Metodologías y herramientas de gestión de proyectos

Las metodologías y herramientas de gestión de proyectos más populares entre los Project Managers profesionales.

Cada proyecto es único y como tal dependerá de sus características la elección de metodologías y herramientas de gestión de proyectos. Existen muchos y de diversos tipos según las necesidades que se han ido encontrando los project managers en cada uno de sus procesos. La innovación es una ventaja en muchos casos, pero si bien es cierto que aplicando el know-how de los proyectos, podremos reducir el riesgo y asegurarnos cierto éxito. Por ello, es conveniente hacer un repaso a las metodologías más populares y exitosas hasta ahora utilizadas por la mayoría de los directores de proyecto, así como el uso de gestores de proyectos como Sinnaps, con los que nos ayudan gestionar recursos, priorizar tareas y repartir el trabajo entre todo el equipo, entre muchas otras funcionalidades.

 

Las prácticas más tradicionales se basan en metodologías y herramientas de gestión de proyectos predictivas, en las que el proyecto se divide en varias fases hasta aproximarse a un objetivo determinado en la primera etapa del proyecto. En este conjunto de métodos se enmarcan técnicas muy estáticas, formadas por cinco pilares fundamentales: definición inicial del proyecto, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. Son metodologías que siguen un plan estático y rediseñado en la planificación, momento en el que no se dispone aún de la información suficiente o los cambios que se puedan dar más adelante.

En contraposición con las metodologías de gestión de proyectos más clásicas, se encuentran las ágiles. En ellas, el proyecto se divide en pequeños bloques, también denominados iteraciones. Se trata de un conjunto de metodologías muy orientadas a productos que requieren de una mayor flexibilidad y exigen entregas tempranas y continuas, como es el software.

Empezar a gestionar proyectos de manera ágil

Las metodologías ágiles potencian conversaciones directas frente a la comunicación basada en documentación escrita, los equipos de trabajo se auto-gestionan, dando libertad a los roles, según las necesidades de un proyecto que está en continua evolución. Además, su empleo supuso la optimización de sus recursos, al clasificar las tareas que tienen un mayor impacto en el proyecto, estableciendo un sistema de prioridades.

Este tipo de metodología se puede llevar a cabo a través de herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps, que permite planificaciones flexibles con el fin de hacer frente a los contratiempos y la incertidumbre del proyecto.

 

Gestionar proyectos de manera ágil

 

Este tipo de metodologías de gestión de proyectos son aconsejables para proyectos en los que se precisa de una constante toma de decisiones técnicas por el project manager. La gestión de la incertidumbre ha de ser clave para enfrentarse a contratiempos de proyectos largos.

Sin embargo, no todas las empresas han recibido con el mismo entusiasmo la llegada de metodologías ágiles. Y es que su uso requiere una fuerte dependencia y centralización del control continuo y toma de decisiones de la persona responsable del proyecto. Además, existe una falta de documentación importante del propio proyecto y las soluciones para etapas largas suelen ser, en la mayoría de las ocasiones, inadecuadas.

 

¿Cómo Sinnaps permite gestionar todo tipo de proyectos?

 

Tanto si estas gestionando un proyecto a través de una metodología ágil, como si prefieres usar técnicas de gestión más predictivas, Sinnaps permite combinar ambos tipos de metodologías. Por un lado, tenemos la flexibilidad de su planificación y por otro, está la predicción del camino crítico y los ‘cuellos de botella’ que te puedas encontrar a lo largo del proyecto. Estas son algunas de las funcionalidades, que te ayudarán a gestionar proyectos de manera ágil, sabiendo lo que te puedes encontrar a medida que planificas y gestionas tus recursos.

