¿Qué necesitas saber sobre la gestión de stakeholders?

Un stakeholder es la persona interesada en el funcionamiento de una empresa o un proyecto determinado, bien porque ha invertido de alguna forma en su desarrollo, o bien porque se pueden ver afectados por los resultados del mismo. En la gestión de proyectos, se trata de una de las cosas más importantes: la relación con las personas interesadas. Así lo confirma Carlos J. Pampliega, arquitecto y PMP en esta entrevista. Y es que una adecuada gestión de stakeholders es clave para que su desarrollo vaya encarrillado, pero también como imagen exterior de nuestra organización.

La adecuada gestión de stakeholders puede ser la herramienta perfecta para aumentar la competitividad.

En este post veremos las claves principales para definir una buena estrategia de gestión de stakeholders, quienes hay que tratarlos como aliados estratégicos de nuestro proyecto. Y no es fácil porque estamos hablando de la gestión de personas, una de las cosas más complicadas en la gestión y administración de una empresa.

— La identificación y clasificación de los interesados del proyecto es uno de los primeros pasos y más importantes en la planificación de todo Project Manager.

— Todas las decisiones, por muy pequeñas que sean o insignificantes que parezcan, puede afectar de alguna manera a estos actores sociales.

— Debemos distinguir entre las necesidades y deseos de los mercados, y la satisfacción de las expectativas de los stakeholders.

— Pueden dañar o ayudar en la imagen de la empresa o proyecto.

— La escucha activa de los stakeholders supone un gran paso en su relación e implicación con el proyecto. No sólo por el voto de confianza que depositamos en ellos, sino también por el beneficio en la evolución del proyecto, ya que generalmente su visión más externa nos puede ayudar a encarrilar la estrategia al objetivo que buscamos.

— La empatía en las respuestas a sus peticiones puede evitarnos muchos confortamientos indeseados, que pueden poner en peligro la ejecución de nuestro proyecto.

— Al diseñar o seguir una determinada gestión de stakeholders, tenemos que tener en cuenta en numerosas ocasiones que lo que estaremos haciendo es poner en valor nuestro proyecto o empresa, no buscando un mayor alcance o ventas.

— Trata de reducir el impacto negativo en los stakeholders de los posibles riesgos del proyecto. Uno de los capítulo en tus planes de contingencia trata de cómo amortiguar ése inconveniente en la gestión de stakeholders. Al final, el plan de comunicación y el manejo de las expectativas deben ir a la par en tu estrategia empresarial.

— La buena relación con todos y cada uno de los interesados puede traernos buenos frutos en el futuro. Nunca se sabe quién financiará nuestros próximo proyecto o la persona que nos ayudará en la toma de decisiones venideras.

¿Qué hay que conocer de los stakeholders?

Antes de ponerte a identificar stakeholders es necesario saber qué puntos debes conocer de cada uno de ellos. Lo que debe aparecer en la ficha de cada uno de ellos es:

— Datos identificativos descriptivos (nombre, posición en la empresa, experiencia y otra información relevante al proyecto).

— ¿Qué tiene en juego ésa persona con la buena o mala evolución del proyecto? Necesidades, expectativas, influencia o alcance de los resultados.

— ¿Qué espera del Project Manager? Comunicación y escucha activa serán las claves para conocerle mejor.

— ¿Tú qué esperas de él?

—¿Cuáles son los riesgos principales que pueden poner en peligro la relación con él? Aquí indicaremos los aspectos en los que hay que tener especial cuidado como revisión de costos, plazos, etc. Elementos del proyectos que son importantes para ésa persona.

No es fácil realizar una adecuada gestión de stakeholders y menos si te consideras una persona más técnica que social en tu trabajo. Por eso, es importante utilizar las herramientas de gestión que faciliten el desarrollo de proyectos colaborativos.

Afortunadamente, existen software online de fácil acceso, capaces de gestionar los proyectos más complejos al mismo tiempo que integra un sistema de comunicación y gestión de permisos pertinente. Sinnaps, por ejemplo, es una de las actuales aplicaciones que mejor se está adaptando en entornos colaborativos en los que son varios los interesados en un mismo proyecto. A través de la gestión de permisos, el Project Manager puede dar acceso a la planificación hasta donde crea oportuno. Como herramienta de mera visualización o para permitir que realice alguna acción.