Indicadores de gestión: ejemplos más utilizados

A continuación, te mostramos algunos ejemplos concretos de indicadores de gestión a tener en cuenta en nuestra empresa y las fórmulas más eficaces para calcularlos.

 

 

Propósito de los indicadores de medición o indicadores de control de gestión

 

La estrategia de indicadores de medición o indicadores de control de gestión es un instrumento basado en los resultados, que se utiliza para orientar la selección, la elaboración y el uso continuo de las medidas de ejecución. Su propósito es ayudar a los gerentes de proyectos y a los jefes adjuntos a:

 

• Seguimiento y evaluación continua de los resultados de los proyectos, así como la economía y eficiencia de su gestión.
• Tomar decisiones informadas y tomar medidas apropiadas y oportunas con respecto a dichos proyectos..
• Proporcionar informes departamentales eficaces y pertinentes sobre los planes.
• Asegurar que se recopilen datos de desempeño creíbles y confiables para apoyar eficazmente la evaluación.

 

Es importante recordar que el seguimiento y la evaluación del rendimiento desempeñan funciones complementarias que se refuerzan mutuamente. Para ello, nos serviremos de Sinnaps, software de gestión de proyectos, para planificar y gestionar los indicadores de medición o indicadores de control de gestión que veremos a lo largo de este artículo. A través de un diagrama de Gantt online fácil de usar, los directores de proyectos pueden planificar y detectar rutas de trabajo optimizadas en unos minutos.

 

 

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Indicadores de gestión: ejemplos por categorías

Indicadores de proceso

Nos aportan datos comparativos entre las acciones del propio proceso y sus resultados. Así, podremos visualizar rápidamente elementos como los que siguen:

• Diferencia entre recursos producidos y planificados (en cantidades económicas).
• Diferencia entre el número de empleados necesarios y el número de empleados previstos.
• Diferencia entre el número de horas trabajadas y el número de horas planificadas.

 

Las técnicas de medición basadas en el Valor Ganado y utilizadas por Sinnaps para medir nuestros proyectos, serán el apoyo ideal para esta tarea. Nos ayudará a calcular fielmente los valores diferenciales entre lo esperado y lo ocurrido.

 

 

Con la gráfica de consumo de recursos, veremos cómo podemos ir planificando a lo largo del proyecto, para evitar sobre cargas de trabajo a asignación de recursos que ya se están usando en otra actividad. ¿El fin? Planificaciones mucho más realistas.

 

 

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Indicadores de eficiencia y eficacia

Nos ofrecen datos objetivos para campos que, en un principio, puedan parecer poco tangibles como: la adaptabilidad de un producto, la resolución de necesidades o los resultados de pruebas en un entorno simulado.

Algunos de ellos son:

• Indicadores de no-calidad, cuya fórmula es la que sigue: (total deficiencias / total de productos) x 100.
• Defectos activos
• Pruebas automatizadas
• Necesidades cubiertas
• Defectos fijados por día
• Requisitos aprobados
• Sistemas que hayan pasado las pruebas de simulación
• Requisitos revisados
• Instancias de prueba ejecutadas
• Pruebas realizadas

 

Indicadores de resultados

Algunos indicadores de resultados relevantes son:

• Disponibilidad de nuevos servicios y acciones ofrecidas.
• Porcentaje de la población a la que llegan las acciones.
• Tasa de utilización por la población de los servicios y acciones ofrecidos.
• Retrasos en el acceso a los servicios para la población.
• Calidad de los servicios ofrecidos.
• Tasa de satisfacción del cliente/población con nuevas acciones/servicios.

 

Indicadores de impacto

También conocidos como indicadores de efectos colaterales, miden los posibles daños, errores y fallos que pueden surgir en el proyecto. Algunos indicadores de impacto o efectos colaterales son:

• Medición de la carga de trabajo de los equipos que participan directa e indirectamente en el proyecto (número de horas extraordinarias).
• Medición de la satisfacción de los empleados en el trabajo.
• Tasa de retención de personal.
• Medición de los efectos adversos sobre el bienestar de la población.
• Satisfacción de las partes interesadas con el proyecto.

 

Indicadores de calidad

Podemos subdividir los indicadores de gestión / ejemplos de indicadores de calidad en:  internos o externos y miden no solo la calidad del producto final, sino también de la organización, el proceso y la atención al cliente.

