Ventajas de usar un gestor de proyectos online: La motivación

¿Porqué lo que parece una simple herramienta como es el gestor de proyectos puede motivar a mi equipo?, una de las ventajas de usar un gestor de proyectos online es que puede enriquecer y potenciar el talento de sus usuarios, es la motivación.

Lo normal es poner sobre la mesa las ventajas de usar un gestor de proyectos online especializado, los inconvenientes, los mecanismos, trucos, comparaciones y oportunidades de crecimiento a la hora de decidirse por uno o por otro. Pero sólo cuando realmente nos ponemos a trabajar con este tipo de herramientas online, nos damos cuenta de que el abanico de posibilidades que nos ofrece es más amplio de lo que imaginábamos.

Según un amplio estudio del Project Management Institute (PMI), el 70% de los proyectos no se implanta en forma o plazo. Lo que puede ser debido, a la falta de alineación de los objetivos en el equipo. Tener en cuenta los recursos humanos a la hora de implantar un proyecto es uno de los principales objetivos de cualquier empresa.

«La cultura corporativa empieza por cómo los empleados se ven a sí mismos en la compañía y cómo se ven a sí mismos en el proyecto en el que trabajan.» —Robert Bulger, NANA Pacific.

Los gestores de proyecto no sólo tienen como principal labor el planificar, otra de las ventajas de usar un gestor de proyectos online es la de poder controlar y certificar que el proceso está llevando un buen curso.

Los gestores también deben lidiar con las personas que forman parte de ese proyecto. Y lo cierto es que no es precisamente una tarea sencilla. Muchas de las barreras con las que se topa el proyecto en su día a día, está la de sortear los propios inconvenientes de las relaciones humanas.

Las nuevas generaciones de empleados están revolucionando la manera de entender los equipos de trabajo actuales, y con ello la gestión de personas se transforma totalmente. El talento de hoy día reclama unas necesidades y unos valores que no sólo se encuentran en la parte económica del trato. Ahora, el empleado busca otras cosas. Cuida su tiempo personal, quiere un desarrollo profesional continuo, nuevas metas, retos y jefes que se interesen por las ideas que pueda aportar al proyecto.

«El líder exitoso debe entender y aplicar el principio del esfuerzo cooperativo y ser capaz de inducir a sus seguidores a hacer lo mismo. El liderazgo exige poder y el poder exige cooperación.» —Napoleón Hill.

El talento de las personas es la base para realizar un buen trabajo y que los proyectos lleguen a buen puerto. Por eso, no es de extrañar que muchos jefes de proyecto reclamen personal, no sólo cualificado, sino también que disponga de actitud, creatividad y habilidades para afrontar imprevistos de manera eficaz. Y eso lo dan unas condiciones favorables para las personas. Nos preguntamos, ¿por qué no atraemos ni mantenemos talento en nuestra empresa? La clave está en la motivación, ya sea generada por unas u otras circunstancias laborales y siendo esta, una de las ventajas de usar un gestor de proyectos online.

Y ¿por qué lo que parece una simple herramienta como es el gestor de proyectos online puede motivar a mi equipo? Aquí van unas cuantas razones y maneras de hacerlo.

La motivación es una de las ventajas de usar un gestor de proyectos online porque …

• …mejora la comunicación. Uno de los pilares básicos de todo equipo de trabajo sano y transparente. Gracias a un desarrollado sistema de chat en gestores inteligentes que piensan para y por el bienestar de los usuarios, éstos pueden comunicarse sin trabas y encontrar información y comentarios pasados fácilmente. Intercambio de ideas, discusión de perspectivas, exposición de dudas o cuestiones que amenacen el buen funcionamiento del proyecto. Multitud de palabras que hacen que el equipo se mantenga unido.