• Planificación a través de un calendario Gantt intuitivo, que detecta el camino crítico de tu ruta de trabajo.
• Prioriza las actividades que forman parte del camino crítico de tu proyecto.
• Permite la relación de actividades para formar rutas de trabajo optimizadas.
• Gestión de recursos. Planificación de costes y control de gastos.
• Presupuesta el trabajo de tu equipo.
• En base a esta gestión de recursos y la planificación de tus actividades, realiza un asesoramiento y seguimiento continuo del estado de tus proyectos.
• Utiliza y simplifica técnicas estandarizadas de Valor Ganado para asesorarnos sobre el uso de los recursos o el ritmo de trabajo en el momento en el que nos encontramos del proyecto.
• Simula escenarios para realizar pruebas de planificaciones y ver cómo afectarán los cambios antes de implementarlo.
•  Visión y control global de tus proyectos desde un único sitio.

 

 

Metodologías de gestión más utilizadas

 

– CMMI (Capability Maturity Model Integration). En muchas ocasiones, cuando se habla de CMMI se tiende a pensar que la contraposición con metodologías ágiles como Scrum. Sin embargo, debemos entender que CMMI es un modelo no una metodología. Se centra en el qué se espera encontrar en una organización, mientras que metodologías y métodos ágiles se centran en el cómo elaborar productos. Y es que ambas pueden ser utilizadas al mismo tiempo, sin necesidad de decantarnos exclusivamente por una, tal y como se cuenta CMMI or Agile: Why Not Embrace Both!.

– PMBOK. El Project Management Institute (PMI) elaboró este libro, donde se establece todo un conjunto de herramientas de gestión de proyectos y buenas prácticas que todo jefe de proyecto debe conocer y aplicar. El PMBOK está orientado a una gestión predictiva de los proyectos. Atiende a las diversas fases de una planificación lineal, una vez superada una etapa, no se volverá a ella. La planificación se realiza en la fase inicial, en donde se estable la necesidad o solución, el alcance de las actividades y predice su coste.

– SCRUM. La metodología ágil por excelencia. Se podría definir como un conjunto de labores grupales que están al servicio de la consecución de un objetivo. El proyecto se va resolviendo por pequeñas entregas en las que la participación del cliente es activa, replanteando aspecto que inicialmente no se contemplaban. Con el método Scrum, los resultados se obtienen de forma inmediata, los requisitos son cambiantes, los plazos de entrega varías, existe un alto grado de rotación de roles en el equipos. De modo que es prácticamente imposible predecir en la planificación lo que sucederá a lo largo del proyecto.

– CCPM (Critical Chain Project Management) o método de la cadena crítica, basada en la teoría de las limitaciones. Este método define el plazo mínimo en que un proyecto puede terminarse e impone las restricciones que consiguen forzar a no perder alineación con esa secuencia de actividades de menor duración. Se trata de una metodología perfecta para proyectos complejos en los que los recursos son muy escasos, reduciendo al mismo tiempo el tiempo de finalización del proyecto.

– LEAN. Diseñada por Toyota en los años 70, se trata de una metodología orientada para procesos de producción industrial. Su objetivo principal es dar velocidad de respuesta por medio de la reducción de desperdicios, costes y tiempos. La gestión se centra en especificar el valor del consumidor, permitiendo producir sólo lo que el cliente pide, para evitar así la generación de un stock innecesario.

– SMART Planning. Metodología de proyectos y planificación orientada a la especificación de objetivos que sean realmente aplicables en un plan de acción. Ése será su principal cometido: cumplir con lo planificado. Para ello, los objetivos deberán ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y acotados en el tiempo. Herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps trabajan para que las tareas planificadas cumplan con estas condiciones, permitiendo un control y evaluación continua a lo largo del proyecto.

–Metodología cualitativa. Recogida de información basada en la observación de comportamientos naturales entre las personas.

 

Herramientas de gestión de proyectos

 

Junto con las metodologías mencionadas previamente existen multitud de herramientas de gestión de proyectos que podemos aplicar. Algunas de ellas, indistintamente de la metodología que queramos emplear.

