Un viaje es una experiencia única y como tal buscamos la excelencia. Pero, ¿sabemos realmente cómo organizar unas vacaciones de la mejor forma posible?
Confianza, ilusión, dinero y tiempo. Empleamos demasiadas cosas importantes como para gestionar nuestras vacaciones de cualquier manera y a cualquier precio. Precisamente por ello, cuando nos decidimos a entrar en una agencia de viajes, automáticamente imaginamos unas vacaciones sin sorpresas. Las únicas sorpresas serán aquellas que nos enseñen y diviertan. Son profesionales y saben lo que hacer, cuándo y cómo llevarlo a cabo.
Las agencias de viajes nos proporcionan seguridad y efectividad para que todo salga perfecto. Utilizan herramientas diseñadas para organizar unas vacaciones de ensueño. Sin embargo, en la mayoría de los casos no usan adecuadamente las aplicaciones que tienen al alcance en el mercado. Un error grave podría ser la utilización profesional de hojas de cálculo, como Excel.
Al planificar un viaje determinado en un momento concreto, las agencias de viajes pueden usar plantillas sencillas con las que gestionar el tiempo de sus clientes sin complicaciones y sin tener en cuenta demasiados contratiempos, ya sean éstos económicos o temporales. Una agencia que se dedique profesionalmente a la planificación de viajes, este tipo de herramientas termina resultándole insuficiente. Entonces, ¿cómo planear un viaje de la manera más profesional? ¿Cómo organizar unas vacaciones mejor que Excel?
Al organizar unas vacaciones, «tenemos la necesidad de incorporar en una misma herramienta todas las fases»
El camino más efectivo es, sin duda, a través de soluciones digitales. Y es que el sector de las agencias de viajes fue uno de los primeros en utilizar la tecnología para la gestión de su trabajo. Con sus sistemas informatizados se busca el ahorro de costes, la disponibilidad de fechas y la coordinación acertada entre proveedores y clientes, entre muchas otras posibilidades. Son muchas las etapas que dan respuesta a cómo organizar viajes. Precisamente, una de las necesidades del sector de las agencias de viajes es encontrar herramientas que integren el amplio volumen de actividades que suponen una adecuada gestión. Así lo explicaba Manuel Franco, director de marketing deTranshotel, para Hosteltur: «Tenemos la necesidad de incorporar en una misma herramienta todas las fases en las que se divide un viaje: la idea, la planificación, la reserva, la experiencia y la última etapa, aquella en la que se comparte lo vivido y en la que tanta importancia cobran las redes sociales».
Pues bien, una de estas soluciones la podríamos encontrar en aplicaciones como la de Sinnaps. En ella, se planifican las actividades que trabajan con amplios volúmenes de recursos. Por ejemplo, un viaje en el que se visiten varios países, a los que se acceda por diferentes tipos de transporte, y con unos recursos limitados, requerirá necesariamente una planificación que sepa enfrentarse, además, al alto nivel de incertidumbre, tan característico de esta clase de proyectos. De modo que, ¿cómo una aplicación de estas características mejora la planificación que nos pueda proporcionar Excel? Seleccionamos los tres aspectos más determinantes a la hora de programar viajes.
Ahorro costes
Según una encuesta realizada por el Observatorio Cetelem en 2015, los españoles gastamos más de 1.000 euros de media en nuestras vacaciones de verano. Se trata de un factor clave: organizar unas vacaciones baratas. Las agencias de viajes aúnan continuamente esfuerzos por diseñar estrategias enfocadas a mejorar sus precios. Muchas empresas de transporte, hoteleras e incluso los propios destinos turísticos les proponen importantes ofertas para muchas de ellas agencias, con el fin de captar la mayor cantidad de viajes posibles. En la mayoría de las ocasiones, se trata de una lucha de precios.
Pues bien, este tipo de software online como Sinnaps, nos dará automáticamente los costes totales del viaje, sugiriéndonos mejoras en nuestra gestión, buscando alternativas y especificando cada gasto de la manera más sencilla y fácil de mostrar a los clientes.
Ahorro de tiempo
¿Cuántas veces hemos tratado de programar viajes con el tiempo justo? Cuando nos decidimos por organizar unas vacaciones, siempre andamos detrás del factor tiempo, buscando hacer todo lo posible en apenas unos días de margen. Para ello, existen muchos caminos. Sin embargo, siempre habrá uno que sea el más óptimo y eficaz. Sinnaps, por ejemplo, calcula automáticamente la mejor ruta a seguir. Nos dirá cuándo y cómo debemos hacer las gestiones y actividades para llegar a todo en el menor tiempo, minimizando esfuerzos. Ya no les entrará el pánico a muchas agencias de viajes cuando un cliente les pida cómo planear un viaje a Europa.
El factor sorpresa
Disponibilidad de fechas, contratiempos, inconvenientes de todo tipo. Un viaje puede ser una caja de sorpresas esperadas o un auténtico cajón de sorprendentes lamentaciones. Todo viajero debe explorar, dejarse llevar por los paisajes, gentes y lugares inhóspitos que va descubriendo en su camino. Es cierto y así deben ser nuestros viajes más aventureros. Pero cuando contamos con unos recursos limitados o se trata de un viaje de negocios, la película cambia de nombre.
La Asociación Global de Viajes de Negocios (Global Business Travel Association, GBTA) llegó a la conclusión tras un reciente estudio (Business Traveler Mishaps: The Real Risk of Business Travel), de que el 75% de los encuestados tropezaron con problemas mientras viajaban a sus destinos de negocios durante los últimos 12 meses. Y es que al viajar, es necesario contar con segundos planes para actuar lo más rápido posible.
Pero, ¿y si integramos en nuestra planificación este factor? ¿Por qué lo hacen empresas que trabajan con proyectos complejos, cuyos presupuestos mueven grandes cantidades de cifras, y muchas agencias no? Estas grandes compañías utilizan herramientas como Sinnaps, porque la incertidumbre también se puede gestionar. Gracias a las simulaciones de proyectos, las agencias de viajes podrán tener a mano procesos secundarios para afrontar los contratiempos de sus clientes. Verán cómo impactan en los costes y en la consecución de actividades venideras.
Coordinación entre proveedores y clientes
Otras de las necesidades de muchas agencias de viajes para organizar unas vacaciones, es la integración y coordinación de proveedores y clientes en su plataforma tecnológica. Las herramientas de gestión profesional de proyectos ofrecen un servicio extenso de comunicación entre los diferentes agentes de cualquier tipo de proyecto.
No todos tienen porqué acceder a la misma información. A través de la gestión de roles, cada uno podrá interactuar con la herramienta según la agencia determine. Ya no existirán correos electrónicos perdidos con innumerables documentos Excel. Todo se puede comunicar gracias a un software online potente, que guarde y organice las conversaciones.
Teniendo controladas estas tres aristas de la planificación de cualquier tipo de viaje — cuanto más complejo sea mejor—, podremos ser los más efectivos posibles. Cuando un joven entre por la agencia y solicite su primer viaje a Europa, ya no nos temblarán las piernas. Su viaje será inolvidable y lo sabremos porque las experiencias pasadas con otros clientes así nos lo han confirmado. Sus planificaciones han sido un éxito, ¿por qué no guardarlas, compartirlas y reutilizarlas?
