Píldora #3 – Trabaja de manera realista

 

 

Gestionar una planificación realista para tu proyecto

 

¡Hola de nuevo! Espero que las píldoras anteriores fuesen de ayuda para tu trabajo. Ha llegado el momento de ponernos a planificar, de saber cómo elaborar un proceso de planeación estratégica realmente eficaz.

En esta píldora no me voy a detener en describir los objetivos de la planificación ni en convencerte de la importancia de la planeación estratégica, si no en explicar cómo hacer para que tu planificación sea lo más realista posible. 

¿Qué es la planificación? Para dar una buena definición de planificación y hacerla realmente efectiva, es necesario saber lo que quieres lograr. Es clave para hacer una planificación correcta.

 

 

 

 

 

 

Consejo 01: PLANIFICA la planificación de tu proyecto

 

Date tiempo para planificar y ese tiempo ponlo en la planificación. Al margen de que tengas un borrador inicial, una vez has hecho tu arranque del proyecto, necesitas darte más tiempo para planificar. Todo periodo de planificación requiere que negocies con todo el equipo y eso te va a llevar tiempo.

 

Planificación sencilla (mi preferida)

 

La forma fácil, poco probable y cuanto mayor sea el equipo, consiste en reunir a todos los responsables de cada departamento en un Workshop o taller. Para hacerlo, suelo reunirme con el responsable de cada departamento, que participe en mi proyecto. Tres días antes de la reunión, imprimo un PDF con mi borrador y se la envío para que vayan familiarizándose con ella. En el día de la reunión, proyecto la planificación sobre la pantalla y la discutimos.

 

 

 

 

Planificación compleja

 

La otra forma de planificar es la complicada pero más probable. Consiste en no hacer el taller de planificación e ir hablando con cada uno de ellos, aunque repasando los mismos pasos. Esta forma es mucho más iterativa y se aprende menos pero también funciona. Mi consejo es utilizar la planificación sencilla.

 

 

Consejo 02: No preguntes, NEGOCIA

 

Al final, todo esto es una cuestión de recursos. Siendo el tiempo y las personas, los aspectos más importantes y limitados. Dentro de las estrategias de comunicación interna, bien podríamos hablar de estos aspectos a tener en cuenta cuando tratamos con nuestro equipo. Siendo además unos consejos muy prácticos para el desarrollo de habilidades directivas.

— Por eso, cuando hables con los responsables, debes ser concreto con lo que esperas de ellos. 

— El tiempo es tu producto, negocia tiempo. 

— No hagas trampas ni seas cutre… 🙂  Lo más importante de la planificación es que sea realista, no que sea corta.

— Fíjate con quién estás negociando.

 

 

Consejo 03: Haz un SEGUIMIENTO de la planificación

 

Esta parte ya depende del seguimiento y evaluación de proyectos de cada empresa. Por ejemplo, nuestro sistema de control de proyectos lo diferenciamos en dos tipos: proyectos concretos y muy orientados a un objetivo, o proyectos más continuados que nunca acaban.

Sin embargo, en todos ellos planificamos y en todos lo hacemos de forma continua. De esta manera, no dejamos nunca de realizar una evaluación de proyectos y seremos más ágiles y flexibles a los imprevistos.

 

 

Consejo 04: La planificación es tu mejor herramienta de COMUNICACIÓN

 

Muchas personas piensan que solo es necesario planificar para el control del Project Manager (PM), comprobar gastos, etc. Es curioso. Nuestras estadísticas de uso de la app nos dicen que en un porcentaje altísimo de las veces que un usuario entra en Sinnaps es simplemente para ver. Para comunicarse, un aspecto que debería ser clave en el plan de comunicación interna.

 

 

Consejo 05: Planifica con RECURSOS para que sea realista

 

 

Lo más difícil a la hora de planificar es que “el papel lo aguanta todo”. Todo lo realista que tú consideres. En retrospectiva he puesto sin saberlo, las mayores barbaridades en una planificación. Luego, a la hora de la verdad, te das cuenta de tus fallos.

Por eso, siempre digo que está la forma de planificar correcta y luego está la rápida. Cuando ya has hablado con todo el mundo. Cuando ya tienes una planificación optimizada de todo el trabajo que hay que hacer. Les has dado una semana para que te reporten cambios y cuando todo el mundo está contento, aún te falta lo más importante: convertir tu planificación óptima en una realista. Para ello, sólo hay una forma de hacerlo y es añadiendo los recursos necesarios para un proyecto en cada actividad.

 

 

Consejo 06: Ponte un PARACHOQUES

 

 

Se trata de “actividades parachoques”. Yo las llamo Buffer y ¡son un invento genial! Con los años, he visto que por muy bien que lo hagas, siempre hay cambios. Siempre hay imprevistos y nunca se cumple la planificación en proyectos complejos. Sin embargo, no puedes ir cambiándolo todo a cada contratiempo y mareando a las personas del equipo. Por supuesto, los hitos son inamovibles y no puedes estar modificándolos con cada imprevisto. Sobre todo, porque en los hitos suelen reunirse personas con agendas apretadas y muchas cosas dependen de ellos para empezar. Así que no es realista cambiarlos. Para eso necesitas… ¡los Buffers! 😎

Si quieres saber más sobre los Buffer, te recomienda la versión extendida en este curso de Gestión de proyectos.

 

En la próxima píldora…

 

En la siguiente píldora te contaré cómo preparamos los hitos, quienes del equipo no deberían estar en estos momentos y por qué es necesaria una botella de champán en que cada reunión de hito…

 

¡Hasta la próxima!

Richard de Sinnaps – Let’s get things done!!

 

 

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