La norma ISO 21500 es una guía internacional que ayuda a implantar la dirección y gestión de proyectos en las empresas, con el fin de ejecutar su trabajo de manera exitosa en plazo y coste.
La gestión de proyectos con la ISO 21500 utiliza un lenguaje ‘universal’ para colaboradores, socios, clientes, proveedores y otros interesados, con el objetivo de optimizar recursos, minimizar riesgos, normalizar procesos, gestionar equipos de trabajo y obtener beneficios en la ejecución de proyectos.
Esta guía tiene certificación oficial y es complementaria con los grupos de procesos de la dirección de proyectos del PMBok. Gracias a sus buenas prácticas, las empresas pueden mejorar la dirección y gestión de proyectos en un mundo globalizado, en el que se comparten conocimientos entre muchos tipos de interesados. Y es que las empresas se rigen por acuerdos internacionales para la aplicación de una gestión de proyectos profesionalizada.
En este artículo veremos cuándo se aplica la ISO21500, la guía aplicada al Project Management en español y el acceso a su PDF con un coste, y cómo podemos utilizarla en nuestros proyectos gracias a herramientas tan completas y fáciles de usar como Sinnaps.
Índice
¿Cuándo se aplica la norma ISO 21500?
Cada vez más, las empresas se mueven por proyectos. La manera en la que éstos se gestionen dependerá mucho el éxito del negocio. Por eso, el propósito de esta guía es el de ayudar a Directores de Proyectos, expertos o principiantes, a gestionar todos los elementos de sus proyectos de la mejor manera posible, con el fin de llegar en plazo y coste con resultados de calidad.
La norma europea está creada para dar apoyo a grandes, medianas o pequeñas empresas, ya sean éstas públicas, comunitarias o privadas. Su aplicación se puede dar en proyectos de muy diferente complejidad y naturaleza, lo que la hace aún más útil y práctica para estandarizar y mejorar la gestión en las empresas.
La ISO 21500 es complementaria con el uso de las normativas más utilizadas en los sistemas de gestión de la calidad y riesgos.
Nos referimos a la ISO 10006: 2003 y la ISO 10007: 2003 para la gestión de la calidad; la ISO 31000: 2009, para guiar sobre una adecuada gestión de riesgos.
¿Qué ganan los proyectos al aplicar la norma ISO 21500?
Lo más importante es que las empresas ganan una importante ventaja estratégica al aplicar esta norma. Como guía creada para la mejora de la dirección y gestión de proyectos, las empresas pueden beneficiarse de aspectos como la experiencia de otras compañías que ponen en común mejores prácticas en gestión, el uso de un lenguaje universal e inteligible para todos los interesados en el proyecto, la puesta en común de metodologías y técnicas innovadoras, entre muchas otras ventajas.
En definitiva, las empresas que siguen la ISO21500 como guía de gestión de proyectos verán cómo mejorar en cada uno de estos aspectos:
- Aumenta la calidad de los resultados en cada una de las fases, así como los procesos de licitación.
- La norma fomenta el uso de un lenguaje coherente y profesionalizado a la gestión de proyectos.
- El esfuerzo del equipo de trabajo se optimiza, ganando productividad y eficiencia en el proyecto, facilitando la flexibilidad del mismo.
- Aplica buenas prácticas para la adecuada gestión de incertidumbre.
- Tiene un especial sentido para equipos multiculturales y dispersos geográficamente, ya que unifica procedimientos de gestión.
- La evaluación y auditoria de proyectos también se ve reforzada, ya que los criterios de seguimiento y control se estandarizan.
- Promueve la transparencia de conocimientos entre las empresas para desarrollar mejores resultados, colaborando y cooperando bajo una misma guía internacional aceptada por todos.
¿Cómo con Sinnaps cumples con cada una de estas ventajas?
