo viene dado por un factor que está presente en cualquier empresa: el tiempo. Tardamos un tiempo determinado en ejecutar una determinada tarea, creando así un flujo de trabajo. Estas actividades pueden estar relacionadas entre sí. Las apps online como Sinnaps, permiten además planificar actividades dependientes: hasta que no termine una, no se puede empezar la siguiente. Una situación que ocurre a menudo, pues puede ocurrir que necesitemos el resultado de la primera actividad para realizar la siguiente.
Además, la metodología Kanban está dentro de las gestiones ágiles. Por lo que, este modelo de planificación y gestión del trabajo viene muy bien a las industrias donde los los cambios a última hora son frecuentes. Hablamos así de planificación de eventos, marketing y comunicación, desarrollo software, ingenierías industriales, etc. De este modo, la metodología Kanban online permite una mejor gestión de lo riesgos y cambios de los proyectos.
¿Utilizas la metodología Kanban para gestionar el trabajo de tus equipos? No te cortes y déjanos tus comentarios 😉
