La gestión de proyecto consiste en optimizar todos los recursos disponibles para obtener el mejor resultado posible. Para ello, debemos definir un flujo de trabajo capaz de mejorar la productividad del equipo, utilizando estos recursos.
Sin embargo, muchas empresas están tan colapsadas y ocupadas con el trabajo urgente del día a día, que no encuentran un momento para mejorar sus flujos de procesos. Esto se traduce en enormes pérdidas económicas y un considerable aumento de la frustración entre las personas que forman sus equipos de trabajo.
¿Cómo hacer un flujo de trabajo eficaz? ¿Qué herramientas utilizar para simplificar este proceso y evaluar cada flujo de producción? A continuación, vamos a ver qué pasos seguir para crear flujos de trabajo fáciles rápidamente y fáciles de entender por todo el equipo.
Flujo de trabajo en 5 pasos
Un flujo de trabajo es la consecución de actividades planificadas con una duración determinada. Normalmente, cada tarea depende de otra y otras. Hasta que no finalice la actividad que le precede no se puede comenzar la siguiente. Esto puede ser debido a que los recursos son limitados, las fechas de entrega distintas o simplemente necesitamos el resultado de la primera actividad para empezar la segunda.
Workflow: ejemplos
Destacamos este ejemplo de flujo de trabajo basado en el gráfico Gantt.
Sin embargo, antes de entender más sobre el flujo de tareas de una empresa, vamos a ver cómo hacer un diagrama o un workflow en la nube en cinco sencillos pasos:
1/ Investiga las verdaderas necesidades de tu equipo. Para ello, es importante convocar reuniones individuales con los responsables de cada actividad del flujo de tu empresa. Gracias a una comunicación fluida, podrás detectar qué necesita realmente tu equipo. termines con cada reunión individual, puedes seguir con la conocida Kick Off meeting:
2/ Selecciona un programa de flujo de trabajo fácil de usar que promueva la colaboración del equipo. Esta aplicación de workflow online ha de solucionar los puntos detectados en las reuniones con los responsables. Pero sobre todo, el equipo debe ser capaz de entenderla fácilmente para empezar a utilizarla cuanto antes. Ten en cuenta que una app de gestión como Sinnaps, está para ayudarnos a ahorrar tiempo y no para emplear más tiempo en saber utilizarla.
3/ Detecta los hitos o momentos clave de tu flujo de trabajo. Gracias a estos hitos podremos planificar de manera ágil y flexible nuestros proyectos, tomando decisiones con tiempo.
4/ Planifica tu proyecto priorizando las actividades para optimizar el flujo de trabajo de tu equipo. ¿Cómo consigues un sistema de flujo de trabajo optimizando? Unas de las claves está en crear dependencias entre las tareas, que unidas a las actividades con fechas fijas, a los hitos y a la duración de las tareas.
Aplicaciones como Sinnaps calcularán el mejor flujo de trabajo posible, detectando la ruta crítica de nuestro proyecto. Todo el equipo sabrá cómo organizarse en el trabajo de una manera productiva y efectiva. Puedes saber más en este vídeo de dos minutos y medio.
5/ Elabora un plan de trabajo de manera equilibrada, compensando y controlando el consumo de tus recursos. Para ello, existen gráficas que nos van informando de los recursos que se van planificando en cada actividad.
Control del flujo de procesos: ¿cómo hacer un seguimiento completo y fácil?
Una vez hemos elaborado el camino para que todos sepan qué hacer en todo momento, es momento de ir controlando la evolución del trabajo realizado en comparación con el trabajo estimado o planificado. Se trata de aplicar un control del flujo de procesos continuo y efectivo. Estas dos herramientas serán clave para que no se nos escape nada.
- Controla y gestiona las posibles sobre cargas de trabajo de tu equipo. La gestión de recursos también se traslada a las horas o el porcentaje de trabajo planificado o realizado por nuestros colaboradores. En este ejemplo, podemos ver cómo llevar un control de horas de trabajo del equipo:
- Controla y evalúa el estado del proyecto desde cualquier parte y en todo momento. Hacer seguimiento continuo de la evolución del proyecto es clave para poder hacer cambios efectivos. Y es que los contratiempos son inevitables, por ello saber gestionarlos a tiempo es determinante para el éxito del proyecto.
Una de las técnicas para controlar tus flujos de procesos, es la conocida como el Valor Ganado, muy usada en los workflow de ingeniería. Se trata de una serie de métricas que evalúan el proyecto en el momento en el que es consultado, teniendo en cuenta el presupuesto y el trabajo estimado, comparándolo con los recursos gastados y las actividades realizadas hasta el momento.
Digamos mide el ritmo de ejecución del flujo de trabajo y nos informa si llegaremos con éxito al final del plazo establecido o por el contrario deberíamos gastar menos o ir más rápido en las actividades, entre otras soluciones. Sinnaps simplifica estas métricas para informar al usuario así de fácil. En la parte de la derecha nos confirma que todo va bien.
Además, según este ejemplo, hemos completado un 77,8% del trabajo, más del estimado a la fecha de hoy (66.7%). En cuanto al presupuesto, sólo hemos gastado un 33.7%, y según la previsión deberíamos haber gastado a día de hoy un 67% del total estimado. De modo, que nos sale un valor ganado del trabajo realizado en el proyecto hasta el momento de 3.545,9 euros.
- Encuentra las actividades filtradas por recursos, documentos adjuntados, etiquetas, objetivos, subtareas o su propio nombre gracias a la ruta de trabajo destacada. Esta herramienta es muy útil para destacar un determinado flujo de producción, para saber cuál es el flujo de trabajo de uno de nuestros colaboradores o las actividades correspondientes a la etiqueta marketing como vemos el siguiente ejemplo:
Planificar y seguir flujos de trabajo optimizados es la base de la mayor parte de los proyectos que terminan con éxito. Afortunadamente, existen muchas herramientas de workflow que nos ayudan en nuestro día a día, dejándonos más tiempo para ocuparnos de la ejecución de las actividades y no tanto de planificar y hacer cambios que al final suponen enormes pérdidas de tiempo. Sólo así estaremos promoviendo la productividad en el trabajo, mientras todo el equipo está informado en todo momento de qué hacer y cuándo hacerlo.
