El control de inventarios, también conocido como control de stock, se utiliza para mostrar el volumen de existencias que tenemos en un momento dado y cómo realizar un seguimiento de las mismas.
Se aplica a cualquier artículo que utilicemos para fabricar un producto o prestar un servicio, desde las materias primas hasta los productos terminados. Esto cubre el stock en cada paso del proceso, desde la compra y la entrega hasta el uso y la reposición.
Además, planificar el control de inventarios puede resultar en una tarea tediosa, especialmente cuando la compañía fabrica muchos objetos diferentes (como la industria textil, por ejemplo) por lo que es conveniente gestionar nuestro proyecto de control de inventarios a través de aplicaciones sencillas, que pueda manejar todo nuestro equipo: Sinnaps es un software de gestión de proyectos que permite planificación y comunicación online con colaboradores y, conforme vayamos guardando datos, nos facilitará informes y gráficas de nuestro consumo de recursos.
Y es que un control de inventarios efectivo nos permite mantener la cantidad correcta de inventario en el lugar y en el momento correctos. Esto garantiza que el capital no se encuentre innecesariamente inmovilizado y protege el proyecto en caso de que surjan problemas con la cadena de suministro.
En nuestro control de inventarios total debemos tener en cuenta los siguientes apartados:
- Un inventario de materia prima
- Un inventario de mercancía
- Un inventario de productos terminados
- Control de almacén (productos almacenados, piezas, repuestos, epis, consumibles, etc.)
Índice
Control de inventarios: Tipos de sistema de inventario
En función de su organización temporal, podemos distinguir dos tipos de sistema de inventario: el perpetuo y el periódico. A continuación veremos las principales diferencias entre el sistema de inventario perpetuo y periódico:
Sistema de inventarios perpetuos o sistema de inventario permanente
Los sistemas de inventario permanente mantienen un balance de la cantidad de existencias en tiempo real para cada elemento del inventario. El personal de la empresa, el personal del almacén y los proveedores tienen acceso al sistema de inventario para ver cuántas unidades están disponibles para las compras de los clientes o para determinar si se debe pedir inventario adicional. Los sistemas de inventario permanente incluyen información del almacén que identifica la ubicación de los artículos, lo que facilita el proceso de envío. Un sistema de inventario continuo también facilita el uso de las ventas en línea al liquidar el balance de inventario cada vez que se vende otro artículo.
La desventaja es que el sistema de inventario permanente requiere una inversión financiera significativa para su implementación. La empresa debe comprar software y equipos de escaneo. Cada elemento del inventario debe digitalizarse e introducirse en el inventario durante la fase de ejecución. La empresa puede tener que pagar horas extras a los empleados y contratar a empleados temporales para introducir cada elemento en el sistema. Los empleados deben ser entrenados en el uso del equipo de escaneo cada vez que un artículo es enviado o recibido en el almacén.
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El sistema de inventario periódico
Los sistemas de inventario periódico requieren poca inversión adicional. Los empleados cuentan manualmente las posiciones de inventario seleccionadas a lo largo del año, lo que se denomina inventario cíclico. Algunos elementos, que duran para una actividad continua, se cuentan con más frecuencia que otros. Una vez al año, los empleados realizan un inventario completo. Las pequeñas empresas con pocos fondos adicionales se benefician de la asistencia de un sistema de inventario periódico debido a la mínima inversión. Los propietarios que trabajan mano a mano en la empresa a menudo estiman sus saldos basándose en las ventas que han hecho y las compras que han recibido. Debido a su implicación personal con la empresa y a su profundo conocimiento, generalmente estiman con precisión.
Desventajas del sistema de inventario periódico: los dueños de negocios que emplean a mucha gente para manejar las ventas de los clientes o el inventario de recibos pierden su participación personal en el negocio y estiman sus saldos con menos precisión. Un sistema de inventario periódico no proporcionará una cuenta de inventario exacta hasta que se realice el recuento físico. Los vendedores deben adivinar si los artículos están en stock y disponibles para su envío y si, por ejemplo, se dispone de una tienda online, tampoco tendrá la capacidad de identificar claramente si un producto está en stock y cuándo será enviado.
En función de su contenido, los sistemas de control de inventarios pueden ser catalogados de la siguiente manera:
Clasificación por valor de inventario
Podemos clasificar todas nuestras existencias en función de su valor económico. Por ejemplo, podríamos clasificar en categorías de valor bajo, medio y alto. Si nuestros niveles de inventario están limitados por el capital, esto nos ayudará a planificar el gasto de las próximas adquisiciones.
Inventario ABC
Al igual que en la clasificación anterior, el inventario ABC es un método para categorizar las existencias dividiendo los artículos en tres categorías, A, B y C – donde A representa los artículos más importantes y C los menos importantes. El propósito de este método es llamar la atención de los administradores sobre los pocos puntos cruciales (A) y no sobre los muchos puntos sin importancia (C). La única diferencia con la clasificación por valor de inventario es que, en el inventario ABC, la valoración no tiene que ser necesariamente económica. Por ejemplo, un museo puede valorar sus existencias por antigüedad o procedencia.
