¿Cómo organizarse en el trabajo? | Sinnaps

¿Cómo organizar el trabajo para aprovechar al máximo el tiempo? ¿Cómo usando los mismos recursos podemos ganar más dinero? Una de las claves principales está en cómo nos organizamos en el trabajo. ¿Qué actividades debemos hacer primero para ganar tiempo y dinero?

Vamos a ver cómo podemos organizar actividades para aprovechar el tiempo de la mejor manera posible. Las herramientas de planificación y gestión de proyectos, nos ayudan a conseguirlo. Afortunadamente, tenemos a nuestros alcance una tecnología tan innovadora como fácil de utilizar. Cada vez más empresas se suman al uso de herramientas online de gestión.

Empezamos con algunos trucos aplicables a nuestro día a día usemos o no una app de gestión online.

9 claves imprescindibles para saber cómo organizarse el trabajo

1/ Dejar de procrastinar es cambiar de hábitos y clasificar las tareas (en el momento) por importante o urgente. ¿Cuántas veces hemos repetido eso de ‘luego lo hago’? Y luego no lo haces. Es normal que todo no lo podamos hacer a la vez, de hecho la multi-tarea es uno de las mayores barreras para ser productivos. Según un estudio elaborado por Accenture, el 98% de los encuestado confiesan que trabajan en varias tareas al mismo tiempo. ¿Podría ser este uno de los errores clave a la hora de organizarnos en el trabajo?

Por eso, lo mejor es clasificar las tareas según sean importantes, urgentes o ambas. Para este tipo de decisiones instantáneas, ten siempre a mano la matriz de Eisenhower. Un instrumento muy útil para organizarse en el trabajo.

Lo peor de todo es que en el cuadrado de Hazlo Ya!! suele estar nuestro groso de actividades. Y si no podemos hacer alguna actividad, las pasamos a «Agendado y planificado». Que planifiquemos de manera realista, ya es otra historia. Por eso, cada vez más empresas utilizan aplicaciones como Sinnaps, administrador de proyectos online, para planificar proyectos en función de los recursos con los que contemos.

¿Cómo planificar de manera realista?

Lección 3 de este curso sobre Gestión de proyectos y equipos de trabajo

2/ Saber decir no. Esto está relacionado directamente con saber hasta dónde podemos abarcar y con saber delegar. Tenemos una lista interminable de actividades por hacer. ¿Cómo ha llegado a tal volumen? Pues porque la alimentamos, ni más ni menos. Vamos añadiendo tareas sin darnos cuenta de que la suma de todas ellas es insostenible.

Se puede decir ‘no’ de manera asertiva, sin perjudicar con ello el clima laboral del equipo. Si no sabemos hacerlo, las tareas que al final consigamos terminar se verán afectadas por esas otras que deberíamos habernos negado. No sólo no seremos menos productivos, sino que la calidad de los resultados de nuestro trabajo se verán perjudicados.

Después de tener nuestra matriz de tareas importantes y urgentes, nos saldrán las tareas a delegar y las que van directamente a la basura. ¿Las puede hacer mejor otro compañero? Directamente, ¿compensa hacerlas? Estas cuestiones las podemos decidir en el momento que se nos presenten.

3/ Saber delegar. La confianza en tu equipo es clave para que la máquina funcione eficientemente. Delegar tareas es comunicar a la otra persona: «tú puedes sacar esto perfectamente, ¿cómo prefieres hacerlo?» Aquí, no sólo estamos delegando trabajo, sino que nos interesa la opinión de nuestro compañero, porque es un profesional que enriquecerá el resultado. Así funciona el liderazgo compartido.

Esta fórmula funciona, por supuesto, si no sobrecargamos al equipo. Para esto, también se utilizan las herramientas de gestión, para ver hasta dónde podemos delegar tareas a nuestro equipo sin sobre cargar de trabajo a ningún compañero. En esta tabla podemos controlar si estamos sobre cargando de trabajo al equipo o si podemos asignar más tareas, teniendo en cuenta una jornada laboral de 8 horas.

Probar ahora

4/ No a la multi-tarea. Por ejemplo, puede que digamos: «mientras se guarda este proyecto, se renderiza este vídeo, o se descarga este informe, voy a terminar esta pequeña cosa». El resultado de esto es que al final no lo terminas. Tienes abiertas multitud de pantallas en tu ordenador, y en tu cabeza. Termina y empieza, termina y empieza. Si hasta que se renderiza tal vídeo, no sabes qué hacer: prográmalo para que coincida con la hora del descanso, por ejemplo. 😉

5/Planifica actividades Buffer. Las planificaciones optimizadas, que aprovechan todo el tiempo posible para llevar un ritmo de trabajo adecuado, también pueden tener actividades Buffer programadas con el fin de organizar mejor el trabajo.

¿Qué son las tareas Buffer? Se trata de actividades ‘parachoques’. Los contratiempos no se pueden eliminar, así que se gestionan con estos trucos. Planifica actividades Buffer entre cada hito. Estas tareas no deben tener solapadas otras ni en paralelo. Otra cosa ha tener en cuenta es que costará esfuerzo y poder de convicción para insertar Buffers. Cuesta mucho programar días adicionales y justificarlos en la planificación de cara al resto del equipo.

Aquí se puede ver un ejemplo de actividad Buffer. No sabemos cuánto va a durar la actividad Design Channels. Dejamos tres días de margen, a través de la actividad Buffer.

Probar a crear actividades Buffer

6/ Suena el teléfono y nos llegan unos cuantos e-mails. Solemos tardar unos 10 minutos en volver a concentrarnos después de una interrupción en el trabajo. Una manera para organizar el trabajo es gestionar, en la medida de lo posible, los posibles agentes externos que nos pueden perturbar nuestra concentración.

