Las decisiones se toman porque antes ha existido una evaluación y observación del funcionamiento de nuestros proyectos. De ahí que se estudie la mejor manera de realizar una programación y control de proyectos, porque a partir de la información generada, obtendremos unas determinadas conclusiones.
Por eso, el Project Manager tiene una función principal: el monitoreo y control de proyectos. Existen muchos métodos, estrategias, técnicas y sistemas los cuales nos proporcionan la información que estamos buscando. Además, las restricciones de un proyecto nos ayudarán a delimitar más los objetivos en la búsqueda de datos.
Hay veces que se realiza un sistema de control de proyectos cada seis meses, otras ocasiones, cada semana, dependiendo el tipo de trabajo. Sin embargo, siempre buscamos unos datos fieles a la realidad, completos y con los que poder realizar decisiones tan importantes como seguir adelante con el proyecto o continuar invirtiendo tiempo, esfuerzo y dinero.
Por este motivo, la técnica que utilicemos para una adecuada administración y control de proyectos debe ser la mejor dentro de nuestras necesidades. A continuación, explicaremos cómo gestionar un proyecto centrándonos en su ejecución y control, cómo hacer un buen control de proyectos, y qué posibilidades existen para realizar una programación y control de proyectos a tiempo real.
Cómo con la aplicación web de planificación y control del trabajo Sinnaps, podrás ver en todo momento el estado real y al instante del funcionamiento de tu proyecto. ¿Es posible que nuestra aplicación de gestión nos pueda asesorar?
Índice
¿Cómo realizar un buen control de proyectos?
Una vez tenemos planificado nuestro trabajo, llega la hora de realizar una evaluación y control de proyectos, de manera continua.
La fase de control de un proyecto consiste en la obtención de toda la información necesaria para tomar la decisión adecuada. Por tanto, bien podría ser una etapa de investigación en la que recogemos todos los datos útiles para saber qué hacemos y dónde debemos actuar.
En la actualidad, los proyectos son cada vez más complejos. Las relaciones entre sus actividades y los elementos que participan en la ejecución de sus tareas se multiplican. Queremos ajustarnos al máximo a las individualidades de cada cliente, personificando cada resultado. Durante el proceso, trabajamos con colaboradores cada vez más dispares, de procedencias y naturalezas distintas. La comunicación también se complica. Y además, la tendencia se dirige a externalizar cada vez más áreas de nuestra empresa. ¿Cómo conseguir que la máquina funcione? Pero sobre todo, ¿cómo hacerla funcionar tal y como esperamos que lo haga?
Una de las claves está en llevar un adecuado control de proyecto. Para eso, afortunadamente, entre los distintos tipos de control de proyectos, existen técnicas como el Valor Ganador (EVM) con las que obtenemos una información muy valiosa de lo que está pasando en el proyecto. ¿Cuál es el valor monetario del trabajo conseguido hasta la fecha? ¿Y el valor monetario previsto en el plan de proyecto para una tarea? O ¿cuál es el porcentaje de avance respecto del plan previsto? Son datos con los que podemos tomar decisiones efectivas, ajustadas a la realidad del proyecto. Detrás, existen un montón de logaritmos complejos y difíciles de aplicar. Por eso, trabajamos con aplicaciones web como Sinnaps que tienen un panel de control específico al que podemos acceder siempre que lo necesitemos y ver qué está pasando a tiempo real en nuestro proyecto.
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Con el Valor Ganado (EVM) estaremos realizando un monitoreo y evaluación de proyectos ajustado a la realidad de nuestra planificación.
Sabemos qué ocurrirá y podemos cambiar, pero ¿qué hacer realmente? Al trabajar con aplicaciones diseñadas para aumentar no sólo la productividad sino también la eficiencia en tu trabajo, nos encontramos con profesionales satisfechos con unos resultados esperados.
El panel de control de Sinnaps nos asesora sobre qué debemos hacer, cómo debemos hacerlo y cuánto esfuerzo debemos invertir en un momento dado de la planificación. Supongamos que uno de nuestros borradores de diseño no se ha terminado para la fecha prevista y el plazo del diseño terminado está cera. Sinnaps nos dirá que debemos poner todo nuestro esfuerzo en acabar ésa actividad: borrador de diseño.
Para proyectos en los que existen muchas actividades relacionadas entre sí, conocer el camino crítico de nuestro trabajo nos dará en bandeja las priorización de las tareas más importantes para llegar a tiempo. Sinnaps no dice automáticamente cuáles son las actividades que debemos hacer primero.
De modo que por un lado, Sinnaps, tu aplicación de gestión te asesora sobre: qué hacer y cuándo hacer tus actividades, y por otro lado, cómo va la evolución del proyecto a través del panel del control del mismo. Asesora para planificar y asesora para ejecutar actividades. Así funciona la inteligencia artificial aplicada a la gestión de proyectos.
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Para gestionar un proyecto cumpliendo con los requisitos de nuestro cliente, es importante trabajar con planificaciones flexibles. Hoy día, todo lo que nos podamos aproximar a una metodología ágil, será un punto a nuestro favor. Pero también debemos conocer para tomar la mejor decisión.
Dependiendo del sector en el que trabajes, siempre podrás aplicar más o menos técnicas como Scrum o usar tableros Kanban para priorizar tareas. Y es que la agilidad, el poder realizar cambios de última hora para minimizar riesgo, nos acercará un paso más a los resultados que esperamos. Sin embargo, cuidado a la hora de decantarnos por una metodología concreta. El mundo ágil no permite, en la mayoría de ocasiones, proporcionarnos una previsión segura y clara de lo que ocurrirá con nuestro proyecto una fecha X.
¿Cómo podemos solucionar este aspecto? Muy sencillo: utilizando metodología combinada. Lo mejor de las técnicas ágiles y lo mejor de los métodos previsores. Esto se logra gracias a la automatización de aplicaciones web como Sinnaps. Cada cambio que realices en la planificación, automáticamente re-calcula la mejor ruta de trabajo para tu proyecto. Ejemplos de lo que descubres en dos segundos con la nueva modificación:
- ¿Cuándo va a terminar?
- ¿Qué actividades debes hacer en primer lugar si quieres llegar a tiempo?
- ¿Tienes alguna semana complicada de trabajo?
- ¿Has planificado demasiado trabajo para la persona X, por lo que lo más seguro es que no pueda con sui actividad?
- ¿Me puedo realmente permitir este cambio?
¡Sabemos, conocemos y tenemos la libertad de cambiar cosas. Para tomar decisiones! 😃
¿Qué ocurre si no queremos aplicar la modificación porque no estamos seguros de que el proveedor nos entregará en la fecha prevista? Crea una simulación. En el modo de pruebas de Sinnaps podrás testear, guardar borradores de tus planificaciones y ver cómo afectaría que la mercancía no llegase a tiempo tal día. En proyectos colaborativos, en los que hay más personas trabajando, no podrán acceder a estas simulaciones. Sólo lo sabrás tú.
Si quieres saber más sobre cómo aplicar la metodología combinada en tus proyectos, no te pierdas el curso online y gratis de gestión de proyectos.
Planificación, programación y control de proyectos: las tres claves para una gestión adecuada de tu trabajo. Planificando en tu calendario, programando el mejor orden de actividades y controlando que todo se vaya ejecutando como se espera, lo más seguro es que el proyecto termine en plazo y bajo el presupuesto estimado. Y recuerda: no tengas miedo a hacer modificaciones en tu planificación, porque así sabrás cómo se comportará realmente tu proyecto. Por eso, Sinnaps te ayuda a planificar de manera realista.
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