– Diagrama de GANTT. Visualización de la asociación entre las actividades y el cronograma del proyecto. Las principales dificultades del uso exclusivo de Gantt radican principalmente en el establecimiento de prioridades y en la detección de dependencias entre actividades. Con el fin de paliar este inconveniente, Sinnaps ofrece una solución, el denominado Gantt-flow. Se trata de utilizar PERT y CPM al mismo tiempo, para establecer las relaciones de las tareas y detectar los caminos críticos y ‘cuellos de botella’ del proyecto en el mismo diagrama de Gantt.

– PERT (Project Evaluation and Review Techniques). Se trata de un algoritmo basado en la teoría de redes y diseñado para obtener el flujo de trabajo más óptimo del proyecto. A través de las dependencias entre las actividades, calcula el mejor camino a seguir. Esta metodología resulta muy práctica cuando el proyecto combine actividades que se ejecutan en secuencia y en paralelo.

– CPM (Critical Path Method). Conociendo las actividades que componen el proyecto, sus prioridades y sus dependencias pueden asociarse a un plazo determinado. De esta forma, es posible establecer los recursos necesarios en cada caso y distribuir las cargas de trabajo. Con estos datos se puede visualizar el camino crítico, que se calculará en función de las actividades sucesivas cuya holgura sea igual a cero. Por tanto, el CPM nos proporcionará aquellas actividades que determinarán el final del proyecto.

– KANBAN. Técnica de origen japonés, cuyo significado es KAN, visualizar, y BAN, que significa tablero o tarjeta. Se trata de una técnica de seguimiento de producción completa, basada en un tablero en el que se visualizan las tareas por hacer, las que están en curso y las finalizadas. Muy empleada en metodologías ágiles.

 

Estas cuatro técnicas las puedes encontrar en Sinnaps: un calendario que planifica con un Gantt intuitivo y fácil de usar, PERT y CPM para predecir e identificar caminos críticos y posibles ‘cuellos de botella’, y un tablero ágil Kanban para gestionar el día a día del trabajo de tu equipo, como vemos:

 

 

Gestionar un proyecto ahora

 

En definitiva, es importante a la hora de empezar un proyecto, tener en cuenta las metodologías y herramientas de gestión de proyectos disponibles para escoger las más adecuadas en cada circunstancia. Sin embargo, no debemos ceñirnos a una metodología o una herramienta concreta, sino tener la capacidad de detectar la mejor en nuestro caso. Incluso, dentro de un mismo proyecto, podemos utilizar diversas metodologías y herramientas de gestión de proyectos para distintas partes del proyecto o para gestionar diferentes equipos, siempre y cuando apliquemos la mejor de las metodologías y herramientas de gestión de proyectos, sin olvidarnos del sentido común.

 

 

Gestor de proyectos online: de la metodología clásica a la planificación interactiva

 

La adopción de tecnologías en el ámbito de la industria esta revolucionado continuamente sus procesos productivos. De la mecanización pasamos a la automatización, cuyo objetivo era la producción a gran escala gracias a una electrónica avanzada. Sin embargo, de esa masificación estamos volviendo a la personificación individualizada de cada proyecto a través de la tecnología digital. Ya no se busca tener el producto igual que el del vecino, ahora lo que se demandan son proyectos desiguales, únicos y personalizados. Lo que antes significaba un concepto imposible de materializar por sus elevados costes ­ — prácticamente imposibles de asumir —, hoy en día es una realidad accesible para todos a través de un gestor de proyectos online.

Los ciclos económicos del país son otra de las claves de esta revolución en la producción industrial. Tras un periodo de modernización intensiva y generalizada de los procesos productivos — impulsada por una economía en crecimiento —, llegó un periodo de racionalización de la inversión en tecnología, donde las empresas industriales se enfocaron sólo en aquellos asuntos que garantizaban una mejora significativa en la optimización de sus procesos.