Inventario: contabilidad
Las empresas que realizan un inventario para el cierre de su período contable deben valorarlo y contabilizarlo en las cuentas. Se trata de una partida muy importante para la elaboración de las cuentas anuales.
Tratamiento de la variación de existencias en nuestra contabilidad:
Al inicio del ejercicio, la variación de existencias estará al debe de la 61x o de la 71x según se trate de una variación de existencias de mercaderías, materias primas y otros aprovisionamientos o de una variación de existencias de productos en curso, semiterminados, terminados y subproductos, respectivamente, mientras que las existencias se encontrarán al haber de una cuenta del grupo 3xx.
Al final del ejercicio, el asiento se invertirá (existencias al debe de la 3xx y variaciones al haber de la 61x/71x) y la diferencia se regularizará contra la cuenta 129 de pérdidas y ganancias.
Consejo: una vez registrado nuestro stock, debemos calcular nuestro margen para comprobar su coherencia con los años anteriores, las estadísticas del sector y nuestra competencia, a ser posible. Si existen diferencias significativas, nos alertará de posibles errores. Es conveniente utilizar Sinnaps para poder dejar constancia de los datos que arroje la contabilidad con respecto a los costos de inventarios y poder así comparar y cotejar con nuestros informes de recursos.
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Sistema de gestión de inventarios: cómo hacer un inventario cíclico
Inventario físico o manual
El inventario físico de existencias implica una lista de existencias y el registro de su ubicación y valor. A menudo se trata de un ejercicio anual, una especie de auditoría para evaluar el valor de los inventarios como parte del proceso contable.
Los códigos, incluidos los códigos de barras, pueden hacer que el proceso sea mucho más fácil, pero todavía puede llevar bastante tiempo. La verificación más frecuente de las existencias, un inventario permanente, evita un ejercicio anual masivo, pero requiere una atención constante durante todo el año. El etiquetado de identificación por radiofrecuencia (RFID) mediante lectores portátiles puede ser una forma sencilla y eficaz de realizar una verificación de inventario constante.
Cualquier sistema de control de inventarios debe permitirnos lo siguiente:
- Supervisar los niveles de existencias
- Realizar pedidos
- Distribuir stocks
El sistema manual más sencillo es el registro de existencias, que es adecuado para pequeñas empresas con pocos artículos en stock. Permite llevar un registro de los stocks recibidos y distribuidos.
Se puede utilizar junto con un sistema de reposición simple. A este sistema donde se registran manualmente las entradas y salidas de existencias lo llamamos Kardex de inventario.
Los sistemas manuales más complejos integran la codificación para clasificar los artículos. Los códigos pueden indicar el valor de los stocks, su ubicación y el lote del que proceden, lo que resulta útil a efectos de control de calidad, especialmente en industrias que requieren un control exhaustivo de la trazabilidad, como la industria alimentaria o la farmacéutica.
Inventario telemático o vía software
Los sistemas informáticos de control de inventarios funcionan de la misma manera que los sistemas manuales, pero son más flexibles y la información es más fácil de recuperar. Podemos obtener rápidamente una valoración de un stock o averiguar cómo se mueve un determinado artículo.
Un sistema informático es una buena opción para las empresas que se ocupan de muchos tipos de inventario. Entre otras características útiles, podemos encontrar:
Integración de los datos de existencias y precios en los sistemas de contabilidad y facturación.
- Todos los sistemas se basan en el mismo conjunto de datos, por lo que sólo es necesario introducir los datos una vez.
- Control automático de stock, activando los pedidos cuando se alcanza el nuevo nivel de pedido.
- Control automático de lotes si se producen mercancías por lotes.
- Identificación de los proveedores más baratos y rápidos.
- Sistemas de códigos de barras que agilizan el procesamiento y registro. El software imprimirá y leerá los códigos de barras desde nuestro ordenador.
El sistema será tan bueno como los datos introducidos en él. Debemos realizar un inventario exhaustivo antes de que entre en servicio para asegurar que las cifras sean exactas. Si venimos de un software anterior, lo mejor es ejecutar el sistema antiguo al mismo tiempo que el nuevo durante un período de tiempo, lo que le nos permitirá comprobar el nuevo sistema y solucionar cualquier problema.
Entonces, ¿inventario físico o informático?
Nuestras técnicas de administración de inventarios pueden ser manuales o telemáticas en función de nuestro volumen de inventario, de nuestros recursos y de lo familiarizado que esté nuestro equipo con las nuevas tecnologías, pero lo importante es que, sea cual sea el formato de inventario de materiales, éste refleje la realidad de la forma más fiel posible.
Podemos utilizar Sinnaps y sus simulaciones de proyecto en el Modo de pruebas para planificar nuestros sistemas de inventario con el resto del equipo y predecir cuál se ajustará más a nuestra empresa.
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