Sucede más veces de las que nos gustaría. Muchas empresas sufren el síndrome de las reuniones improductivas. Se convocan a los asistentes, se establece un tema y cuando concluye la reunión nos invade un sentimiento de ineficacia y pérdida de tiempo. Por eso, es fundamental tener en cuenta las siguientes consideraciones para hacer nuestras reuniones más efectivas.
En muchas ocasiones, el objetivo de la reunión será la toma de una decisión de manera colectiva. Esto nos puede llevar a emplear una gran parte de nuestro preciado tiempo. Sin embargo, la actitud no debe ser precisamente esta. Al planificar nuestra semana debemos tener en cuenta estos tiempos, que no son perdidos si los empleamos adecuadamente. Una decisión tomada en esa reunión nos puede llevar a que las tareas que llevemos a cabo posteriormente sean totalmente efectivas. Si nuestra reunión ha sido productiva, podremos ejecutar todas las actividades de una forma acertada. Esto nos estará diciendo si lo estamos haciendo bien o mal.
Índice
Al planificar nuestra semana debemos tener en cuenta la reuniones,
que no son tiempos perdidos si los empleamos adecuadamente.
– ¿Y si no la convocamos? Lo primero de todo es plantearse si realmente interesa convocar la reunión. Muchos de los asuntos se pueden resolver con un par de correos electrónicos o una llamada de teléfono. Por lo que nos preguntaremos: ¿Es imprescindible organizar esta reunión? Al valorar las diferentes opciones, llegamos a la conclusión de que sí. Es necesaria. Somos varios los implicados en los temas de los que se van a tratar y hemos de estar reunidos.
– Porque siempre nos debemos reunir. Si se tratan asuntos de forma periódica, las reuniones han de convocarse de la misma manera. Todos los lunes a las once de la mañana. Las personas funcionamos por hábitos. Somos seres de costumbres, por lo que moldeémonos a nuestra naturaleza. Los colaboradores se acostumbrarán a un sistema y llevarán la reunión más preparada, además de integrar la misma en su planificación semanal.
– ¿De qué vamos a hablar? Antes de iniciar la reunión, son necesarios una serie de pasos. En primer lugar, establecer el objetivo y motivo de nuestro meeting en sí. ¿Qué debemos obtener cuando terminemos la reunión? Desde el punto de vista de un gestor de proyectos, estaríamos hablando del entregable de la misma.
– ¿Quién es quién? Delimitar y recapacitar sobre el número de asistentes en la reunión es clave para conseguir que sea lo más productiva posible. Tratemos de convocar a los que verdaderamente tendrán un papel importante en la misma. Y es que cuanto menor es el número de colaboradores, suele ser mayor la eficacia de la reunión. Se debe buscar un equilibrio de perfiles. Dependiendo el tema a tratar, es conveniente convocar profesionales que representen las distintas partes para lograr así una solución más enriquecedora.
Para hacer las reuniones más efectivas, convoca
sólo a los que participen en ella y no a los ‘oyentes’.
– Es hora de terminar. Un momento exacto que todos deben saber. Antes de empezar la reunión, los participantes tienen que tener clara la hora de fin. Lo que se suele aconsejar es que una reunión efectiva no suele durar más de hora y media. Si alargamos más del tiempo recomendado, nuestra atención decae y todo lo que estaremos haciendo es perder el tiempo y aniquilar nuestra productividad. Sin embargo, suena la alarma y no hemos llegado ni al tercer punto. Por eso, es necesario delimitar una programación de los temas propuestos. Éstos los trataremos a través de unos plazos marcados. Además, reserva tiempos para ruegos y preguntas al final.
– Fecha y lugar. Se recomienda que las convocatorias de la reunión se manden quince días antes, o como mucho una semana antes del inicio de la misma. A veces, llegados a este puntos es muy complicado saber la disponibilidad de cada asistente. Por eso, existen herramientas de gestión de proyectos que ayudan a que averiguar el tiempo con el que cuentan cada uno. Si trabajas con Sinnaps, sabrás que puedes conocer a los colaborares que participan en tu proyecto y cuándo están más o menos ocupados. Según la planificación, podrás convocarlos desde la misma aplicación gracias a un sistema de chat integrado.
La sala que elijas debe contar con todo lo necesario para que los participantes puedan llevar a cabo su intervención si las pequeñas pérdidas de tiempo, como buscar un cañón o encontrar un monitor en el edificio. Esto matará el ritmo de la reunión, así como la atención de los presentes en la sala. Además, puedes innovar en tus reuniones y probar lo últimos métodos para ser más productivos y creativos al mismo tiempo. Por ejemplo, se ha puesto de moda desde hace un tiempo la práctica del ‘walking meeting‘.
– La clave, un moderador. Durante el desarrollo de la reunión es importantísima la existencia de una persona que lea la orden del día o el acta de la reunión, y que también vele por el buen funcionamiento de la misma. Debe ser el responsable de que se cumplan los plazos asignados para cada intervención. Además, no viene mal que se inviertan unos minutos para exponer brevemente las decisiones tomadas en la última reunión. Situará a los presente en el contexto en el que nos encontremos sobre el tema elegido.
– Toca redactar un informe de decisiones. No siempre se hace, pero cuando son varias las decisiones tomadas de manera colectiva, es recomendable destacar las más importantes durante las discusiones.
– Antes de irse, anotad… la fecha de la siguiente reunión. En la productividad está el aprovechamiento de circunstancias. Ya que están reunidos los asistentes en una próxima reunión, sería importante acordar en ese momento la fecha de la próxima convocatoria con el fin de que sea conveniente para todos.
– Todo queda recogido. Gracias de las notas de cada reunión, es fundamental recoger la información obtenida de los puntos que se han tratado. Uno de los propósitos de elaborar un resumen por escrito, será también la de informar a las personas que no hayan estado presentes pero que sí les incumbe las decisiones allí tomadas. Estas notas se distribuirán también a los asistentes en la reunión.
Todo un proceso a seguir. Realizar una reunión eficaz no siempre es fácil, conlleva seguir una serie de pasos que pueden o no tener validez. Por eso, es importante contar con profesionales con capacidad proactiva y resolutiva. Que sean directos en sus exposiciones y organizados con su trabajo. Es clave si queremos conseguir ese sentimiento de trabajo hecho y trabajo bien hecho.