 

Indicadores de calidad internos:

• Defectos en puntos específicos de la línea de fabricación.
• Defectos en los aparatos de medida.
• Situación con respecto a proveedores, etc.

 

Indicadores de calidad externos:

• Sugerencias de mejora en el producto.
• Sugerencias de mejora en el servicio.
• Sugerencias de mejora en la atención al cliente.
• Aviso de productos defectuosos, etc.

Indicadores de evaluación

Por ejemplo, en el caso del servicio de atención al cliente en línea, los correos electrónicos enviados por los empleados pueden incluir un enlace que permite a los clientes evaluar cada interacción. Los resultados obtenidos pueden ser examinados según el tipo de interacción.

De igual forma, para controlar las tendencias a largo plazo, el envío de una breve encuesta por correo electrónico a todos los suscriptores proporciona información sobre lo que los clientes piensan de la empresa en su conjunto.

 

Indicadores de desempeño: ejemplos

Los indicadores son muchos y, a cambio, ofrecen información muy concreta. Proponemos, a continuación, una lista de indicadores comunes de desempeño:

Indicadores de desempeño comercial

•     Número de nuevos clientes
•     Número de perspectivas y tasas de conversión
•     Lapso de tratamiento o ciclo de comercio
•     Tasa de lealtad
•     Cantidad de pedidos anulados

 

Indicadores de rendimiento para las suscripciones

•     Tasa de terminación
•     Tasa de renovación
•     Edad media de los contratos

 

Indicadores de rendimiento para las operaciones

•     Tasa de utilización efectiva
•     Tasa de disponibilidad
•     Tasa de indisponibilidad
•      Tasa de retorno
•     Tasa de retraso en el servicio
•     Lapso de espera en la cola
•     Rotación de existencias

 

Indicadores de rendimiento para el servicio de atención al cliente

•     Prontitud de respuesta
•     Número de entradas nuevas

 

Indicadores de rendimiento para la administración de proyectos

•     Velocidad
•     Edad media de las tareas
•     Lapso medio de tratamiento de una tarea
•     Sprints requeridos

 

Indicadores de desempeño administrativo y financiero

•     Rango medio de pago del deudor
•     Rango medio de pago a los proveedores
•     Porcentaje de bloqueo de pagos
•     Tasa de clientes en riesgo
•     Deudores comerciales
•     Retorno de la inversión ROI

 

Indicadores de rendimiento para el comercio electrónico

•     Tasa de rebote
•     Tasa de permanencia en el sitio

 

Indicadores de recursos humanos

Como su nombre indica, son todos aquellos indicadores referentes al estado de nuestro equipo humano y podemos destacar los siguientes:

• Índice de rotación: expresado en porcentaje, nos informa del número de bajas voluntarias en relación con el número total de empleados presentes en el período. Debe permitir que nos cuestionemos sobre la política social de la empresa: salarios, ambiente de trabajo, preocupaciones sobre el porvenir de la empresa, repetición de tareas o ritmo de producción. Para analizar estos últimos elementos, debemos tener muy en cuenta el panel de control de carga de trabajo de Sinnaps, una función específica para esta tarea que incluye la aplicación.

 

 

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• Índice de ausentismo laboral: es un indicador clave de la motivación del personal. Una alta tasa de ausentismo, generalmente revela malestar de los empleados en el trabajo.
• Relación empleados/supervisores: número de empleados con funciones directivas en relación con el número total de empleados.
• Evolución de la masa salarial en relación con el volumen de negocios: una fuerte evolución indica un mal uso de la partida de gastos de personal.
• Facturación por empleado: este indicador no tiene en cuenta la remuneración, sino sólo el número de empleados presentes durante el período. Nos permite ver rápidamente si las nuevas contrataciones han tenido un impacto positivo en el negocio.
• Desglose de los tipos de contrato: proporciona una visión general de los contratos: contratos indefinidos, temporales, a jornada completa o parcial.