• …fomenta la productividad. Realizar adecuadamente y a tiempo las tareas son dos condiciones necesarias en la descripción de todo colaborador motivado y satisfecho. El día que no podemos hacer todo lo que nos habíamos propuesto, la sensación con la que lo terminamos, puede resultarnos un tanto amarga. Por ello, una de las ventajas de usar un gestor de proyectos online pensado exclusivamente para potenciar la eficacia del esfuerzo realizado, es que ayuda a fomentar esa productividad tan necesaria. Las actividades están marcadas en el panel y el resto del equipo las está visualizando. De modo, que no hay cabida para diferir tareas.

• …aúna esfuerzos. Se trabaja mucho mejor cuando las herramientas piensan en el bienestar laboral de las personas. Un gestor de equipo que se interese en compensar y optimizar el trabajo de sus colaboradores, no sólo hará que estos den todo lo mejor para lograr un buen resultado, sino el tiempo y el coste del proyecto se distribuirán de la mejor forma posible. ¿El resultado? Optimización de coste en función del minimizado esfuerzo de los recursos humanos. Herramientas de gestión de proyectos como Sinnaps facilitan la compensación del trabajo empleado, gracias a una herramienta diseñada precisamente para ello. El esfuerzo no debe sobrepasar el cien por cien en una jornada formada por ocho horas de trabajo.

• …permite validar actividades. Aunque parezca una acción insignificante, entendida como el último paso de una actividad, lo cierto es que no es así. Cuando hablamos de sensaciones humanas, nos referimos a todas las emociones que hay puestas en un proyecto. Por eso otra de las ventajas que supone usar un gestor de proyectos online es que en el momento que validamos una actividad, indirectamente estaremos formalizando su finalización frente al resto del equipo y fomentando la satisfacción que produce el trabajo realizado. Una gota más que inyectar en nuestra dosis de motivación.

• …minimiza la sensación de aislamiento. La oficina es la propia herramienta. No importa tanto el punto geográfico donde se trabaje, sino la manera en la que estamos conectamos con el resto del equipo. Y es que uno de los inconvenientes que más preocupan a las nuevas generaciones con respecto al teletrabajo es precisamente el aislamiento que puede llegar a producirse en los usuarios más jóvenes. Las relaciones sociales son claves en la satisfacción y motivación de los colaboradores. Así pues, lo que se busca con un gestor de proyectos es contribuir a mantener esa unidad de grupo, tan necesaria para enfrentarnos en nuestro día a día sabiendo que estaremos respaldado por todos los demás usuarios que forman parte de nuestro proyecto.

• …permite la flexibilidad del proyecto. El punto anterior nos lleva a pensar en la flexibilidad que aporta trabajar con una herramienta de estas características. Si los imprevistos en el proyecto son inevitables, en la vida de sus colaboradores lo son mucho más. Por ello, la sensación de libertad y dinamismo mejora una de las claves de la motivación del colaborador: la conciliación entre familia y trabajo.

• …permite incorporar herramientas de apoyo. Cualquier usuario, participe o no en una actividad puede ayudar a un compañero. Otra de las ventajas de usar un gestor de proyectos online es que gracias él, todo documento, gráfico, imagen o tabla que sirva de soporte para colaborar con otro usuario, puede ser adjuntado y compartido de forma abierta o privada. Una oportunidad para fomentar aún más el compañerismo y contribuir con ello al buen resultado de proyecto.

• …reduce la frustración. Las pérdidas de tiempo innecesarias pueden llegar a significar el germen que desemboque en un estrés crónico. Sinnaps en concreto permiten realizar plantillas de procesos estándares con las ganaremos velocidad y, sobre todos, paliaremos los errores de principiante. Con proyectos basados en procesos estándares, no sólo nos cundirá más sino que las lecciones del pasado ya están corregidas en ellas.

El hecho es que una de las ventajas de usar un gestor de proyectos online, es que utilizar una herramienta pensada para el bienestar del trabajo del colaborador, significa más de la mitad de su motivación. Hay un interés, se piensa en ellos. Sinnaps piensa en el gestor, en el proyecto y en el colaborador. Porque todo forma un mismo bloque del que obtener el mejor resultado posible. Y todo ello a través de un trabajo en remoto.

Te puede interesar…

Reconocimiento laboral: ¿cómo hacerlo y recibirlo?