Cada Project Manager trata de encontrar el equilibrio entre un adecuado uso de los recursos disponibles, los recursos necesarios, el margen del presupuesto y el plazo disponible para cumplir con los objetivos propuestos. Este rompecabezas se gestiona correctamente con herramientas diseñadas para optimizar procesos de la manera que explica la ISO21500. ¿Cómo? ¿En qué puntos una aplicación web fácil de usar, intuitiva y completa nos puede ayudar a trasladar los benficios de esta norma en nuestros proyectos?
Sin caer en una respuesta demasiado categórica, vamos a ver cómo Sinnaps puede solucionar las dificultades de gestión de todo Project Manager.
- Mejora la calidad de los resultados en cada fase de gestión de proyectos. Sinnaps calcula automáticamente la mejor ruta de trabajo posible, gracias a la duración de las actividades, la holgura de las mismas y la fecha fija planificada para las actividades correspondientes. De esta manera, podemos detectar los caminos críticos del proyecto para cumplir con el plazo y el coste estimado.
- Obtendremos así una planificación totalmente optimizada y ajustada a la realidad de las necesidades del proyecto. Y los resultados derán los mejores que podamos alcanzar con los recursos con los que dispongamos. Esto lo haremos gracias a que Sinnaps prioriza las actividades que debemos hacer primero para llevar un mejor control en nuestro procesos.
- El uso de herramientas online como Sinnaps promueve la comunicación coherente de un equipo que aprende a gestionar su trabajo usando técnicas profesionales como PERT o CPM para obtener estos caminos críticos, o EVM para evaluar el funcionamiento de los proyectos.
- Pocos planes resisten al primer borrador. Por eso, cuando modificamos las planificaciones a causa de contratiempos, Sinnaps recalcula automáticamente la mejor ruta con los cambios realizados.
- Lo mismo ocurre si hacemos simulaciones de planificaciones, con disferentes escenarios con el fin de gestionar los contratiempos y anticiparnos a los posibles riesgos. De esta manera, sabremos de antemano las consecuencias de cada posible decisión.
- La solución para el trabajo de un equipo disperso geográficamente es un adecuado uso de aplicaciones web. El completo sistema de notificaciones y comunicación instantánea de Sinnaps permite un trabajo colaborativo y organizado, con documentación para compartir fácimente en cada actividad, la asignación de tareas de manera clara y sencilla, la creación de objetivos y subtareas para facilitar el trabajo al equipo, el muro de proyecto y el muro de actividad para mantener actualizado al equipo de cada modificación, así como la posibilidad de exportar informes de proyecto en Excel o PDF.
- El seguimiento y control continuo en el Project Management está cada vez más a la orden del día. Así lo exige la aplicación de métodos de gestión ágiles, cada vez más usados en industrias no relacionadas con el mundo del desarrollo de software. Por eso, Sinnaps ayuda a realizar un seguimiento mucho más preciso e instantáneo del funcionamiento del proyecto en vase a la planificación del mismo, gracias al panel de control basado en técnicas de evaluación EVM.
- La transparencia de conocimientos entre empresas con el fin de cooperar unidas para la mejora de procesos, es clave en la norma ISO 21500. Así lo vemos reflejado también en el Process Market o mercado de procesos o plantillas de Sinnaps, una plataforma que pone a disposición procesos exitosos ya utilizados para compartir así el conocimiento de las empresas. Es lo que podría denominarse economía colaborativa en la gestión de proyectos. Un mercado público en el que compartir planificaciones completas de procesos o plantillas exitosos. Sinnaps también ofrece la posibilidad de que estas planificaciones no sean públicas, y que queden en el Know-How de la empresa. Y es que la re-utilización y mejora continua de los procesos de producción es clave para impulsar nuestros resultados finales.
Norma ISO 21500 PDF en español
En este enlace podrás encontrar la norma ISO 21500. En la página oficial de la revista AENOR, podrás descargarte el PDF de esta guía para la gestión de proyectos con un determinado coste.
Descargar norma ISO 21500:2012 en inglés
Descargar norma ISO 21500:2013 en español