 

Indicadores de productividad: ejemplos

Los indicadores de productividad están estrechamente relacionados con los de desempeño y son, igualmente, muy numerosos y concretos. Ejemplos de indicadores de productividad:

• Tratos cerrados
• Contactos hechos en reuniones
• Llamadas comerciales realizadas
• Casos de clientes resueltos
• Duración de las llamadas
• Tasas de abandono
• Número de partes
• Tiempo de existencia del cliente en la empresa
• Lista de tareas completadas / fuera de plazo
• Ratio de eficiencia del equipo operativo

 

Indicadores de gestión de inventarios

El índice de rotación de inventario es uno de los índices más importantes de gestión de activos o de rotación. Si tu empresa vende productos físicos, es la proporción más importante. El grado de rotación se calcula de la siguiente manera:

 

Índice de rotación de inventarios = Ventas netas/Inventario = ____X

 

La proporción de días de ventas en inventario nos indica cuántos días, en promedio, se necesitan para vender el inventario. La regla habitual es que cuanto más bajo sea el DSI, mejor, porque es mejor vender el inventario rápidamente que tenerlo en los estantes.

Si conoces el ratio de rotación de inventario de tu empresa, puedes calcular rápidamente el ratio de días de ventas en inventario o DSI. Esta fórmula para calcular el ratio es la siguiente:

 

Días de ventas en inventario = 365 días/Facturación de inventario = ____ días

 

Si no tienes el ratio de grado de rotación, hay otra fórmula que puedes utilizar para calcular las ventas de días en inventario:

 

Días de ventas en inventario = Inventario/Coste de bienes vendidos X 365 = _____ Días

 

El valor de tu inventario provendrá de tu último balance general. El precio de coste se toma de la cuenta de explotación (PyG). Este ratio mide el rendimiento financiero de la empresa, tanto para los propietarios como para los gerentes, en lo que se refiere a la rotación de inventario. Debemos tener en cuenta que el grado de rotación varía de un sector a otro.

 

Indicadores de sistemas de información

En nuestros sistemas de información, la tasa de actividad dependerá de la disponibilidad de los sistemas:

• El seguimiento de la disponibilidad del sistema y del ancho de banda son un primer indicador clave.
• La calidad del servicio determinará el nivel de competencia que se mida.
• En el cálculo de los recursos, es el lapso de recuperación en caso de incidente lo que influirá en el rendimiento.
• Por último, el nivel de seguridad del sistema de información permitirá satisfacer las mayores expectativas de los clientes y la tranquilidad del propio equipo.

 

Indicadores de gestión administrativa

Las funciones administrativas son las más difíciles cuando se trata de identificar medidas de desempeño, por la subjetividad que implican algunos índices. Algunos ejemplos comunes incluyen:

• Relación entre el volumen de trabajo y el personal.
• Tasa de rotación de personal (Esto puede medirse por el porcentaje de puestos vacantes -o, lo que es más interesante, por el porcentaje de empleados que llevan un año o menos en la organización).
• La moral del personal (generalmente de las encuestas).
• Porcentaje de personal totalmente capacitado.
• Porcentaje de clientes satisfechos (con cortesía y puntualidad del servicio) por función.
• Porcentaje de personal bilingüe.
• Seguridad de los trabajadores (por lo general, índice de reclamaciones por accidentes o lesiones).

 

Sistema de indicadores de gestión de mantenimiento

 

Al seleccionar un rango de indicadores de mantenimiento, debemos fijarnos en escoger no solo aquellos que determinan problemas o fallos en el proyecto, sino los que nos permitan mejorar la fiabilidad de los equipos y del propio mantenimiento. A continuación, ejemplos de indicadores de mantenimiento habituales:

• Tiempo de mantenimiento y esfuerzo utilizado en eliminar fallos.
• Tiempo de mantenimiento y esfuerzo usado en la mejora de los propios procesos de mantenimiento.
• Tiempo de mantenimiento y esfuerzo gastado en mejorar las habilidades y conocimientos del personal de dicho mantenimiento.
• Tiempo y esfuerzo invertido en la reducción de problemas operativos.
• Tiempo y esfuerzo invertido en la eliminación de residuos.

 

Ratios de gestión

 

Los ratios de gestión de activos son la clave para analizar la eficacia y eficiencia con la que tu  empresa gestiona los activos para producir ventas. Los ratios de gestión de activos también se denominan ratios de rotación o ratios de eficiencia. Si has invertido demasiado en los activos de tu empresa, tu capital operativo será demasiado alto. Si no tienes suficiente inversión en activos, perderás ventas y eso perjudicará tu rentabilidad, tu flujo de caja y, en algunos casos, el precio de las acciones.