Además, la necesidad de consolidar el negocio en las plazas extranjeras, siempre ha exigido a la industria mayor agilidad, seguridad y eficiencia en las operaciones. Si en tiempos de crecimiento la tecnología se implementa en el marco de procesos de mejora continua, en épocas de crisis es la respuesta a las exigencias de competitividad y reducción de costes que impone el mercado. Y esto sólo se consigue con procesos productivos flexibles a los contratiempos y que impliquen el menor coste posible.

Ahora la modernización sí que va de la mano de la reducción de costes. Para ello, existen gestores de proyectos que permiten unir la experiencia de sectores tan antiguos y afianzados como el de la metalurgia con tecnología avanzada. El resultado serán procesos seguros y estables pero a la vez eficaces, productivos y flexibles.

Se despliega así un abanico de posibilidades ventajosas cuando unificamos técnicas y conocimientos tradicionales con la capacidad para incorporar las nuevas tecnologías a los procesos productivos. Es sabido que el sector de la metalurgia está ligado a la experimentación de metodologías y contenidos que favorecen la adaptación y cualificación profesional. Una de las herramientas principales para conseguirlo son aplicaciones para planificar proyectos online.

Otro de los aspectos que más caracterizan a la industria del metal, es la simultaneidad de proyectos dentro de un mismo proceso de producción, lo que podría complicar aún más lograr esa flexibilidad. En la gran mayoría de las ocasiones, esta industria requiere de grandes inversiones y trabajadores altamente cualificados. Por ello, se hace indispensable analizar bien qué gestor será el adecuado para la producción de proyectos que se podrían alargar en el tiempo unos cuantos meses más de los previstos.

Según los datos de la Encuesta Industrial de Empresas 2013 (INE), publicada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, la metalurgia es la segunda en ocupación con respecto al total de la industria en España (11,5%), por detrás de la alimentación, bebidas y tabaco (18,4%). Y superando ampliamente a vehículos (6,8%) y química (6,1%). Sin embargo, en cuanto a producción, la industria del metal se sitúa en el sexto lugar, siendo superada por la de la energía eléctrica y gas, vehículos, química, refino de petróleo, además de la industria de la alimentación, bebidas y tabaco, que vuelve a ocupar el primer puesto.

Las mejoras de la productividad y competitividad dependen en gran medida de la flexibilidad de la gestión de los proyectos. Una excesiva rigidez, anquilosada en métodos antiguos no ayuda a optimizar sus procesos y los procedimientos de trabajo. Esta mejora consiste en revisar los procesos productivos para poner en valor su utilidad real y descartar los que resulten ineficientes. Se trata de actuar sobre el uso óptimo de los recursos. Y en esta categoría vuelven a entrar en juego un gestor de proyectos online capaz de detectar imprevistos e irregularidades del proceso, con el fin de atajarlos con suficiente tiempo de maniobra, siempre y cuando afecte lo menos posible al resto de actividades.

Además de tener la opción de variar cada tarea una vez que el proyecto ya está en marcha, la planificación interactiva de Sinnaps ofrece la posibilidad de recalcular la mejor ruta de manera automática. No importa si se incorpora nueva maquinaria, si se decide recortar costes, material o ampliar plantilla, ya existe el modo para interaccionar con una herramienta que obtiene un resultado objetivo y rentable para el empresario.

Este sector dispone también de muchos procesos que durante décadas se han ido mejorando gracias a las experiencias de grandes profesionales de la metalurgia. ¿Por qué perder esos conocimientos tan valiosos para la productividad en la industria del metal? La capacidad de estandarizar procesos en un gestor de proyectos online como Sinnaps permite recoger esas metodologías, que ofrecen la posibilidad de unificar procedimientos clásicos pero igual de útiles hoy, con aquellos en los que las tecnologías ya son las principales protagonistas. Y esto se consigue precisamente con gestores flexibles e interactivos, que permiten optimizar al máximo el coste laboral unitario.