Trello se nos queda pequeño o no satisface todo lo que necesita nuestro equipo, ¿cierto? Y es que la nueva realidad laboral ya es un hecho en la mayoría equipos de trabajo donde la flexibilidad, agilidad y la colaboración eficaz y online. Afortunadamente, existen muchas aplicaciones, alternativas a Trello, accesibles y muy fáciles de usar y de incorporar en el equipo.
A continuación, vamos a ver que herramientas potentes de gestión no tienen por qué ser ni inaccesibles económicamente para pequeñas empresas ni complejas a la hora de utilizarlas. Además, diferenciaremos cómo nos puede ayudar un gestor de tareas como la herramienta Trello y un gestor tareas y proyectos fácil e intuitivo como Sinnaps.
Programa Trello: gestor de proyectos vs gestor de tareas
Resulta un error muy frecuente entre muchas empresas: ¿qué usamos, un gestor de tareas o alternativas a Trello que sean gestores de proyectos también? Afortunadamente, en la actualidad tenemos varias herramientas online muy accesibles y muy fáciles de utilizar por todos que nos pueden ofrecer un amplio abanico de funcionalidades.
Aquí, identificamos las principales diferencias entre únicamente un gestor de tareas y un gestor de tareas y proyectos con interesantes alternativas. Al mismo tiempo que entendemos qué es Trello y para qué sirve realmente. Quizás, por no entender muy bien para qué sirve realmente, buscamos una alternativa a Trello.
Gestor de tareas:
- Listado de actividades online
- Reparto de tareas para cada colaborador
- Seguimiento de las actividades que se van completando
- Comunicación online
- Accesible a todo tipo de equipos de trabajo
Gestor de proyectos y tareas intuitivo y fácil de usar:
- Listado de actividades online
- Reparto de tareas para cada colaborador
- Seguimiento de las actividades que se van completando
- Accesible a todo tipo de equipos de trabajo
- Comunicación online
- Planificación de estas actividades también en una línea temporal para un mejor seguimiento
- Gestión de costes y demás consumo de recursos en cada tarea
- Imputación de gastos por parte del equipo
- Informes automáticos del estado del trabajo a tiempo real
- Control de las cargas de trabajo de cada persona
De este modo, podemos entender que el software Trello es bastante diferente a lo que entendemos por una gestión profesional y completa como ofrecen aplicaciones fáciles, que cubren más necesidades en las empresas.
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Alternativas a Trello
Así pues, ya sabemos lo que significa cada tipo de herramienta y qué alternativa podemos probar para nuestra empresa. Lo hemos decidido antes o durante la lectura del anterior apartado. Es momento de saber con qué alternativas a Trello contamos, ya que este programa no nos sirve del todo.
La alternativa a Trello que mayor acogida está teniendo en las empresas es Sinnaps, un software de gestión de proyectos fácil e intuitivo, al mismo tiempo que permite una gestión más completa. Es similar a Trello en cuanto a facilidad de implementación en el equipo, sin embargo podemos hacer muchas más cosas. Vamos a verlas…
- Tenemos la opción de que la propia app prioriza las actividades más urgentes en función de nuestros plazos planificados, la duración que demos a las actividades, así como las dependencias que asignemos entre las tareas. Lo que está haciendo esta app es identificar nuestro camino más critico, la ruta de actividades en la que debemos mostrar especial atención si queremos llegar a tiempo al plazo estimado.
Se diferencia bastante del simple calendario de Trello, pues aquí podemos ver toda la ruta de trabajo, relacionando actividades. Y es que, como suele pasar en muchos equipos de trabajo, hasta que no terminamos una determinada actividad, no podemos empezar otra. En este caso, podemos reflejar esta dependencia.
Aquí, podemos ver la planificación de cada actividad dentro del calendario, así como el camino crítico de nuestro proyecto. De esta manera, tenemos las actividades ordenadas de arriba hacia abajo, de mayor a menor importancia.
- Entre los programas similares a Trello, Sinnaps dispone de un tablero ágil que usa la metodología Kanban, tan popular y utilizada por muchos equipos de trabajo. Cada colaborador sabe qué hacer cada día, cuántos días le quedan para terminar esa tarea, quiénes están involucradas en ellas, el porcentaje de trabajo que se ha completado, las subtareas dentro de la tarea, y muchas más cosas… Podría ser lo más parecido que tiene esta app de gestión a un gestor de tareas o al tablero de Trello.
- Gestión y control de la carga de trabajo de cada colaborador. ¿Estamos sobre cargando de trabajo a nuestro equipo? De un vistazo podemos ver las horas que cada día, cada persona tiene asignadas, así como lo que va realizando cada uno.
- Planifica compensando el consumo de recursos. ¿Estamos planificando el uso excesivo de un recurso para un día en una actividad? Con el fin de ser lo más realistas con nuestro calendario para no llevarnos sorpresas, los usuarios de Sinnaps puedes planificar controlando el consumo de sus recursos. Gracias a esta gráfica que pueden activar desde el propio calendario.
Aquí os hemos presentado similares ejemplos a Trello. Todo es cuestión de probar, pero como normalmente no disponemos de suficiente tiempo para estar probando, hemos elegido una alternativa a Trello fácil y rápido de aprender. En estos cinco pasos, puedes hacer en 3 minutos una planificación profesional, los mismos minutos que dura el vídeo 😉