Como líder de tu negocio, tienes la tarea de determinar la cantidad correcta para invertir en cada una de tus cuentas de activos. Puedes hacerlo comparando tu empresa con otras del sector y ver cuánto han invertido las demás en sus cuentas de activos. También debes llevar un registro de cuándo has invertido de un año a otro y ver qué es lo que funciona.

 

Indicadores de gestión: fórmulas

 

La siguiente lista de cinco fórmulas básicas para cuantificar la gestión de tu empresa te ayudará a decidir la mejor manera de calcular tus indicadores:

Indicadores de gestión: Fórmula 1: Conteo

Contar es, con mucho, la forma más fácil de cuantificar algo que estás observando: número de clientes satisfechos, número de accidentes laborales, número de productos vendidos, etc.

El conteo funciona muy bien cuando la audiencia que se está observando se mantiene a lo largo del tiempo pero, cuando la escena es cambiante, el conteo puede resultar engañoso.

De modo que pasamos a la siguiente fórmula:

Indicadores de gestión: Fórmula 2: Porcentajes

Es el conteo anterior, pero dividido por el tamaño total de la audiencia y multiplicado por cien. Así obtendremos índices como el porcentaje de clientes satisfechos o el porcentaje de absentismo. El punto ciego de los porcentajes es que todo es blanco o negro: un cliente está satisfecho o no lo está, sin embargo, no nos dan el grado o extensión de cómo de satisfecho está.

Indicadores de gestión: Fórmula 3: Sumas o totales

Mientras que los recuentos se consideran medidas discretas porque sus valores sólo pueden ser enteros, las sumas o los totales se consideran generalmente medidas continuas, porque sus valores pueden ser casi cualquier cosa, incluidos los decimales:

• Tiempo total dedicado a hacer llamadas de ventas.
• Total de ingresos facturados.

Al igual que los recuentos, las sumas y los totales pueden inducir a error si el tamaño del alcance varía con el tiempo.

Indicadores de gestión: Fórmula 4: Promedios

Un promedio es generalmente una suma o un total dividido por el número de cosas o personas en las que se basa la suma:

• Valoración media de la satisfacción del cliente.
• Promedio de días perdidos por lesiones por empleado.
• Promedio de ingresos por llamada comercial.

Cuando estás interesado en entender el nivel general del grado en que un resultado en particular está sucediendo, y no sólo si está sucediendo o no, entonces los promedios son excelentes.

Sin embargo, las tres limitaciones principales del uso de promedios son las poblaciones pequeñas, los valores atípicos y las distribuciones asimétricas.

Indicadores de gestión: Fórmula 5: Ratios

Un ratio divide una suma (numerador) o total entre otra suma o total (denominador). Es diferente a un promedio, porque el denominador no es un conteo de la población; es usualmente otra medida de la misma población:

• Ingresos totales recibidos divididos entre los ingresos totales facturados.
• Ingresos totales divididos entre el total de horas dedicadas a llamadas comerciales que generaron esos ingresos

Los ratios son una buena forma de medir la productividad. El numerador es la salida y el denominador es la entrada. Ten en cuenta, sin embargo, que es muy fácil hacer que tus indicadores o medidas sean innecesariamente complejos cuando se utilizan ratios, hay que asegurarse de que las proporciones sean sensatas y fiables.

Como propietarios de empresas y PYMES, los indicadores nos proporcionan una instantánea inmediata del rendimiento general de nuestro negocio En el competitivo entorno empresarial actual, es muy importante que dispongamos de datos en tiempo real sobre la salud de nuestra empresa. Debemos medir y hacer un seguimiento de los indicadores clave, cruciales para el éxito de nuestra organización. Apoyarnos en un software como Sinnaps nos ayudará a tener siempre a mano la información vital para la toma de decisiones, además, contaremos con un Coach Virtual para asesorarnos en todo momento durante la gestión de nuestro proyecto.

 

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Además, puedes identificar otros indicadores a través de estos ejemplos de KPI, gracias a los cuales mejorarás el control de los resultados de tus proyecto.