Para organizarse en el trabajo, muchas personas revisan el email en momentos programados y puntuales. Enfréntate al correo electrónico como una tarea más y, como tal, planifícala entre las demás actividades. Por ejemplo, revisar el correo a media mañana o antes de comer. Y antes de volver a ponerte a trabajar por la tarde. También puedes reservar unos minutos antes de terminar la jornada, siendo conscientes de que puede llevarte más tiempo del que habías estimado.

Además, otra de las soluciones de muchos profesionales es gestionar las actividades desde el buzón de entrada del correo electrónico. Error. Comunícate con tu equipo desde la propia aplicación de gestión. Te ayudará a tener todas las conversaciones organizadas por actividades. Es clave, establecer una comunicación a través de la herramienta.

El correo electrónico está desfasado en la gestión de proyectos. En muchas ocasiones, solemos emplear mucho tiempo en encontrar información almacenada en aquel correo que nos llegó en una fecha que no tenemos ni siquiera segura. Tarea aun más complicada cuando nos enfrentamos a la gestión de un amplio volumen de stakeholders o interesados del proyecto. Y es que productividad no significa cuántos emails respondes en menos tiempo. Por eso, muchos equipos de trabajo tienen integrado en su día a día sistemas de chat dentro de la propia herramienta de planificación y gestión de proyectos.

Con respecto a las llamadas de teléfono, poco podemos hacer. Existe la consideración, para muchos anticuada, de llamar directamente porque así ‘se va a resolver más rápido el asunto’. Sin embargo, si el asunto no es urgente, se recomienda gestionar estas comunicaciones con emails o con la propia herramienta de gestión.

De hecho, existe el conocido como pánico a llamar de las nuevas generaciones de equipos de trabajo. Los Millennials y la Generación Z prefieren los mensajes directos. Lo que está relacionado directamente con transmitir exactamente la información necesaria. Además, existe la teoría de que es incluso más rápido enviar un mensaje en el chat, que además está almacenado, que hacer una llamada de teléfono. Así funcionan los nuevos equipos de trabajo: velocidad pero también precisión en la comunicación.

7/ Averigua y negocia el tiempo dedicado a cada actividad, hablando directamente con sus responsables. El contexto en el que se desarrollan las actividades es clave para saber cuándo podría completarse. Esto nos lleva a planificar de manera realista el trabajo, una condición imprescindible para no frustrarnos por no llegar a tiempo a lo que pensábamos que podíamos.

8/ Descansos. Existe la famosa técnica del Pomodoro, que consiste en dividir el tiempo en intervalos de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso. Las pausas van siendo mayores cada cuatro intervalos de trabajo. Este método de gestión del tiempo, está muy bien para entornos que te permiten mantener una concentración total en esos 25 minutos.

Sin embargo, en la práctica a veces esto no es posible. Por ello, ajústalo a tu tipo de trabajo, siempre teniendo en cuenta que necesitarás más descansos a medida que el día avanza, junto con nuestro cansancio. Esto nos lleva al siguiente punto.

9/ ¿Productividad matinal? Las mañanas muchas veces son mágicas, pero cada persona tiene unas horas al día para trabajar. ¿Cuál es tu hora más eficiente del día? Muchos expertos en gestión del tiempo, proponen realizar la actividad más complicada y duradera del día en primer lugar. Otros, que empecemos por algo rápido y así ya sentimos la satisfacción de validar la primera actividad del día. Sin embargo, cada uno tenemos una manera de organizarnos, por eso es importante probar y medir para saber cuál es el momento más eficiente para cada uno.

Si estás sujeto a unos plazos de entrega, que condicionan tu organización, ahorra tiempo y deja que la propia aplicación de gestión como Sinnaps te calcule qué actividades deberías hacer antes para poder llegar a estos plazos. Y es que a veces, no es cuestión de lo que queramos sino de lo que tenemos que hacer para cumplir con fechas concretas.

Esta es una planificación en la que se destaca el camino crítico de actividades más importantes para cumplir con los plazos marcados. La primera línea es la ruta de trabajo priorizada.

¿Cómo organizarse en el trabajo con Sinnaps? Pruébalo tú mismo

¿Cuándo una aplicación de gestión nos ayuda a llevar una organización en el trabajo?

Las herramientas de gestión de proyectos son un buen instrumento para empezar a organizar el trabajo diario. Por eso, aplicaciones como Sinnaps nos ayudan a simplificar cada gestión, a ir más rápido y sobre todo, a ser más eficientes en el trabajo. Sin embargo, ¿qué significa trabajar por proyectos? Para eso, es importante antes saber cuáles son las características de un proyecto.

Una vez tenemos claro en qué consiste un proyecto, es momento de enfrentarnos a su gestión a través de apps especializadas en procesos de planificación y optimización. Y, ¿cuándo sabemos que una aplicación es realmente efectiva? Cuando…

… tardamos menos tiempo en planificar que en realizar las tareas, a través de aplicaciones intuitivas. A diferencia de herramientas, por ejemplo, como Microsoft Project Online.
… nos permite comunicarnos en el momento con nuestro equipo de trabajo.
… controlamos el rendimiento del trabajo a tiempo real.
… nos ofrece planificar simulaciones de escenarios para gestionar los posibles cambios en el proyecto.
… podemos controlar las cargas de trabajo de cada persona a través de un completo portfolio de proyectos.
… podemos planificar de una manera equilibrada y realista, el consumo de los recursos para organizarse en el trabajo.

Panel de control que asesora al profesional para organizarse en el trabajo