Antes de nada, ¿qué son las conclusiones de un proyecto? Una conclusión de un proyecto es la revisión reflexiva de los resultados del mismo. Se trata de un conjunto de ideas sintetizadas que explican de manera clara y directa las soluciones a los problemas planteados antes y durante la ejecución del proyecto.
De este modo, podríamos decir que las conclusiones del proyecto recogen las respuestas a las preguntas que, tanto el equipo como el Project Manager y los involucrados en el proyecto, se han ido planteando desde que se decidiera a comenzar un proyecto determinado.
Resulta fundamental recoger estas conclusiones, pues será también serán nuestras lecciones aprendidas de cada a gestionar futuros proyectos. Y es que sólo un 2,5 por ciento de los mismos termina cumpliendo con la estimación inicial. Así lo corrobora también el Project Management Institute (PMI), quien afirma que tan sólo el 51% de los proyectos se terminan a tiempo.
Esto probaría que estas conclusiones resultan clave para ir mejorando nuestra gestión, y se realizan una vez se ha alcanzado el objetivo del proyecto, gracias al desarrollo de una serie de actividades y subtareas. Siempre siguiendo una ruta de trabajo óptima para los requerimientos de nuestro proyecto, tal y como calcula automáticamente la herramienta de gestión de proyectos como Sinnaps.
Índice
¿Qué son las recomendaciones de un proyecto?
En un proyecto de investigación, estas recomendaciones de un proyecto son los resultados obtenido una vez finalizado el periodo del estudio del tema tratado. Digamos que se recogen las sugerencias óptimas para dar respuesta y solución al problema planteado en la investigación.
Por ejemplo, en el proyecto de investigación sobre un problema ambiental de una fábrica en un determinado punto geográfico, las recomendaciones serían cada una de las instrucción a seguir para paliar este problema ambiental dado.
Así pues, las recomendaciones de un proyecto proponen una serie de ideas para alcanzar una situación idónea frente a un problema determinado.
Para realizar estas recomendaciones ante debemos llegar a unas conclusión, tras las obtención de resultados. Por ello, la capacidad crítica del que redacta las conclusiones y recomendaciones de un proyecto es clave y complementa al análisis cuantitativo.
¿Cómo hacer una conclusión de un proyecto?
La conclusión de un proyecto se realiza en la fase de cierre del mismo. Y es que su ciclo de vida se compone de inicio o investigación, planificación de proyectos, evaluación y seguimiento continuo a través de técnicas como el Valor Ganado o EVM, y cierre.
El objetivo de una conclusión sobre un proyecto es la selección de las ideas más importantes de toda la información extraída durante el desarrollo del proyecto. Por ello, esa capacidad crítica para filtrar los datos es clave para que el trabajo realizado se haga en balde.
Para hacer una conclusión de un proyecto debemos redactar estas ideas de manera sencilla, clara y inteligible. Así pues, el Project Manager o la persona encargada para llegar a estas conclusiones ha de tener en cuenta los siguientes aspectos.
Así pues, para hacer la conclusión de un proyecto podremos extraer una serie de informes, los cuales presentaremos en la reunión de cierre. En estos informes recogemos conclusiones de actividades o tareas realizadas durante el proyecto por cada persona, por ejemplo, así como recursos y costes.
Estas son las conclusiones de proyecto que podemos extraer:
- Tareas planificadas en el proyecto, tanto terminadas como no acabadas.
- Diagrama de Pert y Gantt, es decir, la planificación del proyecto.
- Responsables en cada actividad.
- Recursos planificados en el proyecto.
- Recursos gastados en el proyecto.
- Las actividades en las que ha participado cada persona del equipo.
- Las subtareas que forman esas actividades.
- Resumen global del progreso del proyecto.
Estos informes que nos servirán como conclusión del proyecto, nos permitirán saber cómo hemos gestionado el mismo, de cara a próximas gestiones. Y esto lo podemos hacer usando una herramienta de gestión de proyectos como Sinnaps, que nos permitirán tener cada informe en un sólo clic.
10 características de la conclusión de un proyecto de una empresa
- Trabaja con herramientas que te faciliten la redacción de conclusiones y recomendaciones de proyectos. Un ejemplo es Sinnaps.
- Recopilación clara y directa de lo más importante del proyecto.
