Al planificar tu proyecto puedes asignar una fecha determinada a ciertas actividades, mientras que a otras las vinculas con dependencias. ¿Cuándo se aconseja asignar una fecha fija y cuando es mejor crear dependencias?
En primer lugar, crear dependencias en una actividad significa que hasta que no termine una actividad, no empieza la vinculada.
Puedes asignar una fecha fija o crear dependencias desde el panel de la actividad, en el mismo lugar que fijas una fecha, la puedes eliminar. Si la actividad no tiene una dependencia asignada, automáticamente se instalará en el inicio del proyecto. Si tiene una dependencia con otra actividad, por defecto ésta prevalece sobre la fecha fija, así que estará planificada a continuación de la tarea a la que está vinculada.
También lo puedes hacer desde el calendario, arrastrando el botón de crear una nueva actividad.
En la medida de lo posible, siempre es aconsejable trabajar con dependencias entre las actividades. De esta forma, Sinnaps detecta cuándo termina una actividad y debe empezar otra, obteniendo así un flujo de trabajo optimizado, aprovechando cada recurso.
[En este tip te enseñamos cómo vincular actividades con dependencias ]
¿Qué conseguimos cuando vinculamos actividades?
— Planificaciones flexibles. Tu proyecto podrá capear mejor los cambios que se realicen en la planificación.
— Gestión de la incertidumbre de los proyectos. Si hay contratiempos de última hora, por los cuales debemos realizar modificaciones, las actividades que dependan de otras se re-planificarán automáticamente para volverte a proporcionar la ruta de trabajo óptima.
— Incremento de la productividad de hasta un 55%. Al planificar con dependencias entre las actividades, no sólo estarán trabajando más rápido, sino que podrás enfrentarte con mayor velocidad a cambios de última hora.
— Costes estimados del 13-30% más acertados. Velocidad al trabajar y mayor eficacia, al tener en cuenta la disponibilidad de recursos.
— Errores humanos minimizados. Sinnaps tiene en cuenta todas las especificaciones de tus actividades. Por ejemplo, nunca planificará el inicio de una actividad, antes que la tarea a la que vaya vinculada. La lógica es tal, que minimiza los riesgos de errores humanos. Si esto ocurre, te avisará en el momento.
Entonces, ¿cuándo es mejor asignar una fecha fija?
Las actividades con fechas fijadas pueden limitar la zona de holgura de otras actividades. Por ello, cuando planificas con fechas fijas harás que tu planificación sea más rígida, puesto que limita a las actividades de las que se depende.
Sin embargo, en ciertas ocasiones es mejor que asignes una fecha fija en algunas actividades. ¿Cuáles? Te aconsejamos que lo hagas en los siguientes ejemplos.
— En los HITOS. Momentos clave de los proyectos en los que decidimos si merece el esfuerzo y los recursos económicos invertidos seguir adelante, si debemos pivotar o terminar el proyecto porque no será rentable. Por ejemplo, el desarrollo de un software se divide en fases. Tras la finalización de cada una, podemos crear un hito con una fecha fija. Independientemente, de lo que ocurra con tu flujo de trabajo, el día del hito llegará.
— En actividades que dependan de agentes externos al proyectos. Es decir, tareas que para su ejecución dependan de la realización de otras que no estén planificadas en nuestro proyecto. Por ejemplo, trabajo de proveedores, requerimientos exactos del cliente o simplemente las fechas de vacaciones pueden obligarnos a fijar una fecha en el calendario para el inicio de ciertas actividades.
— Para reuniones de control periódico. Al igual que los hitos, lo mismo ocurre cuando tenemos reuniones todos los lunes. Por ejemplo, en Sinnaps, lo lunes revisamos el plan de la semana y los viernes chequeamos resultados. Estas actividades tienen asignados una fecha y hasta hora fija.
— En eventos. Todo evento, jornada, congreso o cualquier otra cita en la que esté programado que debas estar, puedes planificarlo con una fecha fija. De esta manera, aislas estas actividades para que pase lo que pase en el proyecto, siempre estén preparadas en el día del evento.
😉 CONSEJO SINNAPS: si tienes que asignar una fecha fija a una actividad, te recomendamos que le añadas también una dependencia. Las dependencias prevalecen sobre las fechas fijas, por lo que es posible que algunas actividades se re-planifiquen de manera automática al hacer cambios. Pero si tienes fijada una fecha a la actividad, Sinnaps te avisará antes de cambiarla, cuando siga su dependencia.
