Al añadir personas a las actividades de tu planificación online estás asignando, al mismo tiempo, responsabilidades y funciones a tus colaboradores. Coordinas equipos, comunicando a todo el mundo lo las actividades en las que tendrán participación alguna, gracias al sistema de notificaciones de tu app.
Sin embargo, ¿cuándo es realmente importante añadir personas a una actividad? ¿Qué roles no deben faltar o pueden aportar valor en ciertas actividades? A continuación te damos algunas ideas para que, si te sirven, las tengas en cuenta cuando añadas personas en tus actividades.
Por ejemplo, puedes añadir personas a una actividad cuando asignas…
- Un responsable de actividad. Se trata de la persona con la que mayor feedback tendrás de todo el equipo que participa en esta tarea. Se convierte en el nexo entre el equipo ejecutor y el director del proyecto.
- Un equipo ejecutor. Las personas que ejecutarán cada una de las sub-tareas, que puedes añadir en Sinnaps así de fácil.
- Un facilitador. Es un rol propio del equipo de Belbin. Aunque se trate de un tipo de rol complicado de integrar en el equipo, se preocupa porque no falte de nada con el fin de terminar el proyecto sin fallos. Útil y muchas veces, necesario, para añadir en ciertas actividades complejas, en las que hay muchos tipos de recursos planificados.
- Un consultor. Puede ser un especialista, que te aconseje sobre ciertos aspectos de tu planificación.
- Un proveedor. Los proyectos relacionan un conjunto de interesados en que salga adelante. Una parte importante de estos interesados son los proveedores. Necesitamos de tu colaboración a tiempo, para cumplir con la ejecución de las actividades. Está bien que se mantengan actualizados de lo que ocurre en ellas. Así funcionan los actuales proyectos colaborativos. Recuerda que puedes activar o desactivar que puedan acceder a tus costes.
- El propio cliente o dueño del proyecto. El principal interesado, sobre todo si contemplamos la inversión económica depositada en el proyecto. Puedes incluirle en ciertas actividades para que esté al día de lo que pasa en ellas.
Todos estos roles, pueden modificar sus configuraciones de notificaciones para que únicamente les lleguen los avisos que consideren necesarios.
¿Cómo añadir personas a una actividad en Sinnaps?
En una misma actividad pueden estar involucradas varias personas, como acabamos de ver. No tienen por qué ser un recurso planificado o gastado de la actividad. Simplemente, pueden validar sub-tareas, chatear o controlar su ejecución, entre otras cosas.
Al añadir un recurso de trabajo de una persona, automáticamente ese usuario pasa a ser parte de la actividad, ya que Sinnaps entiende que participa de alguna manera en la misma.
Para asignar usuarios a las actividades, antes debes invitarles a participar en el proyecto, a través del panel de TEAM. Después, ya puedes involucrarles en las actividades en las que participen. De esta manera, todo lo que ocurra en esa actividad, les será notificado.
Pasos para asignar usuarios en las actividades
En la actualidad, la mejor manera de gestionar un proyecto es hacerlo de manera colaborativa. Y aplicaciones intuitivas pero potentes como Sinnaps te lo ponen así de fácil.
Accedemos al panel de actividad y escribimos el nombre de la persona que queramos incluirla despues de hacer click en el botón de la cruz.
Les llegará una notificación a su correo electrónico y estarán automáticamente asignados en dicha actividad.
Recuerda que para añadir una persona en una actividad, antes debe ser usuario de Sinnaos. Por eso, si necesitas añadir una persona a una actividad que no es usuario de Sinnaps o no lo sabes, cuando escribas su nombre en la actividad, Sinnaps te llevará directamente al panel del equipo para mandarle una invitación, en el caso de que no lo sea.
En el Panel del equipo puedes escribir el email de la persona que necesitas invitar en tu proyecto. Así se podrá hacer usuario de Sinnaps y compartir la información del proyecto.
Nota: recuerda que si quieres que Sinnaps avise por email de inicio de una conversación, es necesario que esas personas estén asignadas a la actividad.
¿No te acepta la invitación o no quieres invitar a un usuario?
A veces, puede ocurrir que haya personas que no quieran o no puedan utilizar aplicaciones de este tipo para una gestión del trabajo productiva. O puede pasar que seas tú mismo el que prefiera no invitar a una determinada persona. Sin embargo, en ambos casos es importante que su trabajo esté reflejado en la planificación del proyecto. Don’t worry. Hay solución.
El truco está en añadir esa persona como un recurso del tipo Trabajo, con su nombre y coste. De esta manera puedes llevar un control de su consumo, coste o dedicación, gestionándolo como si se tratase de un recurso más.
Te dejamos un vídeo donde Teresa te explica en 3 minutos cómo añadir un recurso Trabajo en tus actividades y cómo hacerlo si no quieres invitar ni compartir el proyecto con esa persona, pero participa en esa actividad.