- Soluciones demostrables sobre las hipótesis y problemas planteados desde el inicio del proyecto.
- Identificación de los problemas que no hayan sido tratados pero que puedan afectar de alguna manera al objetivo principal al que hemos llegado.
- Utilizar estos temas de discusión para proponer nuevos estudios de investigación o proyectos que sean interesantes de llevar a cabo en un futuro. Explicamos así cómo pueden ayudar a mejorar el proyecto del que estemos redactando las conclusiones finales.
- Las conclusiones del proyecto han de ser concisas, evitando largos párrafos y numerosos folios. Lo mismo ocurre con las recomendaciones en un proyecto.
- No sólo se anota información relativa al objetivo final del proyecto, sino que se obtienen las lecciones aprendidas de todo el proceso y ejecución del proyecto. ¿En qué hemos fallado? ¿Se ha llevado un procedimiento adecuado? ¿Debemos invertir más recursos o ampliar el plazo a una determinada actividad?
- Identifica tus conclusiones en forma de puntos o a través de apartados que las diferencien bien. Nunca entremedias de párrafos lineales.
- Una conclusión no es un resumen de cada fase. Es una síntesis a la que se le ha dado una prioridad y un grado de importancia, gracias al criterio del Project Manager. Así pues, no existe un número establecido de conclusiones. Cada proyecto tendrá sus necesidades específicas.
- Por eso, sí que se debe tener en cuenta la organización y el orden de redactar estas conclusiones. Ya no por darle una determinada prioridad a cada una, sino para facilitar el acceso y la comprensión de cada una dependiendo de la fase del proyecto, del objetivo marcado o del tema de cada actividad.
¿Cómo hacer una conclusión precisa con Sinnaps?
Existen herramientas que nos ayudan a redactar de manera más concisa y precisa las conclusiones de un proyecto empresarial.
A través de los informes de proyecto y los informes de recursos, tanto planificados como gastados, podemos determinar mucho mejor la conclusión final de un proyecto. Sinnaps, precisamente, genera automáticamente estos informes que contienen datos tan importantes de nuestro proyecto.
Los proyectos generan por sí solo una gran cantidad de información. Por eso, los informes de un proyecto seleccionan los datos más importantes que puedan afectar al resultado final del mismo.
De ahí, que los informes de Sinnaps detecten las actividades que se realizan tarde, las que debemos ponernos con ellas, las terminadas. Así como, recoge datos como tu rol en cada una de ellas y las fechas de ejecución de la misma.
Si nuestra necesidad se centra más en la gestión de recursos, podemos generar un informe automático de cómo se ha aprovechado cada uno de los recursos invertidos. Por un lado, tenemos los informes de recursos planificados y por otro los informes de recursos gastados. Vemos así en qué hemos fallado o cómo hemos podido alcanzar el objetivo en una determinada actividad.
Ejemplo de informe de recursos gastados
Los informes de recursos gastados o de costes, son fundamentales si queremos llevar un exhaustivo control de lo que vamos consumiendo. Si lo contrastamos con los informes de recursos planificados, nos ayudará a realizar planificaciones verdaderamente realistas. Y con unos datos reales, podemos sacar conclusiones y recomendaciones pertinentes y ajustadas a unos resultados reales.
¿Cómo el Valor Ganado de Sinnaps te ayuda a obtener unas conclusiones excelentes?
Técnicas como el Valor Ganado o EVM nos ayudan a realizar un seguimiento continuo del funcionamiento de nuestros proyectos. Se trata de unos índices que miden al instante si estamos cumpliendo o no con las expectativas planificadas. A partir de ahí, podremos tomar la mejor decisión a tiempo con el fin de redactar unas conclusiones excelentes al cerrar el proyecto.
Sinnaps basa su panel de control de proyectos en esta técnicas del EVM. Con su métrica podemos responder a preguntas como: ¿terminaremos el proyecto en plazo? ¿Vamos con retraso con respecto a lo planificado? ¿Dónde nos estamos atascando y por tanto debemos invertir más tiempo o más recursos? ¿Vamos a necesitar más dinero? De esta forma, nos adelantamos a los posibles contratiempos para diseñar soluciones con las que gestionar mejor los riesgos. Así, minimizamos el riesgo de encontrarnos con conclusiones negativas o erróneas.
Panel de control de Sinnaps
